新时期提高档案管理科学化水平的路径研究

柴勇

摘 要：单位内档案管理工作是对单位内所有员工的工作表现、历史背景、行为轨迹、奖惩情况及个人经历与整个单位各项活动的全部记录，是单位内重要的人事管理载体，也对单位发展实现了准确记录，从其内容来看，有着较强的政策性、机密性及专业性。因此，对新时期提高档案管理科学化水平的路径进行分析有着较为重要的意义。本文对新时期提高档案管理科学化水平的路径进行研究。

关键词：新时期;档案管理;科学化水平;路径;研究

1 当前档案管理工作中存在的主要问题

1.1 对档案管理工作认识不到位

在单位内，档案管理工作不会給单位带来任何实质性的受益，这在一定程度上弱化了档案管理工作在整个单位内的工作位置，导致单位领导对档案管理工作未给予充足的重视，也在很大程度上将档案管理工作定义为简单的资料保管等技术含量相对较低的工作类型。但是，在具体管理过程中，领导对该项工作的关注度较低，给直接管理人员的管理积极性带来较大的影响，特别是对档案管理工作投入相对偏差，传统工作模式已经不能满足新时期档案管理工作实际需求。

1.2 档案管理制度不够健全

从当前很多单位开展档案管理工作实际来看，档案管理制度仍旧相对落后，现代化档案管理经验匮乏，特别是在档案收集与积累的过程中，制度内弹性较大，人为影响因素也相对较多，影响到档案管理工作开展质效。

2 新时期档案管理工作中应处理好的几大关系

2.1 正确处理档案管理工作和单位中心工作之间的关系

在各个单位中，所有工作均是以中心工作而开展的。在事业单位中，虽然档案管理是辅助性工作，但是在服务中心工作方面，其提供的历史资料、信息资源均是不可或缺的。首先，可以为事业单位在政治文明建设、物质文明及精神文明等方面提供出档案资料服务，从而更好地强化单位内部管理。其次，各单位在计划决策、业务建设及发展生产等方面，需要从档案中提供出基础信息。同时，若单位有对外服务的功能，单位在进行宣传时，可从档案中提供资料，做好相关保障工作，所以，档案管理工作需要正确处理好与单位中心工作之间的关系。

2.2 正确处理传统纸质档案和现代电子档案之间的关系

虽然信息技术已经发展了多年，但是从当前单位内开展的档案管理工作实际情况来看，传统纸质档案仍旧是档案管理的主要形式，随着信息化技术的不断深入应用到档案管理工作中档案在存储的过程中相对于先前也出现了非常大的变化，电子档案已经成为了档案存储的主要方式，对于这类档案的管理，传统的管理模式在很多情况下已经失去了原有的效能，因此，在具体管理时，应当将现代化信息技术、网络技术等应用到其中。但是传统纸质档案管理模式在很多方面表现出的优势也是电子档案管理所不能相比的，因此，在新时代档案管理工作中，应当正确处理好传统纸质档案和现代电子档案之间的关系，确保两者的效能均能够最大限度的发挥出来，提升单位内档案管理工作的总体效能。

2.3 正确处理档案管理部门和单位其他部门之间的关系

虽然单位内档案管理部门负责的是单位内部的档案管理工作，但是从档案管理工作的实际需求来看，仅仅依靠档案管理部门来实现对档案管理高质高效，从实际工作情况来看，是远远不够的，特别是在将材料收集归档的过程中，需要各个单位均对档案管理工作给予充分的重视，各个处室的具体负责人应当将本处室内档案管理工作明确到具体人员，整个单位档案管理人员应当与处室人员对接好，确保进入到档案管理范畴的内容。各单位在对档案进行查阅时，档案管理部门应当给予热情的帮助与指导，确保能够及时快速的调用相关的资料。

3 提升新时期提高档案管理科学化水平的相关策略

3.1 全面强化档案管理工作信息化建设

档案管理工作信息化建设已经成为了其发展的必然趋势，从当前档案管理工作开展实际来看，其总体有着较大的提升空间。因此，单位领导必须转变传统的档案管理工作认识，健全档案管理工作机构，在档案管理中将单位工作计划、领导议事日程、职工经济责任及职工岗位责任等纳入到档案管理工作中。同时，在进行信息化建设时，可选择使用当前已经较为成熟的档案资源管理系统、CAM系统、CAD系统等，通过借助多媒体技术与计算机技术对图像档案与文字档案进行准确识别，及时存储到档案信息库中。也可选择使用网络平台对档案资料进行传输，实现档案管理的无障碍、远距离共享，这不仅有助于提升档案管理的容量，同时也可有效防止出现档案在长期保存过程中出现的损坏与老化等问题。此外，在档案管理信息化建设中，对档案管理信息化管理标准进行明确，形成完善的档案信息化管理工作体系，提升系统软件的可移植性，推动档案管理工作信息化建设标准化程度。

3.2 加强对档案管理人员的培训工作

做档案管理工作，人才是重中之重。首先应当注意从内部进行潜力的挖掘，也就是对当前正在从事档案管理的人员进行全面强化培训，或者可以从社会进行合同制招聘的方式，让更多具有档案管理工作经验的人员进入到具体的工作中。同时，还必须进行全面的档案管理工作培训，在具体培训的过程中，应当充分利用当前已经非常成熟的"校企合作"的方式，在具体操作时，结合自身单位的特点，与开设档案管理相关专业学校的长期稳定合作机制，确保档案管理人员的总体水平能够得到系统性、可持续性的提升。此外，还应当从培训的层面入手，通过全面培训来提升人员整体素养。

3.3 完善档案管理工作制度

针对当前部分单位内档案管理制度不够完善的情况，单位应全面认识到档案管理工作相对于先前出现的变化，对先行的档案管理制度进行完善，确保制度能够服务于档案管理工作需求，特别是在信息化建设方面的具体应当及时更新补充到具体的制度中。

3.4 加快档案管理手段的转变

传统的档案管理手段是纸质存档，我们要增强管理手段，在管理中加入科技元素，把纸质化管理转化为数字信息化管理。科学是第一生产力，是生产力中最为活跃的因素，若是在档案管理中用好科学技术，将是一种非常重要的进步。数字信息化管理就是把传统的面对面工作变成数字网络工作，客户和服务者不必在现实中面对面进行交流，通过电子屏幕就能完成服务工作。许多发达国家已经建成了具有强大检索能力的超级数字信息检索库，这对我国的档案管理也提供了一些思路和线索。

3.5 推进档案管理功能的转变

传统的档案管理功能主要是搜集和整理资料，属于馆藏型管理。随着社会经济的发展，档案管理应逐渐从馆藏型转变为利用的类型，这样可以把档案信息活用起来，增加档案信息的价值。从古代到现代，档案一定搜集了多如牛毛的资料和信息，我们要做的就是在这些资料里寻找可以利用的、有价值的信息，然后尽力发挥它们的最大价值，推动整个社会的经济文化发展和建设。

4 结束语

综上分析，全面提升新时期档案管理科学化水平有着较为重要的意义，但是从当前很多单位开展的档案管理工作情况来看，相对于新形势和新任务的要求，仍旧有着较大的差距，因此，这就需要各单位在开展档案管理工作中，全面认识到新形势下档案管理工作发生的变化，将信息技术全面有效的应用到档案管理中，持续提升档案管理工作的总体效能，充分发挥出档案管理的作用，更好服务于单位的发展与员工的需求。

参考文献

[1]王静.浅谈提高档案管理科学化水平的路径选择[J].中国管理信息化，2016.

[2]李慧芬.试论提高档案管理科学化水平的路径选择[J].管理学家，2013.