新形势下乡镇档案管理的创新服务研究

寇艳霞

摘 要：在新形势下，乡镇档案数据量剧增，档案内容更为丰富，采集、利用界限拓宽，为提升档案利用率，必须创新相关管理服务机制。首先，乡镇档案管理部门应拓展服务领域，面向多元化主体提供信息服务，兴办服务实体，发展档案产业，加强横向联合，实现信息资源共享，同时，革新服务手段，建立档案室网页，开展网上利用服务，开展在线服务，开发电子文件的自动上传收集系统。

关键词：新形势下;乡镇档案管理;创新服务;研究

所谓档案，是指人们在展开社会活动的过程中所形成的各类具有保存价值的原始记录资料，其表现方式多种多样，文字、图表、音频、影像等都属于档案资料[1]。档案本质上具有历史再现性的特征，同时具有信息性、知识性、价值性、教育性，目前已经深入到各行各业，记录着时代的发展，行业的演变，成为了各个领域发展的见证，和引领行业发展的指南针。在新形势下，乡镇档案管理面临着新的挑战，而为了提升档案利用率，在创新相关管理模式的同时，也应该创新服务机制。

1 新形势下乡镇档案管理服务面临的挑战

在计算机技术及互联网技术的推动下，社会全面步入大数据时代，任何数据都有可被挖掘利用的价值，数据量越大，价值就越高，乡镇档案数据暴增，档案的采集、使用界限也变得更为广阔，档案内容变得更为丰富，电子档案、用户信息等被纳入档案管理范畴。在以往，档案信息的载体多为纸质文件以及一些音像资料，随着时间的推移，大量的文书、档案原件堆积，储存难度大，整理起来比较困难，检索查证效率极低。而在大数据时代，档案资源趋于电子化、数字化，档案数据储存质量提升，而且借助于互联网，这些信息可实现实时传递和异地共享，信息查询检索流程简化，档案利用率全面提升。

在新形势下，乡镇档案管理服务面临着新的挑战。其一，为服务观念的挑战，要想提升档案利用率，工作人员必须转变档案管理服务理念，借助于高效便捷的服务，来体现出乡镇档案的利用价值;其二，为服务内容的挑战，在信息化时代，社会信息资源的价值得到充分展现，越来越多人开始重视档案的管理利用，在这种情况下，乡镇档案管理人员应该基于社会及个人需求，调整服務内容，比如说扩大档案收集范围、拓展档案查阅方式等;其三，为服务手段的挑战，随着计算机、信息技术等在人们生活中的普及，各行各业均朝着信息化、智能化的方向发展，为了更上时代潮流，合理引进现代化信息技术、人工智能技术及设施，提升档案管理服务水平，已是大势所趋[2]。

2 新形势下乡镇档案管理的创新服务

2.1 扩展服务领域

1）信息服务的多元化。随着社会的发展，乡镇档案管理服务对象从企事业单位，转变为社会全体，管理人员不仅要满足党政机关、企事业单位在社会活动中需要利用到档案信息的组织和个人的需求，还需为社会上可能利用到档案的组织及个人提供相关服务，人们对于档案信息的需求，将转变为对于档案、图书、文件、视频等所有类型资料的多元化需求。

2）兴办服务实体，发展档案产业。二十一世纪是信息化时代，基于信息开发利用角度，档案管理人员的角色不止于档案保管者，还增添了信息拥有者、提供者等多重身份，档案室也不再是单纯的档案储存场所，而是社会资源信息聚集、交流所在，从这方面思考，大力开发档案信息服务产业，创建以档案为核心，为社会提供档案信息采集、处理、储存、丰富、检索服务的工作实体是一条可行的发展道路。在档案信息开发利用过程中，管理人员应树立产业意识及主动服务意识，充分挖掘信息资源，发挥其在科研教育、乡镇发展建设、区域经济发展中的信息指导价值[3]。

3）加强横向联合，实现信息资源共享。社会信息资源的价值得到重视，是从互联网时代、大数据时代开始的，信息量越大，信息价值就越高。所以，乡镇档案管理部门在为社会提供信息服务时，应尽自己所能从互联网上搜索相关真实信息，扩充档案内容，同时，应积极主动打破档案、图书、情报等部门之间的壁垒，实现横向联合，信息共享，将所有信息集合在一起，再进行整理、分类、保存、利用，充分发挥整体优势。

2.2 革新服务手段

1）建立档案室网页，开展网上利用服务。乡镇档案管理过程中，档案室可以借助企事业单位网站，自主制作网页，并关联企事业单位网站，构建档案信息网络检索平台，让用户能够自主登陆平台，查询权限范围内的信息。而在档案管理过程中，管理人员应该以网站作为基础平台，加快档案数据库建设步伐，实现档案信息资源的电子化、数字化管理。在管理过程中，应加强与宣传部门的配合，乡镇企事业单位举办重大活动时产生的文件、图片、视频等资料应该及时归档，进行整理，归入相关目录中，加强与企事业单位信息管理部门的合作，构建电子档案数据管理中心，提供非保密性电子文件查询、利用服务，实现档案信息的高效利用与异地共享[4]。

2）开展在线服务。在以往，人们想要利用档案，需严格按照档案借阅流程，调出档案，浏览或借用档案资料，流程繁杂，耗时费力，而且档案损坏、丢失的风险极高，这极大程度上限制了档案的利用。在新形势下，乡镇档案管理趋于信息化、数字化，档案利用方式也发生了变化，传统的被动式、手工式档案服务模式，被现代化的主动式、自动化档案服务模式所替代。档案管理部门可以在官方网页上，汇编不同档案专题，提供数据库检索、查询服务，借助电子信箱传阅档案资料，进行信息交流，大大强化了档案管理服务的交互性，提升了服务的便捷度和有效性，同时，也确保了档案材料的完整性和真实性。

3）电子文件的自动上传收集。在信息化时代背景下，乡镇档案管理室应该引进计算机、复印机、打印机、摄影机、扫描仪、专用微机等信息技术设备，构建档案数据平台，完善电子文件采集模式。借助于现代化信息技术，电子档案采集只需通过简单的扫描、下载、上传即可完成，档案室可以在官方网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，文件采集后的第一时间，将其上传到服务器中，归入档案。比如说，档案室可自行开发电子文件全文自动上传归档系统，这样管理人员可以利用计算机，通过互联网将电子文件上传到档案服务器中，无需跑到档案室上交光盘、U盘等储存工具，即可将单位非保密性档案归档，高效便捷[5]。

3 结语

乡镇档案是乡镇发展建设过程中形成的资料合集，是社会信息资源的重要组成部分，见证了乡镇的发展，引领者乡镇未来的进步，意义重大。受到计算机、互联网、大数据、云计算等现代化科技的影响，乡镇档案管理模式在不断革新，档案容量越来越大，其信息指导价值在大数据支持下得到充分体现。但是，要想充分发挥乡镇档案在乡镇发展中的指导作用，就必须做好档案利用工作，创新档案管理中的服务机制，为用户提供便捷高效的服务。

参考文献

[1]陈汉聪，钱丹丹，顾钊瑜，蔡尧.基于区块链技术学生健康档案管理的革新与发展[J].中国集体经济，2019（35）：147-150.

[2]梁可湘，蔡述庭.工程教育认证背景下的资料室信息化管理建设初探——以广东工业大学自动化学院为例[J].教育教学论坛，2019（44）：11-13.

[3]李彦江，尹琪.总体国家安全观视阈下档案保密管理工作刍议——以军工科研院所为例[J].办公室业务，2019（22）：108-110.

[4]穆亚荣.基于本科教学合格评估视角下的院（系）级教学档案建设与管理策略研究[J].科教文汇（上旬刊），2019（11）：23-24.

[5]於菊红.大数据背景下档案管理范式的转型：从信息管理到数据管理[J].档案管理，2019（06）：12-15.