加速档案的现代化管理与实现创新服务的对策

丁丹

【摘要】本文论述了现代化技术对档案管理的影响，提出加速档案的现代化管理与实现创新服务的对策。

【关键词】档案管理；实现；创新服务；对策

档案管理作为一个单位管理的基础性工作，在单位内发挥着不可忽略的作用。结合单位内部实际情况，规范化、合理化实施档案管理，可以直接提高单位管理水平，间接推进单位持续健康发展。但在体制改革日益深化的背景下，很多单位依旧按照传统方式来实施档案管理，这使得档案管理与实际情况不符，不适用。对此，应当积极且加速促进档案现代化的构建，提高档案管理服务水平，使其适用于单位之中，并充分发挥作用，促进单位良好发展。所以，加速档案管理现代化推进，积极创新管理服务是非常必要的。

一、现代化技术对档案管理的影响

（一）现代化技术对归档范围的影响。单位档案的现代化管理，并不是将各门类档案简单集中和保管，而是一个规范化、科学化、现代化及高标准的系统工程。它与传统的档案管理有很大差别。传统的档案管理，一般是将录音带、录像带、照片、磁带作为声像档案及纸质档案进行分类保管，并在保管档案的过程中定期或不定期地检查档案，避免档案损坏或丢失。但档案现代化管理则是借助电子文件来存放档案资料，并将其存储在档案数据库之中，并支持信息网站使用及信息资源共享。相对来说，现代化技术影响之下，档案归档更加严谨且高效。

（二）现代化技术对文书处理的影响。现代化技术应用在档案管理之中，还会影响文书处理。相较于传统的人工文书处理来说，利用计算机展开的文书处理，大大提高文书处理的准确性、合理性及有效性。因为计算机的应用，可以对文书进行分类、主体说明、相关资料的查找等，进而合理地整理文书，分类存储。另外，计算机还有一套完整且可靠的检索系统，在使用档案时，利用检索系统可以快速地查找到所需档案，并检索下载，方便地使用。

（三）现代化技术对编目与利用的影响。各单位每年立卷归档之后需要编制多种检索工具，如案卷目录、全引目录、专题目录等，工作量大、复杂，采用人工方式来进行处理，需要消耗较多时间，还难以保证检索目录的准确性。但现代化技术的应用则不同。因为计算机系统的应用，可以将各种目录输入到计算机上，使用查询功能进行筛选符合要求的档案，并直接归入检索目录中，如此不仅可以快速完成各种检索目录的编制，还能保证其准确性。

（四）现代化技术对文档管理的影响。在传统的档案管理之中，各个单位都投入了大量人力、物力、财力，意在保护档案，避免纸质档案受潮、虫蛀、灰尘堆积、损坏等。但现代化技术的应用则可以优化文档管理，使文档管理实施中可以搜集相关信息，合理规划文档管理，有效实施文档管理，如此可以大大提高文档管理的有效性。

二、加速档案的现代化管理与实现创新服务的对策

（一）运用现代化办公设备，实行标准化、规范化档案管理。在现代化技术对档案管理影响程度较大的情况下，为了使档案管理与时俱进，再单位内充分发挥作用，应当根据实际需要，合理地运用现代化办公设备，提高档案管理标准化、规范化水平。具体的做法是：首先，制定现代化办公文件的标准。根据《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》等相关法律法规，再结合单位实际情况合理地制定。其次，考虑到档案的作用，对档案管理进行合理规划，将计算机技术、信息技术等融入到档案管理中，提高档案管理的利用率。

（二）认真执行档案管理工作，提高档案优质服务水平。出于提高档案服务水平的考虑，在优化档案管理的过程中应当对档案的服务形式、档案检索方式、档案编研等几个方面进行分析，从而优化调整档案各个方面，提高档案优质服务水平。就档案检索方式来说，以往常常采用传统手工检索，检索准确率低、检索工具编制存在缺陷等。对此，基于现代化技术来实施计算机检索，合理且快速地完成检索工具的编辑、灵活且有效地应用检索工具。以档案编研工作来说，以往在落实此项工作的过程中，常出现选题编研、编研产品层次低、编研产品利用价值低等。为了提高档案编研服务水平，将网络技术、计算机技术等先进技术运用到档案编研工作中，通过收集相关的信息，整理和分析信息，依据信息来展开档案编研，提高档案编研质量。所以，在现代化的今天，现代化技术影响档案管理较大的情况下，合理利用现代化技术来优化各个档案管理，使之可以认真、有效地执行，提高档案服务质量。

三、结语

在体制改革日益深化的背景下，很多单位依旧按照传统方式来实施档案管理，这使得档案管理与实际情况不符，不适用。对此，应当积极且加速推进档案现代化的构建，通过运用现代化办公设备，实行标准化和规范化档案管理、认真执行档案管理工作，提高档案优质服务水平等，提高档案管理服务水平，使其适用于单位，并充分发挥作用，促进单位良好发展。

【参考文献】

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