新形势下提高事业单位文书档案管理工作效率的对策

王洪优 黄平焦

摘 要：随着科学技术的不断发展，信息化技术渗透到我们生活的方方面面，这就愈发加重了对信息管理方面的重视程度。面临信息化带来的挑战，最为重要的就是对资料文书档案的管理方面工作效率方面，如何更快的获取到所需要的资料，如何更快的浏览以往的数据也用来参考未来的发展，成为了每个行业最为重要的一件事情。针对于事业单位，由于事业单位信息量复杂多样，所收集的数据也极为庞大，如何在这庞大的数据中需求我们所需要的信息决定着个个事业的竞争能力强弱。以往的事业单位文书档案管理工作重视程度不够，导致在这方面管理能力和管理设备较为落后，为了适应新形势下的社会，如何提高事业单位文书档案管理工作的效率成为了每个事业迫切需要解决的问题。基于此，本文首先从三个方面简要分析了企业单位文书档案管理现状以及这部分问题给企业带来的弊端。然后从三个方面讲述了如何提高事业单位文书档案管理的效率以适用新形势的发展。以此供相关人士参考交流。

关键词：新形势;文书档案管理工作;工作效率;提升方法

文书档案记录了该事业单位的发展过程，其中包括在成长过程中采集到的数据以及在发展过程中失败的案例。这部分数据对于一个事业单位来说是特别重要的一部分。这部分数据对该事业单位以后的成长具有借鉴作用，合理的利用文书档案管理对于一个事业耽误的发展具有重要的影响。随着互联网时代的不断发展，新形势下对数据的需求巨大，如何快速的整理、查询到数据成为事业单位的重要竞争能力，怎样合理的运用互联网的手段、采用正确的管理手段、提高工作人员的管理效率对企业来说是一个迫切需要解决的问题。

1 事业单位文书档案管理现状

1.1 管理工作文员素质低，各种人混杂

数据是一个事业单位的核心，是一个事业单位成长的基础[1]。每一个事业单位都是通过对大数据的调查分析总结前部分时间都不足建立下一阶段的目标。因此对于文书管理工作是特别重要的。然而通过调查可以发现，由于事业单位的重视程度不够，对于文书管理工作的这部分人员鱼龙混杂，没有专业的人士进行管理，更为严重的是某些事业单位在管理。工作方面采用的是兼职人员。由于这部分人员对该事业单位文书档案了解不全面，常常出现找不到资料、资料丢失、效率低下这些问题。导致事业单位在寻求所需要的文件或者数据时找不到、不全面等种种问题。

1.2 重视程度低，忽视文书档案管理对事业单位的影响

领导者是一个事业单位的领头羊，领导者的思想决定着这个事业单位的前进方向以及重视某件事情程度。而多数的领导者对文书档案管理工作这一项目忽视了其重要性，采取态度很随意，不注重新形势的要求而落后于时代。有些事业单位不可否认的是进行了改革，采用了网络进行文书档案管理，但由于重视程度过低，应聘的工作人员无法满足要求，最终无法建立起相关的网络机制，还造成了数据的混乱、丢失，不但没有提高事业单位文书档案管理工作效率，反而增加了工作人员的工作量，降低了工作效率。导致企业失去了重要的数据，同时失去了前段时间的努力，缺乏了从前数据的参照物。

1.3 没有规范制度以及管理设施

首先是制度方面，由于缺乏对文书档案管理的重视程度，人员选择方面随意，长久的人员鱼龙混杂无人整顿;分工混乱，个个工作人员没有明确的管理方面，每件事情都干，每件事情都做不好事现在主要问题;待遇低下导致专业人才被迫流失，这部分人员缺乏重视导致工资低下，专业人士无法得到相应的回报，专业人才流失。管理设备方面，多数的事业单位依然采用人工整理的手段，效率低下且容易丢失;网络整理技术不健全，相关的网络整理效率太低，而且不健全的系统导致数据丢失[2]。

2 如何提高事业单位文书档案管理的效率以适应时代发展

2.1 改变领导者的思想，用思想推动文书档案管理工作改革的发展

一个事业单位起主导作用的是上层领导者，只有首先改变领导者的思想才能推进改革的进行。以往的事业单位对文书档案管理工作重视程度不够，导致了在选择管理文书档案人员时态度随意，导致了这部分人员鱼龙混杂，没有专业人士。所以要想改革必须首先改变领导者的思想，可以采用举例子的方式，用成功的案例和失败的案例相比较，比如，列举提高文书档案管理工作效率给企业带来的好处，同时列举依然不改变文书档案管理工作的那部分企业在新形势下被其他企业所替代的案例。领导者通过对比，改变传统的思想，对于推进单位文书档案管理工作改革方面有重要的促进作用。

2.2 提高管理人员的素质

要从根本上提高我说档案管理工作的效率必须要对直接接触这部分文书档案人员进行素质的提高，人员素质的提高可以从选拔和后期的技能培训两方面进行。首先从选拔方面，在应聘管理方面人才時候要提高选拔的要求，提高档次将一部分人混工作的人筛选出去，然后留下具有真才实用的人员[3]。同时对于管理人员不需要太多，太多的管理员人员也会导致效率低下，所以对于留下的这部分人，通过竞争的形式用自己的实力去证明自己在留在企业。这样企业应聘的管理人员才具有高素质水平。其次，在后期的培养方面企业也不能忽视。因为时代是不断的进步的，为了适应新形势的发展，必须对相关人员进行调整，以提高他们的应对能力和管理能力。所以企业在应聘完管理人员之后，需要定期采取指导的方式来提高他们的管理能力，主要的形式可以通过讲座以及去其他企业交流的方法来完成这部分提高过程。只有将管理人员的素质提升上去才能保证事业单位文书档案管理工作效率提升，所以人才的选择是十分重要的，需要企业拥有认真的态度去选拔和后期指导。

2.3 管理设备的更新要满足管理人员的需求

由于科学技术的不断进步，计算机互联网的出现，改变了传统的文书档案管理方法。传统的整理方法大多都是依靠手工进行整理，效率低下是一个方面，更重要的是容易将数据混乱、丢失。因此新时代多数的文书管理都是通过计算机辅助进行的，将事业单位所收集和产生的数据输到电脑当中，在电脑中总理数据比用手工整理迅速简洁，而且在满足需求者需求的时候，不需要从一份份的档案袋中寻找。在电脑中搜寻相关的关键词以及重要的词汇就可以快速的查阅到需要的资料，效率的提升是几倍的增长。但是由于计算机需要人工操作，所以对于管理人员必须掌握一定的电脑操作知识才能更快的寻找需求的资料[4]。

3 结束语

文书档案的管理对于一个事业单位的发展具有重要的作用，合理的管理手段有助于提高事业单位的工作效率，对于事业单位的快速、稳重发展具有促进作用。所以相关的领导只必须给予相应的重视，采用合理的改革，对更高素质的人才进行专业化管理才能保证事业单位文书档案管理工作高效率的进行，在新形势下更好的适应社会，具有更大的竞争力。

参考文献

[1]李丽.论新时期下我国档案管理存在的问题及主要对策[J].黑龙江科技信息，2017（7）：255-255.

[2]李馨.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革[J].新农村：黑龙江，2017（18）：173-173.

[3]韩涓，韩爱平.浅谈事业单位人事档案管理中的问题及对策[J].人力资源管理，2017（12）：434-435.

[4]孙煦.我国事业单位档案管理的现状及改善措施[J].今日财富：中国知识产权，2018（4）：165-165.