关于新时期基建档案整理与归档问题研究

谢宇燕

摘 要：在我國社会经济高质量发展过程中，推动着基建工程项目的有效发展，同时也为基建档案整理与归档工作带去了一定挑战。对于基建档案而言，不仅是基建项目工程成果的重要载体，而且对于工程项目发展与创新均发挥着重要作用。除此之外，也是各个时段信息的重要纽带，因此能否有效管理基建档案与基建工程项目进程也是息息相关的。对此，文章将简要分析县级单位基建档案整理和归档的相关建议。

关键词：新时期;基建档案;整理与归档

在全新的时代背景下，关于档案整理与归档已发生重大变革，而且纸质档案也逐渐被电子档案替代。处在知识经济时代的今天，使得信息与知识的重要性特征十分明显，而作为重要信息资源的基建档案也提高了对其的重视程度。但从实际情况来看，存在着档案资料不规范、不健全与装订混乱等有关问题，所以寻找更为科学有效的基建档案整理与归档路径已是迫在眉睫。

1 简析基建档案主要特征

第一，基建档案的成套性。对于基建档案而言，其能真实重现基建活动，在基建档案中能看到基建活动由最初的设计阶段直至其竣工全部过程，即使其中包含着各种施工环节、工序等，但若能将档案实现分类管理，就其基建工程整体而言，依旧体现着一定的成套性。

第二，基建档案的专业性。关于基建档案，其囊括着基建项目所有具有价值的信息材料，而由于基建活动在其分工上存在明显的专业性，因此基建档案也会呈现出一定的专业性，我们以县级单位主体建筑为例，在其基建档案中会记录钢筋工程、混凝土工程等等，这样便可以清晰看到基建档案自身的专业性。在实际工作中需要在立卷整理之前对基建档案进行分类，例如B1.1-1，其中的B代表的是案卷顺序号，第一个1为一级属类号（工程项目）;第二个1为二级属类号（建筑物），而最后一个为大类代号。在拟制案卷标题时，其主要由三部分组成，分别是阶段名称、问题及文中，比如“xx办公楼征用土地通知书/报告”等。

第三，基建档案的复杂性。基于基建工程项目的进一步增多，使得基建档案也变得十分复杂，关于复杂性一方面体现在档案内容中，这是因为基建工程包含着很多知识，例如：地质、建筑、合同管理等等，所以从总体来看其档案内容是相对复杂的[1];而另一方面则是档案数量不断增加，随着社会的发展必然会新建大量基础设施，自然也就增加了档案数量。

2 简析基建档案自身的重要作用

在很多情况下，县级建设工程在进行竣工验收时都会对基建档案进行全面收集，如果基建档案不完整是无法通过竣工验收的。对于某一单位的基建档案管理工作而言，能否确保管理的有效性和其相应的规章制度、有关领导者自身的思想观念以及管理人员的工作水平是密不可分的。关于基建档案的重要作用如下所示：1）工程项目在交付使用之后，要是发现了质量问题就可以对基建档案进行查阅，这样就能知道问题出现在哪一个环节、责任方是谁，进而有利于进行责任追究，防止引起经济纠纷;2）在基建档案里收集了关于工程项目各个方面的数据与图纸，要是在未来需要重修或是扩建可以将其作为主要依据，一方面能够将施工周期缩短，另一方面还能保证安全施工;3）要是在未来涉及到相同类型的工程项目时，也可以将基建档案作为重点参考从而掌握有关工程设计、地质勘测、施工周期等方面内容。

3 基建档案整理与归档工作中存在的主要问题分析

第一，档案整理缺少规范性。在实施大型项目的过程中，特别是设计城市项目，其中规模较大的建设主要是通过投标与招标等方法开展的。依据工程的性质与相关要求将其划分为多个小项目，这些档案资源是切实需要而且有效的重要资料。可是一些项目方在整理与移交档案的过程中缺少系统性。而因为档案资料的不完善很容易造成档案整理不规范，从而严重影响基建档案管理的有效性。

第二，缺少完善的档案材料。以往的基建材料主要以图纸资料与纸质材料为主。可是一个规模较大的工程项目，其中会包含着大量的图纸材料，因在使基建档案材料的过程中很容易出现档案资料磨损、破损等有关问题。除此之外，在归档基建档案的过程中也存在着一定问题，由于基建档案中的有关资料未能进行统一标准，所以使得归档工作没有明确的限定范围，造成基建档案材料不完善。

第三，录入图纸档案存在一定困难。绝大多数图纸档案主要是通过制图软件实现制作的，但是制图软件却存在着明显的系统偏差。有的图纸档案可能使用的为CAD，其他的则可能是三维软件[2]。正是因为所使用的软件绘制不同，因此整理与归档完成的图纸档案存在着一定的录入难度。加之，从事专业档案录入工作的人才相对稀缺，当下大部分从事基建档案管理工作的人员主要由文秘兼任，因此在理解与划分缺少一定的专业性判断。

4 提高基建档案整理与归档工作有效性的相关建议

第一，将基建档案细分至每一个项目。之所以要细分基建档案，最主要的原因是基建档案会涉及到对项目有关责任以及检测的追踪。要确保档案框架的合理构建，由大及小，将各类档案之间的附属与责任关系一一列举出来。由此在审阅基建档案的过程中可以对当中的内容清楚了解。与此同时，可以制定专门的录入格式，并且明确录入的格式有关要求，有助于对核心内容加以准确把握。

第二，对基建档案资料进行查漏补缺。对于录入档案而言，档案资料质量在很大程度上影响着基建档案资料的完备性与有效性。在整理与归档基建档案时一定要安排专业人员进行严格审批，而且收集档案资料时也要和有关单位进行及时的协调与交流。尤其是在审核专业资料时严把关、提高对其的重视做好查漏补缺工作。出于达到方便档案日后调用与查询的目的，可以把以往所使用的纸质档案实现电子录入。

第三，做好基建档案的排序工作。要想科学有效地整理基建档案，就应该对其进行正确的排序与目录总结。关于排序，可以将档案内的文件排序，或者是依据大小类别进行相应的排序，由此可以将主次档案区分出来。除此之外，相关资料与图纸必须要制作电子目录，从而有利于审核与检阅。与此同时，卷内排序必须要确保可与会立卷成册，在进行装册时需要将图纸与资料加以分类整理，要是遇到不确定的文件需应对其加以标注并将其独立成册，进而有利于归档工作的开展[3]。

第四，积极培养专业性人才。由于基建档案和其他档案相比存在很大差异，因此一定要做好专业性人才的培养工作。关于基建档案的整理、归档、录入等操作均需要一定的实践经验与理论基础，也只有这样才可以确保工作的实效性，保证档案管理工作的规范性。此外，相关工作人员还应知道怎样将不同格式的图纸档案转换为相同格式的，能够大大提录入档案的实际效率[4]。

5 结束语

对于基建档案自身而言，其属于宝贵的社会财富，在新时期发展下应提高相应的重视。有关其整理与归档工作，需要转变以往的管理理念，将现代化信息技术引入整理归档工作中，只有这样才可以实现档案整理和归档的规范化科学化，将其自身重要效用最大限度发挥。

参考文献

[1]汤海英.基建档案问题解决“三步走”——广州大学城基建档案整理中出现问题的思考[J].档案学研究，2009，108（3）.

[2]熊珊珊.高校基建档案管理现状分析与对策[J].内蒙古科技与经济，2008（5）.

[3]黄帅.试论高校基建档案的整理方法[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2014（12）.

[4]郭慧妮.新时期基建工程档案管理工作方法思路探究[J].城建档案，2018（11）：42-43.