干部人事档案工作要着力解决六大问题

冉义国

摘 要：当前干部人事档案工作还不同程度地存在档案内容不全、“三龄二历一身份”未准确认定、归档材料不规范、人已走档案长留、利用不够、数字化转化滞后等问题，需要着力加以解决。在文中，主要就针对这些问题提出了解决的措施，希望为干部人事档案工作提供借鉴。

关键词：干部人事档案;人事档案管理;档案工作

《干部人事档案工作条例》自2018年11月印发后，为人事档案的规范化管理提供了重要遵循。在一年来的贯彻实施过程中，很多单位的人事档案管理还存在一些老问题和新问题。归结起来，笔者认为主要有六大问题需要解决。

1 解决档案内容依然不全的问题

对照《条例》明确的干部人事档案10大类内容看，很多干部人事档案内容不全的问题依然突出。欠缺的内容汇总起来包括：平时考核、年度考核、任（聘）期考核、学历材料、干部任免审批、工资待遇审批、参加社会保险以及入党系列材料、毕业生派遣证或就业报到证、工作调动介绍信等。造成内容不全的原因，大多是在档案建立、接收环节和平时整理归档收集不全，或保管、转递环节出现丢失或损毁。如何解决这些问题？办法有三：1）完整列出欠缺内容清单，立即通过组织和个人的途径再次多方查找、收集欠缺档案。2）对原本已归档但因种种原因丢失或者损毁的档案，必须想办法补救。补救的办法包括到原始档案形成单位查找复制档案原件和从各类原始登记表、审核表、审批表、花名册、记录册中查找佐证材料等等。3）对确实无法找到和补救的，经报批后，可以重新建立档案或者补充必要的证明材料。

2 解决“三龄二历一身份”未准确认定的问题

中组部在前几年全国干部人事档案专项审核工作中，对“三龄二历一身份”进行了重点审核，并出台了《关于进一步从严管理干部档案的通知》《关于在干部人事档案审核工作中做好干部出生日期更正有关工作的通知》等文件进行规范。目前在实际工作中，由于一些原始材料缺失已久且查找难，加上有的人事档案中还存在出生年月新历旧历信息交错填写、身份证记载的出生年月信息与人事档案信息不一致等问题，造成组织人事部门综合研判难，对“三龄二历一身份”认定依据不充分或未进行准确认定;有的入党材料中的内容有涂改，也未作任何说明等。针对这些问题，必须按照《条例》规定和中组部的文件精神，对存疑的干部出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份进行全面细致审核，进行综合研判后准确认定。

3 解决归档材料不规范的问题

很多单位的人事档案材料制作不规范，整理质量较差。不仅如此，档案内容不规范之处还更多。有的档案材料分类、编目不符合要求;有的《干部任免审批表》未逐项准确填写;有的擅自变更《干部任免审批表》《干部履历表》的规定格式;有的干部选拔纪实材料不完整，会议研究干部任免事项未使用专用记录本，干部议题和其他议题混记，会议主持人、记录人均未签名确认;有的档案材料复制件未注明材料出处、复制时间，审核人未签名，未加盖材料复制单位或所在单位组织人事部门的公章等。解决以上问题有三点要求：1）填写要规范。干部本人和材料形成部门必须如实、规范填写材料。2）审核要严格。材料形成部门应当首先对材料进行审核，并在材料形成后1个月内主动向干部人事档案工作机构移交材料。干部人事档案工作机构接收材料时要严格审核，鉴别材料内容是否真实，检查材料填写是否规范、手续是否完备。特别是对新提拔任用干部的人事档案必须卷卷审核、卷卷过关，并逐项准确填写《干部人事档案任前审核登记表》归入本人档案，防止干部“带病上岗”。3）归档要完整。除审核通过的材料外，补充收集资料、个人说明材料、组织认定和处理材料也要按要求归入本人档案。

4 解决“人已走档案长留”的问题

有的干部早已辞职或被辞退、开除，有的干部已经去世多年，而人事档案仍在原单位长时间存放无法转走或移交。对此，应依据《条例》规定加以解决：1）干部出现辞职、出国不归或者被辞退、解除劳动（聘用）合同、开除公职等情形，在组织对当事人作出结论意见或者处理处分，经保密审查后，原管理单位的干部人事档案工作机构应当将档案转递至相应的干部人事档案工作机构、公共就业和人才服务机构或者本人户籍所在地的社会保障服务机构。2）因行政区划调整、机构改革等原因单位撤销合并、职能划转、职责调整，国有企业破产、重组等，组织人事部门应当按照有关要求及时移交档案。3）干部死亡5年后，其人事档案移交本单位档案部门保存，按同级国家档案馆接收范围的规定进馆。

5 解决档案利用不够的问题

这一问题主要体现在两方面：一是该用未用。有的单位只注重提任副处以上干部时审核人事档案，而选拔科级干部时则未审。有的实行企业化管理的单位甚至在招录人员时未对其人事档案接收作硬性要求，导致招录人员工作多年而其人事档案还在原单位或毕业学校，档案利用根本无从谈起。二是可用未用。人事档案在编史修志、撰写大事记和人物传记、举办展览、开展纪念活动时可用于查阅、复制、摘录，在领导掌握情况、统筹决策等方面也有重要的资政作用，但这些价值都被不同程度地忽视。应从三个方面解决上述问题：1.落实“四必”要求。坚持干部“凡提必审”“凡进必审”“凡转必审”，凡公示信息必核。2.滿足查阅需要。凡涉及政审、发展党员、党员教育管理，干部从录用到考核、晋升、表彰奖励、工资待遇、退休、参保、治丧，人才引进和培养、巡视巡察、组织处理、党纪政务处分、涉嫌违法犯罪的调查取证、案件查办，以及编史修志、举办活动等，人事档案都是可用于查阅和利用的最好凭证。3.提供大数据服务。要运用大数据等信息技术，建立健全人事档案科学利用机制，为干部资源配置、领导班子建设、干部队伍管理、组织人事工作规律研究提供精准高效服务。

6 解决档案数字化转化滞后的问题

很多单位的文书档案已经实现数字化转化，但认为干部人事档案有其特殊性，加上两类档案由不同的部门管理，因而人事档案数字化转化相对滞后。为了更好地保护人事档案，提高其利用效率，应加快推进人事档案数字化转化工作。1）严格执行数字档案制作标准。按照中组部制定的人事管理信息系统信息结构体系标准，将审核合格的纸质档案进行数字化处理。2）确保数字档案“四性”。严格规范数字档案目录建库、档案扫描、图像处理、数据存储、数据验收、数据交换、数据备份、安全管理等基本环节，保证数字档案的真实性、完整性、可用性、安全性，确保与纸质档案一致。3）逐步健全人事档案信息化管理体系。加强档案信息资源的规划、建设、开发和管理，提升档案信息采集、处理、传输、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事档案信息化管理体系。

参考文献

[1]赵英兰.干部人事档案管理的问题与策略[J].现代交际，2019（20）：142+141.

[2]吴潇勇.关于干部人事档案中风险管理的研究[J].世界最新医学信息文摘，2019，19（83）：217+226.