合资合作公司档案管理工作创新思路浅析

李国浩

摘 要：本文针对合资合作公司体量小、人员少、资产轻量化等特点，从目前档案管理工作中存在的诸多问题出发，探索性的在档案管理顶层设计、一体化体制机制建设、档案信息网络、档案资料有效利用等方面提出了一些创新思路。

关键词：合资合作;档案管理;创新管理

随着国有企业改革不断深化，在国内出现了一大批合资合作公司。这些公司主要是针对国家战略的某一重点领域或某一项前沿科技，坚持“按需定制、要素融合、优势互补”的原则成立，通常具有体量小、人员少、资产轻量化等特点。针对这样一个来自“五湖四海”，具有不同管理经验和文化背景的合资合作公司，在档案收集、管理、利用上常常存在这样那样的问题。主要表现在：一是档案管理意识淡薄，管理层重视不够;二是管理制度与公司体制不匹配，传统管理模式“一统到底”;三是档案管理专兼职人员配备不足，专业技能培训不够;四是规范化程度不高，信息化手段利用较少;五是档案利用率较低，沉睡档案比例较大。

针对以上问题，如何充分发挥合资合作公司独特优势，整合优势，凝聚合力做好档案管理工作，“守好企业的财富”，不断提升市场竞争力，笔者有以下几点浅显的思考。

1 从顶层设计入手，建立特色化的管理体系

合资合作公司和传统大型国有企业不同，具有自身的特殊性，本文讨论的合资合作公司都是在国有企业改革中产生的，难免在管理层会有传统的“一统到底”的管理思路，这必将对新时期的合资合作企业带来不适应。

第一，要明确档案管理的主体。无论企业的大小和规模，都是按照《公司法》建立的经济活动实体，具有法定的独立性和自主性。因此，在公司成立之初就要整体布局档案管理工作，在顶层设计上统筹把握部门设置、人员配备、资金保障等方面。同时，在公司实际运营过程中，各层级的管理者都要高度重视档案管理工作，摒弃只追求经济效益的短浅目光。

第二，要认真分析本企业的特殊性。在国有企业改革过程中可能产生很多不同类型的合资合作公司，从股权结构上看有中外合资、不同国企合资、国有企业引进民营资本等，在专业技术上看有按照整个产业链分段、分专业组成的合资合作公司，也有地企联合的形式。但是，无论什么形式的合资合作公司，在档案管理上都要明确档案主体，保证其独立性，同时要认真分析本企业的专业特点和档案类型，坚决杜绝传统的“一统到底”的档案管理模式。

第三，要制定适合合资合作公司的档案管理体系。首先要从公司的主营业务出发，紧密围绕公司生产、经营和管理工作的实际，不能完全照抄照搬国家档案管理规章制度和其他任何一家企业的管理制度。要实实在在摸清本企业所有工作流程，仔仔细细掌握档案类型和特点，制定全覆盖、全流程的管理制度。同时，要从适应性出发，用好制度执行评价，及时发现和纠正执行过程中出现的不适应、不合理，不断修订完善档案管理体系。

2 从统筹规划入手，构建高效档案信息网络

在当今信息化的社会大潮中，要使档案管理工作与各项其他工作有机结合，走信息化之路是必然的，也只有这样才能高效的完成各项档案管理工作要求，充分发挥档案资料的优势作用。

第一，把档案信息化建设纳入长期规划。对于一个新成立的公司，必须在公司层面一开始就统筹规划，建立结构合理、种类齐全的档案管理信息网络体系，用发展的眼光构建一个适应公司生产经营、网络结构清晰的档案管理框架。同时，在建立党建管理系统、公文处理系统、财务管理系统、工程监督系统、经营管理系统等各子系统时，充分从档案管理证据化、便捷化、共享化方面考虑，确保能很好的融入框架，实现信息化共享。

第二，高度重视档案信息安全性建设。在“黑客泛滥”的时代，一定要做好档案的信息安全工作，特别是电子档案载体的风险和安全隐患一定要提前识别，格外重视，在人力物力财力方面加大投入，用好“物防人防技防”手段。要持之以恒的在全员范围内，特别是合资合作公司特有的数量巨大的承包商队伍管理上下功夫，用案例常讲保密、用制度约束保密、用考核督促保密，确保公司专有技术、核心工艺等重要档案不丢失、不外泄。

第三，提高档案资料利用的信息化手段。档案管理除了收集、整理和归存公司在发展历程中的重大经营活动、特有技术创新等重要资料之外，更重要的作用就是发挥和利用好这些资料，在成功或失败的基础上，为公司提供经验教训和发展后劲。当前，档案管理的信息化主要还停留在录入、归集、储存等基础层面，需要进一步根据公司特点，思考建立内部局域专网，在防火墙内实现资源共享，按照权限管理不断开放档案资料，将“档案馆从线下搬到线上”，不断提高主动服务能力。

3 从档案规范入手，借助高效的市场化力量

国家关于档案管理的规定很多，对文书档案、建设项目档案、人事档案、会计档案等都有明确的规范。现如今，档案的形式规格各不相同、载体多样性、文字文种较多等特性给档案收集、整理、保管、归档等工作带来了巨大的挑战。

第一，要加强档案的规范化建设。要认真学习各类档案的归档规范，在档案收集中充分评价文件和资料的价值，站在公司发展的角度评估其深远意义;在档案整理中认真记录每一个细节，客观准确的反映事件全过程，精准完整的记录每一个试验参数和工程数据，实现档案利用价值最大化;在档案归档中注重利用新理念、新方法，确保档案完整性、查阅便捷性和档案安全性。

第二，要充分借助专业档案管理机构力量。合资合作公司人员精简的特性决定了不可能设置一个庞大的档案管理机构和档案馆，而合资合作公司往往从事的又是探索性、战略性的工作，必然会产生大量的文字、照片、视频等资料。这就要充分借助市场化力量，寻求一些资质齐全、技术过硬、保密意识强的社会化专业档案管理机构，通过合同约定形成长期稳定的战略合作关系，定期和不定期参与公司的档案管理知识宣讲、整理归档、暂存保管和技术咨询工作。

第三，要嚴格要求承包商对档案进行收集整理。合资合作公司大多按照项目制运行，在承包商管理方面要监督好档案管理工作，避免档案转接过程中发生散失、损毁或者非法占为己有的现象。特别是，在阶段成果和合同履行结束时，要利用合同约定，充分发挥甲方权利，严格档案的完整性、规范性验收，在不完成档案归档工作的情况下不予结算，将档案归集完成情况纳入承包商进出考评体系。

4 从人员素质入手，加强档案管理人员业务能力

企业的竞争力体现在人才，档案管理工作一样也需要综合素质强、专业技能精的人才队伍得以保障。

首先，要培养一定数量的“专精尖”档案管理人员，这些少数的精英主要是直接参与档案管理工作的顶层设计、宏观管理、技术指导等工作，包括和专业技术机构的沟通协调。

其次，要在全员范围内普及档案管理必备知识，通过开展日常培训、档案知识宣传等活动，让公司全体员工掌握档案管理的基本知识，在工作进程中提前考虑档案的完整性、规划性。

最后，就是要加强交流学习，通过向各股东方、其他优秀企业学习借鉴档案管理的先进做法，定期开展公司内部档案管理工作分析会、经验交流会、先进评比表彰等，不断提升合资合作公司的档案管理水平。

参考文献

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