科学管理办公室文书档案的策略研究

童知翠

摘 要：随着办公自动化的日益成熟，办公室文书档案也需要运用科学的管理方式完善其辅助作用。本文通过对办公室文书档案管理的现状研究，提出了几种科学的管理方法，希望对办公室文书档案管理有所贡献。

关键词：科学管理;办公室;文书档案;策略

办公室是当前企事业单位以及各种组织机构运转的中枢核心，办公室作为这些企事业单位的信息管理、信息处理以及信息交流的中心，有着不可忽视的重要作用。随着科技的不断发展，电子信息技术以及互联网的普及，信息的收集处理更加的多元化，信息的来源和产生更加多变。作为新时代下的办公室文档管理工作，相较于传统的办公室文书档案的收集与归档，需要面临更多的挑战。为了确保企事业单位各部门工作效率和质量，办公室文书档案的收集与归档工作需要我们从各个新切入点入手，加强办公室文书档案的收集与归档工作的效率。

1 办公室文书档案收集与归档工作的重要性

从企事业单位发展的实际情况来看，办公室文书档案收集与归档工作有着不可替代的重要作用，是企业健康发展的关键。办公室文书档案收集与归档工作的重要性和不可替代性，主要包含了以下几个方面的内容：第一，办公室文书档案相关工作是企事业单位开展后续工作的基础。在企事业单位的实际工作开展中，都需要先进行相关的文书档案收集与归档工作，然后根据收集工作的结果才能开展后续的工作。因此，加强办公室文书档案的相关工作是十分重要且有必要的;第二，文书档案收集与归档工作的实施是对当前企事业单位发展进程的记录与总结。在企事业单位实际的发展中，一些重要的活动以及发展的历程都会被收录在文书档案中，这就有助于企业文化的建设，有利于推动企业的发展;第三，加强办公室文书档案管理的相关工作有助于提升企业的工作效率。文书档案管理工作是众多企业开展管理活动的重要参考和基础，有效地提升办公室文书档案管理的相关工作，可以有效降低信息、资料整理的难度，便于企业更加高效地开展相应的管理活动。

办公室文书档案的收集与归档工作，是当前企事业单位运用与管理不可或缺的重要组成部分，办公室档案管理的相关工作在促进企业的发展中起到了十分关键的作用，它在一定程度上能够有效提升企业管理的科学性及有效性。因此，在企事业单位实际的管理中，必须要重视办公室文书档案的收集与归档工作，采取相应的管理措施和办法，从而科学、有效的提升当前办公室档案管理工作的效率及质量，促进企业的健康发展。

2 办公室文书档案管理和归档工作存在的问题

1）文书档案管理意识差。在实际工作中，许多单位对于文书档案管理意识差，对于工作的重视程度不够。尤其是一些事业单位的工作人员，对文书档案收集和归档管理满不在乎，仅仅重视单位的红头文件，而对一般性文件则往往不够重视，没有对其认真管理，甚至随处乱扔，导致文书档案管理出现档案失真、缺损、不连续等多种问题。

2）档案收集和归档力度小。目前，从企事业单位的办公室档案收集与归档管理上看，工作人员的收集和归档力度仍然不够，其中存在的主要问题是：（1）收集和归档模式过于落后，文书档案的资料形式已经与过去发生了许多变化，如果采用传统的管理模式，整理难度较大，无法做到科学归档。（2）文档资料在收集和归档时完整性不够，许多文档资料在收集和归档时，工作人员没有对文档做完整性检查，导致在收集过程中出现缺页、缺损等现象。

3）文书档案收集与归档管理人员的素质不高。随着文书档案资料形式的复杂程度越来越大，管理人员的素质已经无法满足管理工作的需要。管理人员素质不高的主要表现是：（1）工作人员安于现状，没有工作目标。在工作中，工作人员对待文书档案收集和归档工作没有责任心，听之任之，对许多文件随处摆放，没有分门别类予以归档。（2）工作人员对文书档案收集和归档工作存在偏见。许多工作人员对待档案管理工作存在偏见，认为档案管理工作就是简单的整理文件。这种错误的认识导致其在工作中往往缺乏上进心。

3 科学管理办公室文书档案的策略

1）重视文书档案管理工作。要改变文书档案管理的现状，首先要有重视它的态度，而不能得过且过，怠于提升管理理念和技术。特别要注意管理工作不能拖延，不能忽略管理系统的更新，使其适应自动化办公和时代的发展。同时还要保证文档管理工作的资金充足和善于抓管理工作的重点等方面。

2）利用信息技术提高文书档案效率。近年来，电子文档管理系统越来越完善。文书档案管理采用信息化的方式能够将每份文档精确地归于系统，很大程度地节省人力物力，并且还能提高文书档案的安全性和稳定性。企业可以建立自己的内部OA，配备现代化的管理系统或设备，将文书档案管理软件与OA对接，使平时工作的数据自动转化为文档数据，既能减少工作人员的工作量，也能防止疏漏。并且还可以设置自动删除功能精简收集到的数据。

3）创建科学的文书档案管理制度。创建科学的文档管理制度需要根据实际需要和发展规划，找出原有制度的不足之处加以完善。也可以借鉴吸收最合适的国内外的先进管理制度。同时，还应该建立科学高效的文书档案管理流程。规范的管理流程能将文档的参考价值准确地提供给工作人员，还能有效避免工作中出现差错。

4）提高文书档案管理人员的专业素养。科学地管理文书档案需要对管理人员的科学培养，使其具有较高的专业素养和理念。首先，可以定期开展培训活动，把最新的专业知识及时传递给员工。同时，培训之后再对员工进行工作能力测试，测试其对培训内容的掌握程度。其次，单位必须不断更新文书档案管理思想和管理工作理念，并以先进的思想和理念对文书档案管理的相关工作人员进行指导。不仅要对文档管理工作人员的专业能力有所要求，还可以对其领导能力有所要求。这样才能适应信息化时代的发展，提高文书档案管理工作水平。再次，要建立奖惩机制，比如晋升制度或物质奖励等，激发集体成员的创新热情和进取精神。最后，应该强化文书档案管理人员的责任意识。文档管理工作往往具有一定的机密性，因此从业人员必须具有高度的保密意识和职业道德。

5）提升文书档案管理的服务性。（1）服务个性化。传统的纸质媒介文档管理只是处于被动地分析和利用境况。在信息时代，结构化数据的利用效果明显高出纸质媒介文档。在收集数据之时，就应该伴随对其的分析。各个部门协作创建数据筛选程序，对收集的数据进行分类和利用价值分析。为决策者的决策提供全面的参考。（2）服务数据化。在信息时代，竞争力与信息掌握是否准确及时息息相关。因为信息隐藏着消费者消费习惯心理、市场走向和供求关系等企业命脉。将文书档案管理服务数据化，定时更新，就能为企业的运营计划提供有效的参考资料。（3）服務智能化。传统信息检索由于条目少而难度大，因此，文档管理应该扩大模糊检索条目。在信息纷繁复杂的今天，企业可以为自己量身定做文书档案管理，这样增强了管理的目的性，定位也更加准确，能够获得更好的管理效果。

4 结语

总之，办公室主要领导和具体工作人员应该充分重视文书档案管理工作的重要意义，加强文书档案管理工作人员教育，加强与其他部门之间沟通，实现办公室档案管理规范化、正规化，切实提升办公室工作水平。

参考文献

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