基于提高办公室档案的收集整理效率探究

2018-12-07刘会星岳阳市风景园林中心

新商务周刊 2018年24期

关键词：档案文件收集整理档案资料

文/刘会星，岳阳市风景园林中心

1 引言

随着经济发展水平的不断提升，做好办公室档案的收集整理工作越来越重要。现阶段，由于档案收集整理工作比较繁琐，因此，从整体上来看，办公室档案的收集整理效率比较低。因此，采取必要措施对办公室档案收集整理工作的效率进行提升具有十分重要的现实意义。

2 办公室档案收集整理工作的内容及其特点

2.1 工作内容

通常来说，办公室档案收集整理工作的内容主要有以下4个方面，即档案资料的收集、整理、审核以及保存。同样这4方面的内容也是办公室档案收集整理工作的具体步骤，在实际工作过程中，需要按照顺序依次进行，任何一个内容都不能忽视，如果漏掉了哪一部分内容，整个档案的收集与整理工作就会得不到有效的开展。举例来说，在对办公室的档案进行收集与整理的过程中，第一个步骤就是收集档案，如果事前没有对档案的收集工作进行开展，那么后续工作也无法顺利进行。档案的搜集实际上就是对档案内的各种资料进行搜集，之后，将收集到的档案资料存放在档案盒内。在完成档案的搜集工作之后，需要整理档案。在进行档案整理的过程中，相关工作人员应该按照一定的分类方案进行，从而使档案资料能够有序存放。审核档案资料，在此过程中，应该使得档案的真实性得以保证，所以，对于存放的档案来说，真实性是必须要进行保证的，否则就会对后期的工作产生不利影响。最后，保存档案资料，该步骤就是对审核通过之后的档案资料进行分类并对其进行存档，便于后期工作人员的查询。

2.2 办公室档案收集整理的特点

从总体上来说，办公室档案收集整理工作主要具有综合性、创新性以及逻辑性等特点。具体来说，办公室自身就具有较强的综合性，其与各个部门之间的沟通最为紧密，因此，办公室档案的收集整理工作也具备一定的综合性，如此一来，才能够使得各个部门档案查询工作更加的便捷。其次，在收集整理档案资料期间，应该严格按照相关的制度来进行，因此，体现了档案收集整理工作的逻辑性特点；最后，在进行档案整理的时候，为了能够使档案的作用得以充分的发挥出来，应该与本单位发展的实际情况相结合来对档案收集整理的方法进行科学合理的调整与创新。

3 对办公室档案收集整理工作效率进行提升的措施

3.1 从制度出发完善档案收集管理体制

制度是规范行为的有效举措，是提高效率的重要保障。在档案收集管理的工作中，只有不断改进管理制度，才会适应时代的要求，不至于因为制度落后而造成恶劣后果。这就需要领导加强重视，积极投身规章制度的建设，发挥好带头作用，合理分配工作任务。同时管理人员也要响应领导的号召，提高自身管理意识，将制度落到实处，在进行管理过程中有章可循，通过实践来促进档案收集管理制度的顺利开展。那么具体可以分为四个步骤。首先要建立完备的归档制度，使档案的内容能够全面、准确的反应实际情况，然后根据不同的材料、时间来归档，既利于查阅又方便管理。其次则要构建高效的保管机制，使档案文件能够在安全的保管环境中妥善储存，通过这一必要手段实现档案的完整性。另外档案保密制度也起着不可替代的作用，对档案的保密工作可以根据文件重要性来确定安全等级，制定一套缜密的保护措施，从而避免档案信息的泄露。最后要做的就是完善档案借阅制度，严格把控借阅过程的手续，同时还要防止档案文件被抄袭与复制，通过实名登记等方法来确保档案的安全性。

3.2 为档案管理配置专业的设备

随着我国经济的不断发展，在各行各业稳步发展的同时，应当为办公室档案管理的硬件设施进行一定的改善。由于目前我国对档案管理专业设备的配置还属于空白阶段，对档案管理的推广造成了很大的阻碍。因此各行各业为办公室档案管理配置专业的设备，不仅体现了对档案管理制度的重视，还能够在很大程度上促进档案管理水平的提高。有了专业设备的支持，能更好地促进档案收集整理与行业发展的结合，从而为各行各业带来更高的经济效益。

3.3 运用现代化元素进行档案收集整理

3.3.1 将数字化元素引渡到档案收集整理当中

在这个信息化高度发达的社会，档案收集管理模式得到了快速的更新，科技化、媒体化与信息化成为了主要特征，这也大大促进了档案收集管理的高效发展。在对档案进行储存时，一改之前的保存模式，利用计算机将档案信息上传，实现档案的数字化管理，从而对档案文件做到集中分配。而用户也可以通过上网随了解档案信息的现状，在需要的时候能够以最快速、最便捷的方式来进行查询，既满足了用户需求也提升了档案收集管理工作的质量。

3.3.2 开展网络化档案收集管理服务

档案收集管理是一种记录形式，它具有一定的历史性意义。传统的记录方式以书写为主，纸张作为重要载体则必不可少。可是随着时代的发展，科学技术得到了显著提升，网络信息技术逐渐成为了时代的主导，为了顺应潮流，档案收集管理方式不得不发生着变革，那就是利用网络来实现高效管理。这样首先可以保证档案文件不易丢失，而且在大数据时代的背景下，可以实现交流互通的目标，与社会的脚步保持一致，促进档案收集管理工作的稳步进行。

3.4 建立良好的档案收集整理工作衔接机制

缺少有效的工作衔接机制也是影响工作质量及其效率提升的重要因素，应该给予足够重视。在具体的工作实践中，首先应该建立一套科学完善的档案收集整理工作程序，规范档案管理工作流程。所谓无规矩不成方圆，只有建立一定的工作程序，才能有效避免档案流转和存档过程出现的误差，也可以为档案管理工作的顺利开展打下良好基础，程序一旦建立，就应该严格按照规范流程进行，任何人都不能随意改动。其次，应该建立文书和档案衔接机制。因为档案收集整理工作是以文件为基础进行的，如果文件工作不够规范，那么要想使档案管理工作取得良好效果也是不可能的。因此，应该重点关注文书和档案收集、管理方面的衔接，对于一些需要进行存档的文件，应该进行详细登记和分类，严格按照事先制定的工作流程操作，尽量做到统一和规范。

3.5 采用有效方式打造优质档案收集管理团队

3.5.1 档案部门领导加强管理意识

一个团队的核心在于领导者能力的强弱，要想实现档案收集整理工作效率的有效提高，就必须重突出领导的重要地位，将其煽动力与影响力充分的发挥出来，在领导的带动下提升整个工作队伍的实力。这就需要领导者具有较高的思想意识与专业技能，对档案文件的收集与管理能够全面掌握，不仅要具备基础的专业知识，还要拥有综合发展的潜质，做到文化素质与政治修养共同进步，打造一支优良的工作团队，为档案收集管理工作提供实质性保证。

3.5.2 采用竞争上岗方式进行团队组建

档案收集整理在选拔工作人员时要采用竞争式上岗机制，通过互相比拼来激发员工的积极性。同时还要做到公开透明，对干部的选拔要公平公正，营造一个良好的竞选氛围，为人才的获取打造有效平台。这种方式不仅可以杜绝部门中的不良习性，使“走后门”等行为遭到严厉打击，还能够为有志之士开通公正的渠道，通过自身努力得到上岗机会。

3.5.3 加强团队档案收集整理专业技能培训

影响档案收集管理工作效率高低的不仅是管理人员的思想意识，其自身的专业技能也有着不可替代的作用。而当下大部分管理人员在这方面普遍存在问题，为了有效缓解这种现状，就必须要做出改变。这就要加强对档案收集管理人员的专业技能培养，通过定期举行技能大赛，让管理人员积极参与其中，在专业人员的帮助下提升自己的专业能力。同时管理工作人员也要主动投身学习，通过观看书籍与视频来充实自我，做到理论与实践相结合，切实提升自我的专业技术能力，为档案收集管理提供技能支持。