浅析信息时代下电子档案管理

黄雪华

摘要：档案是一种重要的文件资料，有着悠久的发展历史。管理工作主要是围绕档案的保存、管理及应用开展的，对资料的留存有着重要的意义。随着时代的不断发展以及科学技术的进步，越来越多先进的科学技术被应用到了实际的工作中。互联网技术的发展以及信息化程度的深入，将档案的管理工作带到了一个新的发展时期——电子档案时期。在信息时代下，电子档案管理的应用工作变得越来越重要。本文结合信息时代下发展电子档案管理工作的必要性，对现阶段在电子档案管理与应用过程中存在的问题进行具体的分析，并提出科学的措施进行有效的解决，促进电子档案管理工作的不断发展。

关键词：信息时代 电子档案 管理应用

中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1009-5349（2018）16-0211-02

一、信息时代下发展电子档案管理工作的必要性

档案的电子化发展是适应时代发展的产物，随着互联网技术在各个领域的不断应用，人们深刻地感受到科学技术的便利性和优越性。信息时代下发展电子档案的管理工作不仅仅可以有效地促进档案管理工作的科学性以及工作效率的提高，而且也有其发展的必要性。

（1）符合时代发展的需求。电子档案管理工作的发展符合新时期信息化建设的整体趋势，是先进科学技术服务于人们生产生活的重要表现。在互联网技术不断发展的新时期，信息沟通的时效性和便捷性都在不断增强，电子档案管理工作的有效开展，可以适应时代发展的需求，为档案在不同领域工作中的使用提供便利。这在很大程度上符合信息时代对产业发展的要求。

（2）档案本身的重要性。档案有着较为悠久的发展历史，是一种记录了重要信息的文件或资料。对于未来事物的发展能够提供具有极高价值的参考信息。在目前，我国的法律对档案的管理有着专门的具体的规定，档案管理是一項有着重要影响的工作。在信息时代，加强档案的电子化管理，可以促进档案作为宝贵资源的利用率，发挥其在事物发展过程中的重要作用。

（3）电子档案的优势。电子档案作为科技进步的产物，能够适应时代发展的需求，与其自身的优势有着密切的联系。第一，可以有效地减少档案管理工作的劳动强度和工作量。档案管理由于内容较多，且保存时间较长，所以工作量普遍较大，但是电子档案管理工作的开展可以有效地简化劳动的复杂度，提高工作的效率，降低劳动的强度。第二，有利于补充档案的完整性。当发现档案中缺少资料时，可以快速地进行遗漏文件的增加和补充。第三，可以提高档案使用的便捷程度，方便信息的传播、交流和使用。第四，可以提高档案的安全性以及管理工作的质量，有利于我国档案管理工作的进步和发展。

二、电子档案管理中存在的问题

随着信息化程度的不断加深，电子档案的管理与应用也得到了很大的发展，但是目前还存在着一些问题，影响了其发展的速度以及积极作用的发挥。

（1）系统建设较复杂，完善难度大。档案是一个较为庞大且复杂的系统，按照不同的标准有不同的分类，管理工作较为复杂和繁琐。在开展电子档案管理的过程中，就需要以更具发展性的需求对档案的内容进行相应的系统的建设和完善。比如，水利管理部门的档案管理系统的建设就要涉及水位、水量、河流水文信息、气候、水利工程建设信息等多种资料。这在很大程度上增加了系统建设的难度和工作量。

（2）管理制度不健全，档案质量差。电子档案管理虽然是档案管理工作的信息化发展，但是由于工作方式的改变，原来的制度中已经有不适合发展需求的内容存在。管理制度的不健全，会影响到整体工作开展的有效性。档案作为一种重要信息性文件和资源，其质量的好坏对其作用的发挥有重要的影响，有的时候甚至会影响到决策的正确性。管理制度的不健全，在很大程度上会影响到档案的质量，没有完善的制度，工作开展的效率也会受到极大的影响。

（3）安全维护困难多，工作难度大。电子信息的发展，在促进信息交流便捷性提高的同时，也面临着一定的风险。信息交流的便捷在很大程度上也意味着安全工作的复杂。虽然现在通过应用密码设置、登录验证等方式，可以有效地维护电子档案的安全性，但是随着病毒的出现，电子档案管理的安全工作还存在着很大的隐患，需要得到有效的处理。特别是电子信息的复制较为简单，也增加了信息泄露的可能性。

（4）人员职业素质低，工作效率差。在电子档案管理工作的开展过程中，对管理人员提出了新的要求。不论是在管理思维还是具体的技术操作中，原来的管理人员都很难适应新的模式，这在很大程度上阻碍了电子档案管理工作的发展。管理人员职业素质较低，主要表现为对系统的操作科学性差、管理理念落后以及工作效率低等多个方面。管理人员的职业素质对科学技术的先进性的发挥有着重要的影响，但是目前整体的职业素质较低，成为阻碍发展的重要因素。

三、解决电子档案管理中存在问题的有效措施

（1）完善系统建设，促进长远发展。在电子档案管理工作开展的过程中，信息系统建设的完善性，对整体的工作效果有着极为重要的影响。为了保证电子档案管理工作发展的长远性和本身的科学性，管理系统的建设既要符合现阶段的需要，也要为其未来的发展留有足够的空间。

（2）健全管理制度，保障档案质量。为了促进档案管理工作的有效开展以及保障档案的质量，需要在发展的过程中，不断完善电子档案的管理制度。电子档案管理工作的有效开展，需要有较为完善和健全的制度作为有效保障。按照完善的科学制度，开展电子档案的管理工作，不仅仅可以提高工作的效率，还可以提高档案的质量。对档案管理工作的长期发展有着积极的作用。

（3）加强安全管理，维护档案安全。档案作为一种较为重要的信息资源，其内容可能涉及很多重要的信息，比如商业机密、招投标信息、个人资料等，一旦泄露会造成极大的损失。因此，相关部门应该通过科技手段加大对电子档案的保护力度，维护信息的安全。对于可能接触重要信息的工作人员，要做好培训和教育工作，提高其思想觉悟。同时需要制定严格的资料使用管理制度，特别是针对档案的查询、下载和复制的操作。

（4）提升职业素质，提高工作效率。为了提高电子档案管理工作的效率，就要对系统应用人员开展相关职业素质的培训工作。虽然很多原来系统的工作人员，对新系统的使用可能会有一定的抵触心理，相关部门要针对这种现象采取有效的措施，只有解决好了心理问题，才能提高培训工作开展的成效。在新系统的使用中，要根据工作人员的岗位性质和要求，开展具有较强针对性的培训工作，使其能够更快地适应电子档案管理的工作，促进工作效率的提高。

四、结语

科学技术在各个领域的应用，为工作效率的提高提供了技术支持。在信息时代下，促进档案的电子化发展，不仅仅符合时代发展的需求，在很大程度上也可以提高档案作为资源的利用率。随着信息交流的增加，档案的使用量以及使用频率都会不断提高，电子化的发展可以使档案管理工作更好地适应发展的需求。虽然电子档案管理的应用在现阶段的发展过程中还存在着一些需要进一步解决的问题，阻碍了其优势的展现，但是随着更多有效措施的使用，这些问题都会得到更好的解决，电子档案的优势也会得到更大的发挥。档案电子化管理的发展，是档案管理事业的重要进步，有着不可替代的作用，具有时代发展的特性。

参考文献：

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[3]赵文婷.浅析信息时代下电子档案管理的应用[J].办公室业务，2017（1）.

责任编辑：杨国栋