基于数据化背景探析高校行政管理中存在的问题及应对策略

余雪芹

摘 要：信息化作为数据化进程中最重要的一环。通过探究发现在与之相互融合的过程中，高校行政管理存在着信息资源共享范围覆盖率较低、共享化进程缓慢、相关人员的信息管理意识薄弱、缺乏规范化管理机制等问题。本文通过建立网络共享中心，深化高校整体层面上的数据化信息管理理念，完善数据化信息管理体系等举措来缓解其中存在的明显问题，以保证数据信息化在高校行政管理中的平稳运行。

关键词：数据化；高校行政管理；问题

在电子信息科技日益加速的时代，高校机构若不能跟上其步伐，合理利用其优势衍生物，只能造成止步不前的滞后局面，严重的话还可能影响高校机构的未来发展。高校的行政管理是高等院校机构的重要组成部分，在数据化新时代的背景下，高校行政管理也必然要顺其发展规律。通过加快在此方面的实践和探究工作，发现其中不相契合的部分，进而针对性的制定合理方案以解决高校行政管理在运用数据化信息环节中的不足，使其在具有挑战的社会新环境下也能获得稳固的发展。

1 高校行政管理的数据化

随着大时代的层层变迁，高校无疑成了一个备受瞩目的教育机构。而面对越渐加大的信息量和需求量，数据化信息技术恰好能够帮助高校机构缓解此类问题。但若不能结合当下发展新趋势，加快实现高校行政管理工作向数据化信息方式的逐步革新，将会大大降低行政管理工作效率。在给行政管理人员带来不必要的工作压力时，也制约了高校机构的发展空间[1]。所以高校机构开始利用数据化产品和网络信息技术，通过数据模板将高校行政管理过程中重复性较高的简单操作进行更加规范化和程序化的设计，并对行政管理数据化信息进行多方位共享。优化行政管理部门职能和提升高校各部门间的配合程度，从源头上解决了行政管理人员的办公效率，促使高校机构对人力资源进一步的合理配置，推动高校机构的进一步发展。

2 在实践中存在的问题

2.1 共享范围覆盖率较低，共享化进程缓慢

在许多高校机构的网络信息运用上，通常没有建立广泛的信息共享化体系。由于高校网络共享体系的缺失或局部化建立，且在高校机构部门间职责的明确划分下，各部门在工作内容上几乎没有得到交流。日常将其部门负责的数据化信息只存储在该部门的软件设备上，造成了“信息孤岛”的情况发生[2]。但是在高校机构的整体层面上，有时又需要各个部门之间工作的相互协调和配合，需要数据化信息的多方位交流和共享。特别是针对高校行政管理工作而言，对比高校教务工作和高校后勤工作，在数据化信息交流的需求程度上更为明显。

2.2 数据化信息管理意识较弱

在高校机构的领导层面，忽视了数据化信息在行政管理中的基础作用，没有切实关注和监督高校行政管理工作的日常进程。在高校机构的行政管理人员层面，他们的职能不仅是行使管理权力，更多的是为高校群体提供更好的服务工作。但是大多数的高校行政管理人员在对数据化信息的管理中缺乏服务意识，在完成数据化信息的工作上没有按照相应的制度执行，经常出现信息处理随意性较高的情况。在高校的其他工作者层面，没有正确树立高校工作全局观念，将自身排除在数据化信息管理工作之外，缺乏参与感和配合度，不利于高校数据化信息管理的实行。

2.3 数据化信息管理体系不完善

数据化信息管理体系是制度、设备支持和人力资源配置三方构建的。首先，高校机构没有建立一个系统化、规范化的高校信息管理制度，没有制定严格的数据化信息处理流程，造成高校行政管理人员对数据化信息的处理无章可循，无所适从。其次，在得以支撑数据化信息管理的设备支持上，软件与硬件设备不够完善，出现硬件设备陈旧，软件设备没有及时更新的情况，严重影响了日常数据化信息处理的效率[3]。最后，高校机构没有制定数据化信息在行政管理部门的岗位划分和职能细分，也没有明确的方案调动高校其他有關部门的协调，极易造成数据化信息处理工作的混乱。

3 应对策略

3.1 建立网络共享中心

高校机构应当加大力度积极建成校园网络共享中心，并拓宽其共享范围，让单独封闭存在的数据化信息从“孤岛”中走出。高校机构的各个部门将数据化信息集中输出和存储在同一个网络共享中心上，通过登陆权限的授予，让有需求的教务工作者、学生或其他工作人员能够进入网络共享中心平台，以更加便捷的方式获取相应的数据化信息。只有这样才能彻底摆脱以往复杂冗长的数据化信息索取方式，避免部门间的无效沟通，提高了行政管理基础职能的办公效率，也对信息获取的及时性和完整性上有很大程度的优化。

3.2 提高数据化管理意识

通过向高校领导普及数据化信息发展的必然性和对行政管理工作的必要性，加深其对数据化信息管理意识的重视程度。使得领导阶层能够加大关注力度和发挥必要的监督职能，将高校数据信息化的行政管理工作尽快提上日程。同时在针对高校行政管理人员上，应该尽快转变其对数据化信息管理工作的陈旧思想，更多的践行其服务职能，提高工作质量。在对数据化信息的收集、汇总、存储和提取工作上都应按照更为规范化的制度执行，即使面对历史数据化信息也不能随意的删改和销毁，在保护其数据的完整性上要提高相应的重视程度。而对于其他高校部门，应当调动其积极性，培养其协调能力，提高其参与度，推动高校数据化信息管理的全员化发展。只有在高校机构整体层面上提高思维意识，才能发挥其主观能动性，最大化的提升行政管理工作在数据化信息时代中的合理运行。

3.3 完善数据化信息管理体系

首先、高校机构应当以更为科学化、程式化的规章制度来约束数据化信息在行政管理工作中的实施，并且将其有效的落实到每个高校部门，以保证数据化信息在行政管理工作中被合理规范应用。其次，在电子基础设施条件上，对软件设备应进行定期的维护和更新工作，对硬件设备应进行定期的检查工作，以提高电子基础设施的稳定性。同时增强设备使用人员对计算机软硬件的基础认识和操作，培养合理备份数据化信息的习惯，以避免出现影响其使用性能的同时造成数据化信息的缺失。最后，高校机构应当加快行政管理工作团队的构建，通过人力资源的合理配置，以精简的岗位结构来调配，避免行政管理部门的人力资源出现过分富余或严重缺失的情况发生[4]。通过细分职能，合理分工，避免工作内容发生重叠和混淆，以降低其工作效率。同时通过业绩考核制度这一框架，加深数据化信息管理人员的岗位责任感，端正其工作态度，为践行数据化信息管理打下结实基础。

4 结束语

在这个数字化时代下，信息载体的不断发展给我们带来了很多益处，但随着信息量快速膨胀的同时也加重了其岗位工作者的负担。所以在跟从时代发展新趋势，结合高新技术产品的同时，也要细心观察其二者的磨合程度。高校机构与时代的完美接轨并非是水到渠成的事情，我们应当从多方位视角去深入了解数据化信息和高校行政管理的衔接。利用科学化，体系化的制度来保证这项任务的出色完成。

参考文献

[1]高睿.信息化时代背景下高校行政管理存在的问题与对策[J].人力资源管理，2017（5）：165-166.

[2]钱玉琼.关于信息化时代背景下多校区办学高校加强行政管理工作的思考[J].中国市场，2017（24）：149-151.

[3]魏朝阳.新时期高校行政管理工作创新[J].艺术科技，2017（6）.

[4]汤少媚.应用性人才培养背景下高校行政管理的新思路[J].中国管理信息化，2017（20）：227-228.