档案工作的发展于对策

赵立军

摘 要：虽然随着现代科技的发展，很多信息与数据被录入各类管理系统之中，从筛选以及查找等工作领域出发，提高了对信息定位的精准度。然而，原始档案的管理工作仍然需要不断加强。科技的发展并不意味着能够完全取缔档案管理工作的地位，同时，即使是在软件开发与维护较为成熟的今天，由于人为或者系统漏洞等原因，仍存在大量的操作软件损坏、数据大量丢失的情况，不仅会造成大量的经济损失，同时无法恢复的数据丢失会对其使用单位造成其他的工作困扰。

关键词：新时期；档案管理工作；问题

随着新时期信息化技术的不断发展，很多非真实、有效的数据被大量充斥到人们的工作、生活之中，因此在提供真实、有效的基础信息的工作中，管理大量基础数据的档案管理工作逐渐变得尤为重要。

一、新时期档案管理工作的重要性

受新时期信息化技术不断更新的影响，在档案管理的各项工作中也逐渐引入了新时期的最新管理辅助工具。在不断建设档案管理的进程中，由于新旧管理模式的冲突、相关工作人员自身业务能力的限制等，使得现阶段的档案管理工作存在着诸多的问题。本文通过对档案管理工作中常见的一些问题进行简要的分析，探讨相应的解决对策。

二、档案管理工作存在的问题

1.对档案管理工作的认知存在误区。从现阶段的档案管理工作现状来看，很多相关的工作人员甚至是单位的领导对档案管理工作的认知存在严重的误区，将档案管理工作仅仅定为位单位的事务性工作，误认为相关工作人员主要按要求填写好相关的表格或者记录，做好不丢失档案，能够为单位的调档、查档等工作提供相关的信息和数据即可，这种对档案管理工作的认知误区长期并且普遍存在于各单位的档案管理工作之中，使得很多单位的档案管理工作与新时期社会的发展以及对档案管理工作的要求无法匹配。2.缺乏专业的档案管理工作人员。由于档案管理工作长期不被重视，档案学专业的人才在人才市场中比较稀缺，很多档案学专业的毕业生往往并不从事本专业工作，同时很少有企业、事业单位会专门为本单位的档案管理工作招聘档案学专业的人才。因此，大部分真正从事档案管理的工作人员并没有经过专门的相关工作培训，对档案管理工作的重要性认识不足。同时，很多单位并未设置专门的档案管理工作岗位，通常该项工作都是有单位的综合办公室或者人力资源管理部门的工作人员兼职。这部分兼职人员通常将日常工作的主要精力放在其专职工作中，很少会投入大量精力对本单位的档案管理工作进行深入研究，同时在填写记录的过程中，由于工作能力以及精力的限制，在档案管理的兼职工作中，经常出现资料填写错误、提供信息或者数据不准确的情况，并不利于其所在单位的长远发展。3.档案管理配套设施陈旧。从现阶段的档案管理工作来看，很少会有单位会定期更新本单位的档案管理配套设施，而逐渐递增的档案管理资料以及逐渐陈旧的配套管理设施增加了档案管理工作的难度，在日常档案管理工作中由于保存不当而引起的档案资料霉变、档案资料摆放不合理而引起的查档困难。

三、新时期深化档案管理工作的对策

1.正确认识档案管理，建立适应于单位实际的档案管理制度。为了不断深化档案管理工作，首先应该转变档案管理工作人员以及相关领导对这项工作的认识。档案管理工作属于单位正常运转的基础工作，只有正确认识档案管理工作，建立适应于本单位的档案管理制度，才能为单位的长远发展奠定坚实的基础。2.提高档案管理工作人员的素质，引入专业档案管理人才。档案管理工作人员的素质的高低，会直接影响一个单位档案管理工作开展的程度。因此，对档案管理工作应该配备专职的工作人员，同时对本单位正在从事档案管理工作的人员进行专业的档案管理工作培训，并且鼓励其不断学习档案管理工作相关的各项技能和知识。同时，为了不断深化档案管理工作，使得档案管理工作能够适应新时期瞬息万变的市场情况，应该有计划的为档案管理工作引入专业性的档案管理人才，以带动档案管理工作逐渐走向正规化。3.及时更新档案管理配套设施。随着档案资料的逐年增加，档案管理工作人员应该拟定更新档案管理配套设施的说明以及方案，清晰明了的向主管领导展示更新档案管理配套设施的目的以及需要购入的设备。同时，档案管理工作人员必须严格遵循本单位的档案管理工作制度，利用卷柜等配套设备，对档案资料逐年进行细致分类与归档，同时，档案管理工作人员应该不定期对长期存在的档案进行整理，一旦发现档案存在损坏的情况，必须进行及时的补救，以便于及时满足单位对档案资料、信息的各项需求。4.引入信息化管理模式，提高档案管理人员服务意识。在档案管理工作中引入信息化管理模式，是新时期档案管理工作发展的必经之路，也是满足现代社会飞速发展的基本要求。由于档案管理工作人员业务能力的限制，在引入信息化管理软件的进程中，必须对档案管理工作人员进行使用管理软件的基础培训。在档案管理软件运行初期，通过在传统的档案管理工作中逐步引入信息化管理软件，利用新时期档案管理软件的优势辅助档案管理工作。同时，应该注意不断提高档案管理工作人员的服务意识，在引入档案管理软件的初期，势必会为档案管理工作人员带来大量的工作，不仅需要投入大量的经历进行软件操作的学习，同时还需要投入大量的时间逐年录入各项信息，而录入信息的准确程度，会直接影响未来软件在运行过程中提供数据的准确度。

四、结语

随着科技逐渐改变传统管理工作模式的新时代的到来，在转变档案管理工作认识误区的基础上，应该不断提高相关工作人员的工作能力，根据本单位档案管理工作的实际情况以及单位实际的经济能力，逐步调整档案管理工作中的各项问題，同时可以通过逐步引入档案管理软件深化档案管理工作信息化进程，提高档案管理工作质量。