土地收储档案全程电子化留痕管理的必要性

周惠珠

摘 要：随着科技的进步和中国档案管理水平的提高，土地收储办理过程中的资料经过电子化处理，录入电子存储系统，便于档案日常管理，也提高查询档案的效率。但在实践中传统办文模式仍占有较大比例，一些与土地收储有关的次要资料不被重视、资料录入不够及时，不够全面化和系统化，目前有的单位还未实现全程电子化留痕管理，降低了土地收储档案的完整性和真实性。本文就“全程电子化留痕管理必要性”做简要分析，希望给档案管理部门和管理人员提供参考。

关键词：土地收储；征地拆迁；电子档案；留痕管理

痕迹化管理，是指在管理过程中，在时间上和管理内容上做全程化工作记录，从主要事项到日常的交接班，留下文字、图片等资料进行电子化处理后存档，其应用于土地收储档案管理有广泛的意义。

1 土地收储档案管理概述

传统档案管理机制是指各级档案馆 （室 ） 内各构成要素之间相互联系和作用的关系及其功能[1]。应用到土地收储档案管理领域具有辅助城建管理的作用，档案收集要求原始性、准确性、完整性，要及时、安全和系统。一般的城建档案管理部门会根据国家的《档案法》、《电子文件管理暂行办法》和地方法规、规章而制定管理制度和操作流程，一般分为前期、中期和后期三个阶段。

1.1 土地收储档案的归档范围

土地收储档案的归档内容庞杂，涉及到相关的各方面的资料。主要可归为6个重要类别：城市建设用地预审申请表和审查意见，建设用地请示和批复；城市建设用地报批文件；土块收储征地拆迁合同、协议等文件；土地收储期间各项目工作发现的资料、明细汇总表；开发土地勘测、验收资料；其他土地收储征地拆迁有关资料，如政策补偿标准等文书。另外，还有一些方案、图纸、说明、登记表、价格表、调查表、照片、视频等资料。

1.2土地收储档案的管理原则

同步性原则。在土地收储档案管理，通常需要坚持“四个同步”：一是省、市收储单位向各区、县收储单位下发的收储委托书，同时收储档案材料的归档也随即开始。二是省、市里收储单位在指导、协调各区县收储工作进展的情况，也会检查有关档案材料的收集、整理和归档情况。三是区县收储部门在项目结算时，应及时移交档案材料。四是以纸质档案为主，同时也有大量电子档案，二者同步收集、整理、归档和保存。

专业性原则。土地收储征地拆迁档案在城建管理中有重要作用，因此是一项专业性较强的工作。一是专业的管理机制规范了管理内容和流程，保证了管理目的顺利实现。二是档案管理工作由专业人员实施，坚持管理的各项要素和原则，确保科学合理地管理土地收储档案资料。三是档案管理已经形成几类专业的模式，如各单位普遍采用的文档集成多元管理体系，将档案管理的行为前置到文件形成领域，在组织上初步形成了文件形成领域和档案管理领域的集成[2]。随着科技的发展，专业人员对管理方式不断创新，提高了档案管理和档案利用的效率。

责任制原则。行政单位长期实行领导负责制和岗位责任制，在土地收储档案管理领域也有所应用。一是“一把手”负责制，大部分单位的档案收集、整理、归档、移交等工作都有区县征地单位领导负责或指派专人落实工作，领导通过文书、资料和信息掌握土地收储过程中的动态，并且布置下一步工作指示。二是各科室不同岗位的人员负责已分配的各项工作内容，每一位工作人员分工合作完成整个档案管理工作。

2. 土地收储档案存在的问题

档案管理分为收集、存放、整理、归档和移交等环节，其中整理和归档环节工作量大，是档案管理的重点和难点。

2.1 传统档案占比例大，利用率较低

当前电脑技术和互联网技术发达，采取电子档案的形式，将收集、整理的有价值文件、图像、数据和信息录入存储系统，在空间和时间上有利于档案信息的保存，也有利于档案信息查询和读取。但是土地收储档案的内容庞大，其形式也多种多样，录入电子存储系统需要花费大量的人力和时间，因此有的单位只将认为重要的资料录入，一部分土地收储中产生的资料依然以原貌的纸质形式保存，不利于档案资料查找，其利用和应用率较低，有些细节方面存在问题不易被发现。

2.2 重视文书档案，易忽略其他档案

政府公文、合同、协议、数据等重要资料是档案管理的重点，业务资料、财务资料、建设资料和各类图片、表格、次要数据等不太受重视。有研究者认为“在机关文件归档前，对文件能否转化为档案进行资格审定，确定其是否属于归档的范围，同时剔除没有保存价值的文件材料。[3]”这一观点归属于传统档案管理方式，应用在现代档案管理上有一定的偏差。美国信息管理专家霍顿提出信息生命周期管理理论，传统档案有特定的生命周期，而经过数据化处理的资料超越了传统文件生命周期的界限，管理活动沿着文件运动向更前端（即规划设计）、更后端（即评估维护 ）延伸。有一些资料和信息当时看上去价值较小，却有可能有长远价值。因此，不完整、不系统的档案管理正是目前土地收储中征地拆迁档案管理存在的主要问题之一。

2.3 电子档案录入不及时，分批录入

当前，有些发达城市在土地收储档案管理采用痕迹化管理方式，即按照时间和管理内容全面录入电子存储系统，基本上保存了开发项目全程的完整资料。由于在资料收集环节运行效率不高，如有一些相关单位不按时上传资料，导致资料不能及时录入存储系统，档案管理人员在事后补录，在一定程度上严重影响档案的时效价值。此外，有些单位由于管理人员编制有限，而土地收储档案具有形成主体多、收集内容广、审查程序多、人员不固定等特点，工作人员面对大量资料和信息不能快速整理出来，也是客观存在的现象。

3.采取全程电子化留痕管理的必要性

3.1 保存完整资料，增强档案真实性、完整性

痕迹化管理比文档集成多元管理更能保持档案的原貌。土地收储全程的资料和信息及时录入电子存储系统，增强了档案的真实性、完整行。并且在当前互联网时代，大数据、云计算和人工智能等技术已经比较成熟，按照时间检索或按照关键词检索都具可行性，有利于档案查询。

3.2 健全档案管理机制，提高管理效率

无论是电子文件管理还是传统档案管理，都需要有效的机制来推动与保障。档案管理注重的是一种推动、指导、引导等工作软环境的建立。一方面是技术带来的变革，即采用数据化手段对纸质档案进行处理。另一方面是管理带来的变革，即健全档案管理机制，避免在管理过程出现遗漏和死角。两方面的变革都提高了档案管理的效率。

3.3增强档案留痕管理，促反腐倡廉

“数据铁笼”是利用大数据和互联网技术把政府各部门的行政审批、执法行为、权力运行通过全程电子化处理，然后联网上传，让权力处处留痕并利于核查，以促进权力规范、透明和高效运行。电子档案可通过互联网异地查询，消除传统档案只能在档案室查找的弊端。全面的电子档案及相关数据，保持较高的可信度，提升利用效率，方便反腐倡廉部门核查各个工程项目的合法性和合规性，能够发现土地收储中有无“钱权交易”行为，也能通过核对财务数据发现有无贪墨行为。

4 结语

土地收储档案全程电子化留痕管理要抓好事前培训、事中指导、档案审查接收三个环节工作。在項目开展前培训环节强调全面录入资料和信息的重要性，在项目开展中环节指导工作人员及时录入和认真操作，在档案审查接收环节采用先进软件，便于查询利用和上级部门核查。

参考文献

[1]罗滦，傅荣校.电子文件管理机制与传统档案管理机制比较研究[J].浙江档案，2012年9期；

[2]刘越男.融合之路：中国电子文件管理的体制和机制[J].档案学通讯，2009（5）；

[3]佚名.何为档案归档范围[J].档案天地，2014年第2期；