新形势下文书档案管理工作的创新

苏雅

摘 要：档案管理工作是实现企事业单位高效发展的重要一环，能够有效的支持和推进其他工作的良好的开展。然而随着企事业单位的不断发展与进步，文书档案管理中的弊端与问题逐渐显露出来，本文通过对创新文书档案管理工作的重要意义进行分析，针对目前文书档案管理工作中存在的问题进行了探讨，并提出了几点建议，以供参考。

关键词：新形势；文书；档案；管理；工作；创新

1引言

随着我国市场经济体制改革的不断深入，企业面临的市场竞争日益加剧，为了在激烈的市场竞争中脱颖而出，企业必须要加强与时俱进，改革原有的管理模式。档案管理工作作为当前企业发展的重要组成部分，不仅服务于企业的发展方向，同时还能服务于企业的生产经营，其服务性有效的反映了市场经济条件下企业文书档案工作的出发点与最终目的。在企业步入改革深水区的关键阶段，创新文书档案管理对于转化企业经营机制，提升企业经济效益具有十分现实的意义。

2加强文书档案管理工作创新中的重要意义

大数据以及信息时代的到来对企事业单位的运转效率提出了更高的要求，國有企业以及事业单位正处于改革攻坚的关键阶段，文书档案管理工作能够为其发展提供重要的参考依据与佐证；在大数据时代，档案信息的收集、整理与利用已经成为企事业单位提升竞争力的关键内容，文书档案管理部分应当充分认识到档案管理工作的重要性，自觉担负起这些重任。除此之外，信息化的到来为文书档案的管理所处的技术环境提出了更高的要求，当前各企事业单位在局域网和远程互动平台以及产品资料的数据化等方面加强了发展力度，对于信息资源的数据化生成、流转、开发、利用以及共享方面都取得了一定的进展。文书档案管理部门作为归集编研信息资料的重要部门，其管理方式以及存储介质更不能游离其外，因此，领导人员应当加大对文书档案管理的重视程度，推动档案管理工作中技术环境的发展。除了信息环境之外，企事业单位的变革也导致内部管理关系产生了变化，无论是单位内部的战略性重组还是产业结构的调整与业务链的完善，这个过程当中必然会产生资源的权属变化以及组织结构的调整，面对新的组织环境，文书档案管理工作必须要对原有的档案资料进行分析与界定，为档案资料的分拆、移交与继承提供相应的保障。

3文书档案管理工作现状与存在的问题

在新的发展形势之下，大部分的企业与事业单位都在不同程度上加大了创新力度，在大的制度建设方面通常会有分管领导来负责，而具体到档案规制的修编便很少有人问津，在一定程度上影响了档案管理工作的科学规范化的发展。另外，部分文化档案管理工作者存在“重藏轻用”的思想，主要工作精力都放在了档案的收集、整理、鉴定以及保管等业务上，忽视了档案管理工作的现实服务价值以及与其他工作的衔接与渗透，因此导致档案管理机制长期落后于企业发展的大环境，文书档案的服务价值也因此大打折扣。大多数单位的文书档案部门往往都是匆匆配备上现代化档案管理设备，在接收电子文件并保存之后在脱网单机进行编目或者提供检索，这种档案管理较为被动并且孤立于其他工作之外，形成了“孤岛”现象，在信息资源的服务、利用与共享方面还有一定的提升空间。在档案管理队伍的建设方面，文书档案部门常常成为机构改革与人员精简的对象，部分单位的档案管理部门也是职称评定、薪酬改革以及闲杂人员安置的重灾区，在新形势下，这种与新环境、新技术、新要求相背离的人才建设现状往往会给单位的可持续发展带来不可弥补的损失。

4新形势下文书档案管理工作的创新路径

4.1加强制度建设，保障执行力度

要想推进制度的创新就要结合本单位的实际情况对制度进行完善，甄别和废除不合时宜的管理规定，根据实际管理体制、机制、机构的变化来建立新兴业务的管理办法，查缺补漏，扬弃结合，确保档案管理制度能够切实可行。重构制度体系，即梳理管理关系变化，持续的完善领导机制、管理网络与责任制，为档案管理工作提供强有力的组织制度保障。此外针对电子档案应当建立完善的电子档案管理标准，实现原有制度与新制度的有效融合，形成阶段性的档案修编规范制度。在文书档案管理部门外部环境的不断演化过程中，档案工作制度建设不可能一蹴而就，因此档案管理人员应当定期对现有的规章制度进行评审，集中内部组织力量对相关制度进行筛选与调整，从而使现行文书档案管理制度更加行之有效。

4.2创新工作机制，顺应档案规律

文书档案管理工作应当注重现实利益进行开放式管理，首先建立自我营销机制，即根据企事业单位的总体规划部署与不同阶段的安排，宣传文书档案工作的重要性，并且在重大活动以及项目中提出档案管理工作的相关要求，引起领导的重视，为后期文书档案的生成以及管理工作奠定坚实的基础。其次，完善主动参与机制，优化文书档案上游阶段的生成环节，并且将其延伸到下游的开发利用环节当中去，彰显文书档案管理工作的作用与地位。最后，建立起文书档案管理工作的互动、衔接与协调机制，及时参与各个部门的业务活动，并就档案工作要求达成共识，形成完善的互动行动路线，在参与实际工作的过程中履行服务职责，实现文书档案生成工作与开发利用工作的顺利对接。

4.3优化队伍结构，满足人文要求

任何企业的发展都离不开一支高效的人才队伍，因此，文书档案管理工作首先要根据发展实际需求引进、招聘优秀人才到队伍中来，把好入口关，为档案管理队伍的建设补充新鲜血液。加强和重视对档案管理人员的培训和继续教育，从实际情况出发，按照岗位结构，分层次、多渠道、多形式、有计划、有重点的进行培训学习，不断更新员工的业务知识，提升档案管理队伍的综合素质；除此之外，还可以根据地域以及行业之间的业务开展横向交流，实行档案系统内部的岗位轮换，提升档案管理人员的复合能力；建立起公平合理的用人机制，确保文书档案工作人员在职务晋升、职称评定以及福利待遇方面与其他岗位平等，维持骨干队伍的稳定；建立日常考核机制，通过考核加强档案管理人员的危机意识，调动起员工的积极性与主动性，促进文书档案管理工作的良性循环。

4.4着力技术创新，提升档案管理信息化水平

在信息化时代，无论是档案业务工作还是档案的管理与信息交流工作都需要现代化的技术手段作为媒介，从而更好的提升服务效率。针对当前大部分企业档案资料多、查阅共享不及时、档案使用效率低等现象，企事业单位应当考虑档案信息化管理系统的引入与推广。该系统可以借助二维码以及条形码等方式对实体档案实行智能化以及虚拟化管理，建立起系统内部的虚拟档案室，在档案的管理过程中自动生成档案条码并进行档案出入库的扫描，有效的实现档案室档案的清点工作，减少人工操作中的出错率，提升管理效率。电子化的档案管理体系能够使档案的存储与关键词检索过程更加便捷，为了保障档案的安全性可以设置查看权限，移动设备通过VPN连接到内网中不仅保障档案信息的安全，同时还能够实现审计功能，使文书档案逐渐实现了传统的事后收集向事前管理、事中控制的现代化管理模式的转变，满足全方位、多层次、便捷高效的服务需要，有效提高档案整理、保管和利用的信息化水平。

5结语

综上所述，在我国经济全面发展的新形势下，创新文书档案工作，全面真实的反应企事业单位的发展经营状况与经营成果，对于实现企业事业单位的长期发展具有深远影响。

参考文献

[1]李瑷含.如何利用创新服务顺应新形势下的档案管理工作[J].科技创新导报，2015，（34）：199-200.

[2]王玲玲.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J].办公室业务，2015，（12）：74-75.