卫生监督监测档案的建立与管理研究

赵朝红

摘 要：卫生监督监测档案管理是在食品卫生、公共场所卫生、疾病防治卫生等卫生监督档案管理工作具有一定的促进作用。而且随着卫生监督体制改革的深入发展，卫生监督监测档案的管理工作也受到了高度重视。然而由于卫生监督监测机构在记录上标准不一，而且在档案管理方面存在着众多的矛盾和问题，本人就卫生监督监测档案管理工作的建立与管理中存在的问题进行详细的阐述。

关键词：卫生监督监测；档案管理；创新意识；信息资源；管理研究

卫生监督档案是对卫生监管的基本记录，主要包括质量检查、宣传教育、行政处罚、内部管理活动等内容情况。它对完善整个卫生监管工作有着十分显著的作用。首先，卫生监督管理档案综合运用了一些新媒体的技术、用文字、图片、声像以及视频等记录方式，对卫生监督监测档案进行科学化的管理与储存，发挥着科学化管理的应用功能。第二，卫生监督监测管理档案作为原始记录，不仅能够保障工作人员的合法权益，提高工作人员的工作环境，还能针对工作人员工作情况进行监测记录，促使工作人员提高工作积极性，推动卫生监管工作的大范围开展。第三，卫生监督管理档案的记录有很多的数据，主要是卫生监管机构的各种检查、教育和活动的总结，为卫生监督监测工作的实施，提供一个考核标准。

1 档案的编号与组装

卫生监督档案主要包括现场卫生监督笔录和现场卫生监督的录像、录音、照片、卫生监督意见书，禁忌人员调离决定书等。卫生监测档案主要是有卫生检测采样存根及检验报告。依据卫生监督监测部门收集的档案对归档文件进行鉴定、分类、排列、编号、编目、装订、装盒、确保归档文件的安全保密并便于查找利用。

1）档案编号。签发许可证所要审核的档案可以按照许可证的编号方法来进行编号，预防性的卫生审核档案可以按照业务的档案号、类别号、顺序号的方法来进行统一的编号。有些单位的卫生监督监测档案直接纳入到了卫生审核档案中，有许可单位的卫生监测报告不能单独进行编号，随监测时所做的现场检查笔录和采样单归入卫生监督档案。若是没有许可单位的卫生监督档案可以按照档案号---类别号---行业号----顺序号的方法来进行有效编号，统一的卫生监督监测档案按照年度时间顺序装订存档。卫生行政处罚档案的编号也是按照业务的档案号--类别号---行业号---顺序号的方法来进行统一的存档管理。统计报表等综合性档案可以按照年度时间顺序来进行编号，并分类进行存档。

2）业务档案的整理与归档。业务档案主要是按照分类管理的方式统一进行管理实施，案卷内的资料按照时间的顺序统一进行装订，采取先综合后分类的形式进行排列，并按照页或者面的方式来进行档案袋保管。依据案卷内的资料的规格以及形状来选择统一的档案盒或者袋子，在档案盒内部填写卷内的目录以及备考表，统一登记编号，档案袋除外。各类归档的文件用纸规范，装订美观，而且纸质的载体规格使用16开型，归档的文件使用A4纸张来保存，整理成卷的档案应该移交档案室作为归档材料，并做好交接登记工作。一些声像的档案必须保证图像清晰，失误完整并加以文字说明，这就要求归档的材料必须是原始资料，按照时间节点移交档案室综合保管。

2 卫生监督档案的保管和利用

1）档案室保管要求。卫生监督档案室的建立必须配备专门的档案库房，而且档案库房应该做好防火、防光、防盗、防高温以及防有害气体等安全保护措施。各种业务部门的应该按照专人专柜来保管资料。

2）档案的修复、鉴定和销毁。针对破损的档案要及时进行修补、复制，并做好档案的鉴定、销毁工作。各类卫生监督档案的鉴定、销毁需要经过领导审核同意，并编制销毁清单，留存综合档案进行备案。

3）档案保管期限。档案管理主要依据其保存的价值以及保管的期限，保管的期限分为永久、长期和短期3种。一般情况下卫生审核档案的资料保管期限为永久，一些单位在申请歇业满2年后方可销毁。经常性的卫生监督档案、现场的监督监测、采样等档案保管期限一般为2～3年。但在具体的运行过程中还需要根据当地监督档案的保管时限来进行研究，最终保障卫生监督监测的档案管理工作能够有序进行。

3 卫生监督监测档案规范化实施问题研究

鉴于卫生监督档案管理工作人员是一支新生的主力军，更有必要通过解决实际工作中的问题与难题来促进能力与素养的提高，以便更好的为人民群众服务。目前，卫生监督监测档案的归档标准还未统一化，哪些卫生监督资料可以归档，哪些资料不需要归档，各种资料的保质期都如何进行划分，没有统一的办法和标准，归档的材料也不规范，并提出了一些卫生监督管理方法，这在卫生监督管理工作中发挥了积极的作用。因此应尽快制定卫生监督监测档案管理办法和标准，实现规范化管理要求。另一方面，档案管理工作是一门专业性较强的技术性工作，在制定档案管理办法和标准的前提下，加强档案管理人员基本知识培训，通过培训，使档案管理人员掌握系统的档案保管知识，使卫生监督监测档案管理工作能够逐渐步入正轨。

1）培养高素质档案工作行政执法人员。近年来，由于档案管理部门人才流失严重，出现岗位空挡情况。若是想要改变这种现象，首先要改变档案工作无声无息的封闭局面。卫生监督监测档案管理是卫生行政部门对人进行监管，是保护人权益的重要依据。作为卫生行政部门内部进行抽查监督的重要控制依据。通过加强这方面的工作实施，改进卫生监督监测工作，提高档案管理人员的工作素质，强化卫生监督监测的危机感，促使其加强学习，尽职尽责，从而达到卫生监督工作的质量得到有效提高。积极的参与社会活动，并加強协调能力，为档案工作的顺利开展创造良好的社会服务。其次废除旧的用人机制，提高工作人员的积极性。三是强化训练，对档案管理工作分层进行基础知识教育工作，高级理论培训及档案专业教育工作，培养一支高质量的优秀人才。

2）科技创新意识增强。随着市场经济的不断发展，科技创新工作也不断加强，管理体制工作也在不断的加强，因此卫生监督档案管理工作提高与创新管理是离不开的。在人们的认识里，档案管理工作是简单而又枯燥的，传统而落后的工作方法都会使档案工作者缺乏创新意识和创新欲望，而且日常的档案工作也只是满足于每年的立卷、收集、整理等一系列的模式。由于卫生监督机构成立的时间不长，经验不足，编研工作远远跟不上档案信息资源的开发利用需要，对着那些资料可供社会利用，档案管理人员还需要结合实际，有目的的计划编研一些指导资料，供社会利用。另外，编发档案所利用的社会效益，反馈的信息仍旧要通过编辑之后重返社会，将制定好的档案上传上级领导，做好系统的档案管理工作。

3）卫生监督档案工作的保密性需要进一步加强。实施卫生监督管理工作是治理社会公共卫生的重要手段，因此卫生监督工作的涉及面较为广泛，需要在资料管理上进一步加强。在日常的管理中，卫生监督档案管理工作具有保密性、法律性等特点，在加强卫生监督档案管理工作的基础上，建立和完善卫生监督档案管理的规范化、法制化建设，另外还需要重视档案管理工作的保管途径，在培养监督档案管理工作的同时，促使档案管理人员的创新经济和开拓进取精神，提高卫生监督档案管理工作的保密性。而且档案库房管理制度应用上，划清档案管理工作的开放程度，无关人员须有相关的证明才能查阅档案信息，针对档案的管理权限，档案的编号以及保管程度等都有清晰的要求女，便于卫生监督档案能够朝着规范化、标准化的档案管理工作发展。

4）转变观念，重视卫生监督档案信息资源的开发与利用。在档案信息资源开发与反馈工作中，由于档案数据管理的局限性，对数据的统计和管理都有一定的影响。而卫生监督监测收集统计档案所得来的数据，直接反映档案的利用情况，但这些都是表面现象，说明了档案给社会和经济建设的价值和作用。而且这些统计的数据也只能说明表面现象，不能真实的表达档案利用的实质，实际的经济效益，这就是目前卫生监督档案系统普遍存在的问题。我们只需要统计几个可以利用的数据，比如说人数、可以利用的档案的卷数，页数以及复印数据等，通过档案信息资源的开发与利用，所获得的社会效益和经济效益。

现代信息网络为基础的新信息环境正在迅速的形成，卫生监督档案管理也逐步向数字化网络管理转变，必须给与一定经费投入，并加强档案管理信息化管理科研工作，提高卫生监督监测档案的信息化管理水平。

4 結语

卫生监督档案管理工作是实施卫生监督机构档案管理的重要组成部分，我国目前大难档案工作正处于封闭型管理到开放式服务，从注重保管的质量到注重服务质量，传统的服务管理向现代化的管理工作转型。而且随着改革开放的深入开展，新时期的卫生监督档案工作的地位和作用更加突出。在之后的卫生监督档案管理中也必然会在深化改革、发展经济、推动科技进步、提高国民素质有着重要的促进作用。

参考文献

[1]郭晓东，徐文娟.加强档案信息化建设提升档案管理水平[J].办公室业务，2017，（4）.

[2]高雪莲.档案信息化建设与档案管理的几点思路[J].青春岁月，2017，（18）.