工程项目资料管理存在的问题及对策

周悦婷 窦丽培

摘 要：工程项目能否实现预期目标往往影响因素甚多，为此，项目实施资料管理具有极其重要的意义。工程资料管理是工程建设的重要环节，工程资料是单位工程竣工备案的重要档案材料，全面反映了工程质量和验收情况，是反映工程状况的重要文件。为此，本文主要对工程项目资料管理存在的问题进行了分析，并提出了几点建议。

关键词：工程项目；资料管理；问题

在现代社会中，随着工程建设现代化程度的不断提高，国家在项目投资、管理建设方面都发生了根本的变化。在现代化大规模工程建设项目中，投资的多元化、管理的法制化、施工的程序化，工程资料的归档规范已成为必然趋势。衡量建设项目的管理是否满足科学化、程序化、规范化和可追溯性的一个重要标志就是有一套完整的工程项目管理资料。因此，工程项目资料管理是工程建设过程中不可或缺的一项重要工作。工程项目的资料管理是一项系统工程，它涉及各个专业技术部门，是一项复合性工作。如何在工程项目的各个阶段做好工程资料的管理工作，使工程项目资料完整准确、有效、及时的归档已成为能否保证工程顺利通过验收、后续生产是否有保障的必要条件。

1 工程项目资料管理工作中存在的问题

1.1管理意识薄弱

工程项目负责人以及管理人员对于工程资料的认识不到位，管理意识薄弱，不能将对资料的有效管理落实到实处，仅仅是口头说说，主要工作内容放在了抓工期、抓工程质量、以及工程安全等方面。认为只要按时保质保量地完成项目建设就可以，完全没有认识到项目工程资料的重要性以及实用性，从而导致了工程建设之中档案资料的整理以及管理。

1.2 资料不够全面

工程项目中的资料管理，其资料必须是完整的、全面的，只有完整、全面的资料，才能够确保对工程项目资料全面记录、全面分析以及全面评价的顺利展开。然而，就我国目前的现状来说，绝大多数的工程项目仍没有做好这一点。对于工程项目的资料记录不够全面，直接造成了相关资料严重短缺的现象发生。其原因包括了以下两点：第一，认识程度不够。一些施工企业、单位与监理企业、单位还没有能够正确地认识到资料对于工程项目质量的重要作用，甚至将整个工程项目的资料管理当作是附属品，认为仅仅是工程竣工、验收的必要附件，既麻烦又不具备任何意义；第二，管理不够科学。在展开工程项目的资料管理之前，施工企业、单位与监理企业、单位往往以散漫、自由的心态对之，并没有严格地制定出科学的、合理的以及具有前瞻性的管理方法、管理手段，进而直接地影响到、制约到后续展开的工程项目资料管理工作。

1.3 资料存在造假现象

在工程项目中的所有资料都必须是真实的、有效的，只有在这样的基础前提下，才能够成功地展开相关的资料管理工作，也才能够赋予资料管理工作的意义。然而，在我国工程项目资料管理中，存在着资料造假现象，这种现象可以说是工程项目资料管理中最为恶劣、最为严重的问题。施工企业、单位以及监理企业、单位不仅仅违反了诚实、守信的基本原则，更直接损害了自身企业、单位的形象，最重要的是使得工程项目资料管理工作丧失了存在的意义。从本质上来看，这种现象出现的原因包括了以下三点：第一，在工程项目展开的过程中，因为一些客观原因，使得整个工程的具体情况没有能够及时、全面地做好记录，到了工程的竣工、验收阶段，就会因为缺乏资料记录而不得不造假编写，以应付交差；第二，在工程项目的具体施工过程中，一些施工企业、单位为了能够达到项目的高合格率，而不惜对施工过程中的资料造假，比如说纵断高程、钢筋保护层厚度等等项目当中，就存在着大量的造假现象，而这个造假的偏差甚至会达到50%左右；第三，当工程项目的施工出现了质量性、原则性的问题，相关的工作人员就会单纯地为了逃避责任、逃避处罚，而愚蠢的对资料实施造假。

2 加强工程项目资料管理的策略

要保证工程项目资料管理的完整、准确、系统、齐全，真实地记录和反映施工及验收的全过程，除了不断加强业主、监理和施工单位三者之间的的业务协调和提高管理水平外，就应从如下方面入手：

1）重视工程项目资料的管理。提高工程项目资料的管理意识是提高相关资料收集与整理的重点所在，因此工程企业要加大对工程项目资料管理重要性的宣传，通过开展相关的学习班培训教育，将资料意识灌输给每一个相关管理人员。并且组织企业档案管理人员认真学习档案管理方面的专业知识，使其充分熟悉工程项目资料收集整理的全过程，让其深刻理解到加强资料管理的必要性，认识到工程项目资料管理工作是一项长期基础性工作。资料信息是否真实可靠将会影响工程项目的质量和企业的收益，需要资料管理人员自身具备很强的责任心、使命感，用规范化管理流程运用到资料管理工作中，为提高工程项目的质量以及提升企业形象夯实基础。

2）完善工程项目资料保存工作。因为工程项目资料管理是一项系统工程，所以其中有很多资料，在进行资料管理中需要对其进行分门别类，这样有利于资料的收件和管理，也便于日后查看，也能避免资料的缺漏问题。工程项目资料可以根据基建文件、监理资料、施工资料和竣工图纸来区分整理和管理，并进行资料的分类存放，以免资料的混淆。以此同时，还需要注意的是工程项目资料的装订工作，资料管理人员在获取相关资料后，最好在第一时间把资料进行有序的整理和装订，以防资料保管时出现缺页少页和资料损坏问题的发生。

3）提高工程项目资料的完整性。完整的工程项目资料是工程施工质量的侧面证明，所以工程企业要对各项资料进行跟踪收集和整理，企业要安排专门的人员进行工程项目资料的跟踪收集和整理管理，同时做好各项质量评定等各种原始记录，确保资料内容的连续性。当企业资料管理人员有变动时，要彻底完成资料交接。在施工的同时进行资料的收集，如有发现错误或者遗漏要及时进行补救，确保资料的完整性。

4）确保工程项目资料的真实性。当前，我国很多工程企业没有对工程项目资料进行同步记录，而只是在后期出资料，导致工程项目资料不能真实的反应工程建设的真实情况，工程项目资料容易产生混乱和虚假的现象，而造成此工程档案没有实际的意义。所以工程企业在工程项目中要要求每次工程质量检查时资料员一定要参加，同时由资料员记录原始数据，填写验收记录，要保证工程技术资料与施工进度同步。一定要杜绝对原始记录采用“后补”造假的做法，工程检测单位要对试验负责，其中不符合要求的坚决不出具试验报告，也要杜绝出具假试验报告的违法行为。监督站、监理部门也应定期对工程项目资料的可靠性、真实性进行检查，对有违规行为的进行处罚，制止并責令其整改。

3 结束语

总之，工程项目资料的编制和管理是一项长期的系统工程，是工程项目中不可缺少的一项重要工程，它贯穿于整个工程施工的全过程。资料管理工作对于企业来说具有重要意义，工程资料管理过程中出现问题或严重影响工程施工进度和质量，对企业的信誉也会造成影响，所以企业必须提高对工程项目资料的管理意识，完善对资料的保存，确保资料的完整性和真实性，从而确保整个工程的顺利进行，促进企业在竞争中处于不败之地。

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