广西铁路公司建设项目档案管理初探

陈维琪

摘 要：从广西铁路公司实际出发，结合铁路建设项目档案特点，分析铁路公司建设项目档案管理现状，找出存在不足，提出把握资产归属原则，提高全员思想认识，健全档案管理制度，做好档案归档管理等方面建议，提高广西铁路公司档案管理质量，为企业生产运营服务。

关键词：铁路公司；建设项目档案；管理

上个世纪80年代初期，在南防铁路建设中，广西壮族自治区政府与原铁道部共同探索合作途径，出现合资建路的雏形。2002年广西沿海铁路股份有限公司成立，经营广西南宁至防城港、钦州至北海等线路。近几年为满足广西经济发展需要，加快自治区高铁建设步伐，铁路公司数量也逐渐增加，2013年底，广西境内柳南客专、沿海铁路扩能改造工程（包括钦州北至防城港、钦州北至北海、南宁至钦州北段）等多条合资铁路陆续竣工开通运营，相关铁路公司的建设项目资料归档工作全部提上日程。

1 铁路建设项目档案特点

1.1 真实性

建设项目档案的形成与铁路建设同步，是整个项目的前期准备、设计、设备采购、施工及监理、调试及生产准备等活动同步的原始记录，真实再现铁路建设项目全貌，具有有效的查考利用价值和完备的质量追溯功能。

1.2 价值性

建设项目档案是企业的特殊资产，能为铁路后续运营提供查证、参考、利用的信息。当发生纠纷时，建设项目档案作为资产权益的原始凭证，是维系企业生存和发展的生命线，档案做得好坏，直接关系到企业的合法权益。

1.3 复杂性

铁路建设项目档案涉及线路、路基、桥梁、隧道等多个专业，与土建、电子、力学、声学等多个学科相关，同时综合了工程质量、造价、合同、组织等方面内容。依赖于不同载体，依附不同对象，构成复杂，具有较强专业性。

2 铁路公司建设项目档案管理现状

合资铁路是指原铁道部与地方政府、企业或其他投资者合资建设和经营的铁路，各铁路公司主要负责合资铁路的运营管理。由于铁路公司是新生事物，档案管理存在一定不足。

2.1 档案归属模糊不清

部分铁路公司没有把档案当成企业资产构成之一，对档案管理不闻不问；有的铁路公司简单以各方出资多少来进行划分，谁出资多，档案就应当归谁；有的认为铁路局集团公司负责开通后合资铁路的运输组织、运营维护，档案管理应归所在铁路局集团公司负责。

2.2 轻视档案利用价值

在实际工作中，档案的现实价值存在一定隐蔽性，部分价值很难在短时间内体现，使得人们对其丰富的内容不甚了解，有的人甚至认为它是秘密、无用的，这些误解在一定程度上影响了档案价值的发挥，使得档案管理不到企业管理者和员工的重视，档案利用率偏低。

2.3 公司自身存在局限

铁路公司大多是因合资铁路建设才成立，公司还处于成长初期，存在制度不健全，办公条件有限，资金、人员不到位等实际困难，部分铁路公司甚至连自身办公用房都为临时租用，更谈不上拥有符合档案管理“八防”要求的档案库房了，严重影响档案管理的正常开展。

2.4 档案管理任务繁重

基于铁路建设项目存在的特点，建设项目档案管理是一个长期、连续的过程，必须做好提前介入，结合建设内容、管理模式等特征建立档案管理制度和具体工作规范，迅速明确参建各方责任，抓好过程控制。但实际铁路公司档案管理无经验、无人员，工作开展举步维艰。

3 铁路公司建设项目管理建议

为适应铁路公司发展需求，充分发挥档案价值，就加强铁路公司建设项目档案管理工作提出以下几点建议。

3.1 把握资产归属原则，发挥专业优势

根据《中国铁路总公司关于进一步规范铁路建设项目档案管理工作的通知》（铁总计统〔2017〕255号）规定“铁路建设项目档案是企业资产的组成部分，按照‘谁投资，谁所有的原则，应由铁路公司负责归档管理，档案资产属于各铁路公司”。明确指出，企业档案是资产的一部分，资产属于谁，档案就归谁。虽然在柳南、南广等多条合资铁路中，铁路局集团公司占有半数以上股份，但其只作为原铁道部出资者代表，并不是资产所有者。

在准确把握资产归属原则的前提下，充分考虑各铁路公司的实际困难，对集团公司管辖范围内的铁路公司档案管理、库房建设情况开展实地考察，分类解决实际困难。对部分已按相关国家标准采取租用方式解决库房问题的铁路公司，加强档案管理日常工作检查、指导，帮助提高铁路建设项目档案管理水平；对库房问题无法解决或解决困难较大的铁路公司，各铁路局集团公司要发挥专业优势，及时伸出援手，签订协议，以市场化方式代管铁路公司的建设项目档案，保证档案完整性。

3.2 提高全员思想认识，挖掘档案价值

扩大档案影响力，破除“档案无用论”。收集档案利用实例，做好利用效果分析，以事实说话，强化档案意识。正确处理档案利用与保密矛盾，创新工作机制，在内部网页上公布部分建设项目档案目录，并进行简单内容介绍，对一些重难点工程、重大科技成果重点说明，使利用者一目了然，提高利用积极性。改进工作方法，既要充分发挥自身优势，又要合理借助外力。借助每年国际档案日的主题宣传活动，通过张贴宣传海报、制作宣传展板、撰写主题征文、组织相关单位到所在铁路局集团公司参观等活动，宣传铁路建设成果，突显建设项目档案在铁路公司发展中重要性。在档案信息开发利用上动脑筋，充分挖掘档案价值，做好利用服务。根据铁路公司实际情况，积极推进项目档案数字化，运用先进技术进行管理，提高利用效率。在数字化的过程中要特别注意，采取委托第三方进行建设项目档案数字化工作时，要注意做好档案保密。铁路公司应按规定与数字化加工单位签订保密协议，明确保密要求、责任和泄密的处罚措施。

3.3 健全档案管理制度，完善管理体系

要想档案管理工作顺利开展，建立健全的管理制度是第一步，也是影响管理质量的关键一步。

明确保管期限。根据国家及铁路行业标准，结合项目建设内容、管理模式等特征制定符合项目实际的归档范围和保管期限表；提高编制质量。字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签章手续完备，技术数据翔实可靠，能反映工程真实情况，具备法律效力；掌握组卷方法。遵循文件的自然形成规律和成套性的特点，保持卷内文件的有机联系，合理组成保管单位。先区分专业，再按铁路验收标准划分的单位工程、分部、分项工程、检验批组卷；把握文整细节。卷内文件排列、装订，竣工图折叠、编号等都要严格按照行业标准，从方便利用的角度出发，符合人们的阅读习惯，延长档案的使用寿命。此外，档案的主要作用及存在的意义就是利用，在管理过程中，还要注意合理进行资源共享。针对合资铁路的特殊性，在充分考虑企业档案保密性的基础上，从尊重建设项目出资各方利益，满足现场运营维护的角度出发，对部分使用較多的档案资料制作复制本，在铁路局集团公司之间实现资源共享。

3.4 结合铁路公司实际，做好归档工作

各铁路公司根据自身实际情况，明确档案管理方向，做到档案管理有人负责、档案保管有设备保证。

指定专人管理。实行单位领导分管、档案工作部门领导主管，指定专人对相关资料进行监督、检查、指导，保证资料收集齐全。档案管理人员要紧跟合资铁路建设形势，认真学习新标准，提高业务素质。如遇工作变动时，及时安排新人接替，做好资料交接工作，真正做到人走，资料不走，确保资料的完整性和连续性。同时为适应数字化档案管理需要，应注意收集建设项目档案的电子版，积极采用信息化手段进行管理，不断提高档案管理的工作质量和水平。配备必要设备。配备能确保资料安全的档案柜、资料盒，部分合资铁路建设项目集中，档案资料较多，办公条件较好的铁路公司还应积极加装档案密集架，合理划分、科学排列，充分利用现有库房，提高档案保管质量。存放档案的库房要具备“八防”条件，防止档案破损、褪变、霉变、虫蛀、消磁和散失，满足档案接收、管理和利用工作的要求；针对广西气温高，空气潮湿的气候特点，注意日常库房温湿度控制，在汛期，加强安全巡查，杜绝安全隐患，确保档案安全。