新时期对人事档案管理保管的方法分析

摘 要：人事档案对于人们的生活与工作起着很大的作用，加强对人事档案的保管是十分重要的。但在具体的保管过程中还存在着许多问题。因此，本文将对新时期下人事档案管理保管的方法进行分析，希望可以有效解决其存在的问题，提高保管工作的质量与效率，从而促进人事档案管理保管工作更好的开展。

关键词：人事档案；保管工作；保管部门

随着社会经济的不断发展，人事档案的保管工作在迎来发展机遇的同时也面临着不少问题。因此，必须加大对人事档案保管工作的管理力度，并通过具有针对性的方法及时解决其遇到的问题，提高档案管理保管工作的水平，从而促进人事档案管理保管工作进一步发展。

1 制定并完善人事档案管理的保管制度

在新时期，要想做好人事档案管理保管工作，最重要的就是制定人事档案管理的保管制度，并在实际实施过程中不断完善这一制度。一方面，人事档案管理的保管制度必须要对人事档案的保管单位进行明确。首先，分级管理人员的人事档案，应该由其主管部门保管，而且其只对人事档案副本进行保管[1]。同时，非主要监管的单位不负责保管人事档案，必要时，可以根据实际的需求以卡片档案的方式来进行管理。其次，对于在军队和地方都有职务的工作人员，要看其工作重心在哪方面，并由其主要工作单位对档案进行管理。然后，对于离休、退休或者是退职的人员，要根据其实际情况进行档案管理。若是就地安置的人员，那么其人事档案就可以由原来的部门继续进行保管；若是易地安置的人员，其人事档案应该交给相关的组织或者是人事部门进行保管。最后，对于被开除公职的人员，要由人事部门或者是管理部门对其档案进行保管。若是该人员为干部，其人事档案必须交给当地县级的人事部门。同时，对于受到刑事处分的人员以及处在劳动改造的人员，其人事档案由原单位保管。在其解除处分后，若是需要重新安排工作的，应该由相关的主管单位对其档案进行管理。

另一方面，保管制度还要对保管的期限进行明确规定。可以从以下几点来制定相应的保管期限：对于有着突出贡献的成功人士，在其死亡之后，其人事档案要先由其原来单位进行保管，一段时间后再交到机关档案部门，并与其他到期的人事档案一起交由档案馆保管；对于具有一定威望的人员，在其死后，其原有单位要在一定时间内保管其人事档案，之后再将其交给机关档案部门，由档案部门向档案馆进行移交；对于在某一区域有着一定影响力或者是在学术上有着一定成就的人员，在其死亡后，其档案在一定时间之后也要移交到档案馆内；而对于具有较高职务的人员，其人事档案必须要在其原单位保留较长的时间，例如在中央或是国务院任职的人员，在其死亡后，原单位要保管其人事档案5年，之后再交由中央档案馆永久保管。

2 提高人事档案管理保管人员的综合素质

保管人员的综合素质与能力在很大程度上影響着人事档案管理保管工作的效果。因此，在新时期，要想做好人事档案管理保管工作，就必须提高保管人员的能力与素质，从而提高保管的质量与效率。要加强对保管人员的专业培训，通过培训，让其掌握档案管理的专业知识与技巧，并不断提高自身的保管能力，从而提高其保管的质量。同时，还要加强对保管人员的管理与考核，通过建立相关的管理制度与考核制度来规范保管人员的工作流程与工作行为，并通过给予工作优秀者一定奖励的方式，调动人员的工作积极性，使其主动投身到保管工作中去，从而提高保管的效率。另外，还可以通过座谈会、交流会等活动，让保管人员可以进行交流，并在交流过程中学习他人的优秀经验，解决自己在具体的工作过程中遇到的问题，从而促进档案保管水平的提高。

3 充分利用现代手段保管人事档案

随着我国经济的快速发展，人们加大了对各种技术的研究。因此，要想提高新时期人事档案保管工作的效率，就必须创新传统的档案保管模式，并充分利用先进的现代技术，对档案进行科学的保管。人事档案保管人员必须对传统的保管模式进行改革，可以充分利用计算机技术与网络技术等先进的现代技术，将原来的单一的纸质保存形式转变成纸质与网络并存的保存形式。同时还要合理利用现代信息技术，建立起档案保管的网络平台，并通过资源共享、高效传输等方式，实现开放式的保管，从而促进人事档案保管工作更好的发展。

4 加强对基础设施的建设与管理

新时期下的人事档案管理保管工作还要做好基础设施建设工作，对人事档案进行科学、严密的保管，从而保证其安全性与易查找性。一方面要建立起牢固的保管库房，并保证其具有良好的防火性与防潮性，还要准备铁质的档案柜，从而对纸质的档案进行有效保管。同时，库房内还要设置空调、灭火器等相关设备，并定期对其进行检查与维护，从而提高纸质档案的安全性。另一方面，要做好网络、硬件与软件等方面的建设，从而对电子档案进行高效管理。要根据不同的服务对象，建立起三个层次的网络，即内网、政务网以及公众网。同时，还要经常检查计算机的设施，及时发现其存在的问题并进行合理解决，还要经常对其系统进行更新升级，从而保证人事档案保管工作的顺利进行[2]。

5 结论

在新的时代背景下，人事档案发挥的作用越来越大，这也就使得其保管工作越来越重要。因此，必须通过制定并完善相关制度、建设高质量团队、创新保管模式与手段以及加强基础设施建设等方法，提高保管的效率与水平，从而保证人事档案管理保管工作的顺利进行。

参考文献

[1]朴敏姬.人事档案管理保管的方法探究[J].办公室业务，2017（20）：171.

[2]陶俊秀，张艳红.浅析人事档案的保管与借阅工作[J].办公室业务，2016（12）：148.

作者简介

于红，女，山东省文登人，汉族，现职称：助理工程师，本科；研究方向：人事档案管理（从事人力资源管理工作）