PDCA循环在医院检验科试剂耗材管理中的应用

徐庆

(谷城县人民医院检验科，湖北 谷城 441700)

临床检验试剂耗材信息化管理是临床实验室全面质量管理的关键，检验试剂作为整个检验过程中最基本的环节，其管理是影响检验质量的主要因素之一，并直接关系检验结果及检验科的成本、效益[1]。检验试剂耗材从购买申请、保存到使用等各个环节，涉及到试剂耗材申领员、采购部门、供应商、库房管理员和检验科物资管理员等多层次的交接。其中任何一个环节和交接工作处理不当都可能导致试剂耗材的差错，从而影响检验试剂耗材的质量及检验结果的准确性。本研究将PDCA循环模式应用于检验科试剂耗材的质量控制管理，取得了良好效果，现报告如下。

1 我科库存管理模式及存在的问题

通过收集2016年3月至2016年6月我科检验试剂及耗材申请的145个项目产品的库存数据（见表1），可见我科每月的盘点误差率较大，实际库存与电脑库存严重不符，库存差异波动大。统计其申请采购时间、审批时间及接收时间。通过科室讨论及数据分析，发现该阶段在试剂及耗材的管理中存在以下问题：试剂缺货与失效率较高，从试剂申购到我科接收试剂的各环节响应时间较长；不合理库存量较大，影响了科室试剂与耗材库存管理的效率和成本；试剂及耗材运输运转时间太长，或是库房或是检验科接收试剂不及时，导致试剂的可溯源性不强同时增加了检验结果的不确定性。

通过讨论总结，对影响试剂与耗材的原因进行全面分析，确定为以下3个方面：⑴检验科的日常工作虽然已经采用LIS系统，但原有的关于试剂及耗材规章制度和流程是传统的手工作业模式，制度不够准确清晰，流程繁杂费时且不够标准，工作人员库存管理意识不够强烈，员工操作随意性大。此外工作人员可能由于工作繁忙等因素导致漏记账，多记账或记错帐，账物不符等情况[2]，无法准确记录出入库情况，导致试剂及耗材出入库差错率大、批次效期管理不准确，库存实际管理效率不高。⑵制定采购计划的人为和主观因素影响较大，存在过度依赖经验的情况，导致了采购计划缺乏科学依据，容易造成预测估计不准确，判断失误，导致试剂及耗材缺乏或囤积。⑶从试剂及耗材采购、配送到验收入库再到请领、出库供科室各专业小组使用，整个过程缺乏可溯源性。而且由于部分试剂的保存特殊性对环境温度有要求，运输时间过程过长或是接受不及时都会导致试剂失效，检测结果准确性无法保障。

表1 2016年3月至2016年6月我科库存每月盘点情况

2 制定整改措施

2.1 成立检验科库存管理控制小组，增强检验试剂及耗材管理意识 从2016年7月开始，对检验科库存管理由传统的手工作业模式改进为网络化管理，采用成熟的试剂库存管理平台，并形成相统一的质量手册、程序文件和作业指导书，规范检验科库存管理程序[3]。检验科库存管理控制小组主要职责是强化检验科库存管理及全面质量控制的重要性，纠正以往长期老模式引起的弊端，组织全科员工学习库存管理相关文件及PDCA相关知识，共同商讨并提出相应纠正措施和预防措施，对纠正措施和预防措施的效果进行跟踪、评价，拟制定实验室全面质量改进措施[4]。

2.2 完善库存管理文件 拟定相应的库存管理计划，加强检查或是库存抽查力度，加强员工出入库执行力。

2.3 改变传统单一的供应模式 对一部分消耗量大且对保存环境要求高的试剂及耗材，由供应商直接配送到检验科库房的方式，减少试剂在医院内部的转运环节[5]。

3 PDCA循环管理实施方法

3.1 第一个PDCA循环

3.1.1 目标 为规范检验科试剂及耗材管理，保证检验工作的质量，我们制定了计划目标：争取将试剂及耗材库存差异保持在±200件以内，盘点误差率保持在±10%以内。计划阶段为4个月，作为第一个PDCA循环。根据第一个循环完成的情况，进一步调整部署新的计划和工作。

3.1.2 成效 2016年7月至2016年10月，第一个PDCA循环每月盘点情况见表2，统计试剂及耗材采购量和前一个月试剂耗材消耗的变化分析，按照库存策略（库存水平达到预设的下限）进行需求预测，以最小订货量为单位自动生成需求计划草案，使库存满足上限要求[6]。

由表2可见每月盘点的账存差异波动幅度基本在±150件，每月的差异会逐渐减少，盘点误差率最大绝对值能达7.2%。虽然较之前有了明显进步，但仍未达到预期目标。

3.1.3 对库存盘点中发生问题的处理 经留心观察每个检验人员的库存出入记账习惯，发现部分检验人员仍然习惯于用老模式的手工纸质记录试剂耗材出入库的情况；还有员工不习惯库存系统的操作，尤其是每日早上库存系统未开启时，部分检验人员疏忽于开启系统进行出入库操作。为了纠正及改善此种情况，我科进行讨论决定，指派专人保管库房钥匙并负责试剂及耗材的出入库，每个专业组的试剂耗材随需随取的模式转变为每周固定时间出库，各个专业小组负责人统计本专业组完成一周的检验工作需要的耗材量，于每周二上午发出试剂耗材申请，并领取相应的试剂耗材。

3.2 第2个PDCA循环 目标2017年2月底前必须将检验科试剂耗材的库存差异保持在±100件以内，盘点误差率保持在±5%以内。第二个PDCA循环盘点情况见表3，可见每月试剂耗材的库存波动差异降低到了±35件以内，盘点误差率稳定在±2%左右。经过第二个PDCA循环后，库存差异的平均值从PDCA干预前的263件降至24.5件，盘点误差率的平均值从干预前的12.1%降至1.12%，差异具有统计学意义(P＜0.05)，完成了预期的目标。

表3 我科第二个PDCA循环库存盘点情况

3.3 从2016年3月至2017年2月，选取6种试剂产品进行数据收集、记录和统计分析，统计3个阶段的周转天数，见表4，库存周转总趋势良好。启动检验科库存信息化管理实施PDCA循环后，6种试剂的周转天数明显改善，库存管理优化效果明显提高，达到了预期目标。

表4 各组试剂耗材库存平均周转天数

表2 我科第一个PDCA循环库存盘点情况

4 讨论

PDCA循环是美国统计学家戴明提出的应用于全面质量管理的科学程序，它能使任何一项活动有效进行并且更加合乎逻辑，可以使研究者的思想方法和工作步骤更加条理化、系统化、图像化和科学化[7]。

检验科试剂耗材管理通过实施PDCA循环管理模式后，库存差异平均值的波动幅度从263件降至24.5件，盘点误差率的平均值从12.1%下降到1.12%，差异具有统计学意义 (P＜0.05)，AST试剂、GLU试剂、尿干化学试纸条、五分类稀释液、血平板的周转天数分别由PDCA干预前的62.2、54.1、116.3、189.4、126.2d，转变成 43.5、38.2、75.6、132.5、93.6d，变化趋势明显，有效提高了试剂周转效率。表明通过PDCA循环模式进行试剂耗材管理后，进一步完善了质量管理体系和质量监督和评价机制，强化了质量管理意识和全体人员的参与意识，使质量管理标准落实到各个岗位[8]。

试剂及耗材管理应做到精细化、制度化、标准化，杜绝浪费，保证检验结果的准确性和可比性，从而提高医疗水平和质量[9，10]。基于检验试剂服务供应平台的库存管理反应迅速、准确有效，实现了从检验试剂及耗材采购、验收、保管、出库、使用等全过程试剂流动实时透明化，提升了医院外部供应保障业务水平，降低了采购计划的偏差，加快了试剂的周转，从而降低了库存管理的成本，保障了检验工作的有效完成[11，12]。

我们在实行PDCA循环的每一个环节中不断寻找并解决问题，更加注重检验试剂及耗材的使用管理，提高责任心，做到长效管理，确保库存对账、检查、盘点等准确无误。目前库存试剂各批次的相符率已在精确严谨的统计过程中逐步上升，高价值试剂品种的相符率已经达到了100%。通过PDCA循环模式优化实验室试剂耗材库存管理，构建检验科实验室试剂信息化平台、规范实验室工作流程、完善试剂溯源管理、保障检验科日常检测工作正常运行，实现试剂耗材库存管理水平的持续提高及改进。