浅谈民生档案与三个体系建设

孟小东

摘 要：早在2008年，时任中央档案馆馆长的杨冬权同志在全国档案工作会议上首先提出了档案管理工作要实现“两个转变”，建立“两个体系”的总体目标，直到2010年，全国档案安全体系建设工作会议上，对两个体系进行了新的明确和战略部署，至此，两个体系正式转变为“三个体系”。本文将从民生档案的角度展开分析，以如何切实做好民生档案的三个体系建设工作为出发点，进行简要的分析和论述。

关键词：民生档案；三个体系；体系建设

广义上的民生档案是指在社会管理、服务部门形成的与公众利益密切相关的个人档案，是社会管理活动的历史记录，是维护群众权益的原始凭证。这个概念的提出源自我国社会管理体系的初步形成和逐步完善，其囊括了养老保险档案、医疗保险档案、失业保险档案、工伤保险档案、婚姻登记档案、房地产档案、工商登记档案等方方面面，在我国，民生档案的具体类别足有三十余种[1]。

1 从统计入手摸清家底，做好民生档案资源体系建立工作

既然我国的民生档案包含诸多内容，而每一项民生档案都由具体的政府职能部门进行管理，从这一层面上来说，档案管理部门在其中的作用微乎其微，举例而言，医疗保险档案的管理部门是各地区的医保局，而婚姻登记档案的管理部门是各地区的民政局，因此，在民生档案资源体系建立工作上，我国还有相当长的路要走。

1.1 分门别类，统一汇总，对各类民生档案进行统一管理

单就这一工作而言，应当由各地区政府负牵头责任，政府可以赋予各地区档案管理部门，对民生档案进行统一汇总，按照不同职能、不同类别、不能效能的原则，对涉及民生的各类档案进行梳理汇总，从而形成每名公民的具体民生档案。例如，可以由某地档案局牵头，对涉及到民生档案管理的人社局、民政局、房产局、工商局等掌握各类别档案的部门进行统一调度、统一汇总，从而形成民生档案资源体系的基石[2]。

1.2 适当调整，化零为整，对各类民生档案进行摸底排查

基于民生档案的种类多、内容多、覆盖面广等情况，在整体民生档案资源体系建立过程中，难免会出现统计缺失、调查困难的情况，因此，有必要对整体民生档案的范围，进行法律上的规定和限制，毕竟并非所有公民都会进行工商登记，也不是所有公民都会进行公证程序。

1.3 创新立制，用信息化，对各类民生档案进行数字录入

随着科学技术和电子信息技术的进步，纸质档案已经不能满足社会经济发展的需求，同时，纸质档案在保存和管理中存在着众多问题，无可避免的会发生水泡、火烧、遗失，而纸质档案的损毁又是不可逆的存在，因此，对于民生档案的资源体系建立工作上，就需要高标准、严要求，起步就应当采用数字信息化的录入方式，避免纸质档案的遗失、损毁对公民的权益造成损害。

2 从服务着手形成规划，做好民生档案利用体系建设工作

习近平总书记在党的十九大报告中指出，要继续加强民生工作的投入力度，确保各级政府职能部门梳理“民本位”思想开展工作落实。这就要求在民生档案的利用体系建设工作中，要坚持“以民为本”的服务思想建立。在民生档案利用体系的建设工作上，就要求做好事前谋划，加强事中宣传，做好事后服务。

2.1 提前谋划民生档案的利用方式

从某种程度上说，民生档案的资源体系建立是不可逆的、顺应历史潮流的创新发展模式，在民生档案资源体系的基础上，应当科学谋划民生档案的利用方式、方法，例如在医院急诊工作中，许多急诊患者被救护车送到医院时，已经昏迷，无法及时说清自身的医保、社保等情况，这就要求在民生档案的利用上，及时将患者的有关情况报告医院，从而开展具体治疗。因此，在民生档案的利用方式上，应当尽早谋划，为以后民生档案利用体系的建设做好基础性工作。

2.2 加强民生档案利用体系的宣传

在利用体系建立之后，着重应该考虑的是民生档案利用体系的宣传工作，民生档案的利用工作不同于以往分散的档案管理工作，因其存在整合划一的特点，这就要求一方面要利用传统媒体和新媒体的形式，对利用体系开展全方位的报道，从而让民众得知利用体系的诸多好处；另一方面通过有效的官方宣传，可以使民众放心自己的个人民生档案不会被非法使用。

2.3 提升档案服务力度，完成利用体系建立的最后一公里

党的十八大以来，政府职能改革、构建服务型政府，成为未来政府发展的主要方向和风向标，任何政府职能部门都需要梳理服务为上的执政理念，而在民生档案的利用体系建设上，也面临着同样的大趋势。民生档案的利用应当是两方面的，一方面是政府职能部门对公民的权益进行监管，例如收费、服务等问题，既要保证公民可以依法享有民生档案所提供的民事权益，又要保证政府在提供权益的同时，不会产生更多的金融风险性债务；另一方面是公民对自身权益的合理利用，例如公民对社保缴费金额的查询、退休金的领取、公积金的使用等问题，所谓民生档案从根本上说就是服务民众，如果在民生档案资源体系建立之后，民众的体验感和便利感不比从前，就无法说民生档案的三个体系建设工作是成功的。这就从根本上要求民生档案利用体系建立后，逐步完善服务体系的优化升级。

3 从管理入手杜绝隐患，做好民生档案安全体系升级工作

民生档案三个体系建设的核心就是安全体系的建设工作，从一定意义而言，安全体系的建设基本已经完成，无论从《档案法》出发，还是从《保密法》出发，都要求对我国公民的各类档案严格保密，因此，在各类民生档案建立之初，就受到了相关法律法规的严格要求，禁止向任何第三方出具公民个人的民生档案信息。

3.1 升级技术，加强对民生档案的安全性管理

鉴于各类民生档案本就建立了安全系数极高的安保体系，除却人为原因，很难从内部泄露民生档案的具体信息。为了建立民生档案的资源体系，势必要将各类民生档案进行统一调度和整齐划一，进而在安全性管理上，难免会出现各式预想不到的问题，因此，有必要对民生档案的安全性管理进行技术上的升级，一方面提升软件技术，保证民生档案的信息不会被入侵、窃取；另一方面加强硬件升级，保证民生档案的信息不会被内部管理人员泄露。

3.2 加强培训，提升对民生档案的安全性认识

在民生档案安全体系升级之后，需要对具体业务人员进行保密业务培训，从而提升档案管理人员对档案安全的思想意识，同时可以通过保密协议签订、开展警示教育等方式，约束具体业务人员对民生档案管理的权责适应。因此，加强对民生档案管理部门的人员培训，提升思想意识，是从根本途径上解决档案信息泄露问题发生的有效办法[3]。

3.3 做好预防，杜绝对档案信息的泄露情况

2018年最高人民检察院、最高人民法院公布的2017年度案件数据显示，全国因档案信息泄露造成的违法犯罪共计33.17万起，造成直接经济财产损失6.17亿元。从中不难分析，档案信息的泄露无疑会造成各种财产损失，而对被害人的伤害更是不可预估的，因此，做好民生档案的管理预防工作，是杜绝档案信息泄露的最佳途径。

4 结束语

综上所述，民生档案的三个体系建立工作是势在必行、顺应历史潮流的，首先要对民生档案进行全方位的整合划一，进而对档案的利用进行科学严谨的谋划，同时要保证档案信息的安全性、保密性。为了确保在2020年全面实现小康社会的需求，做好民生工作将是未来三年里，政府工作的重中之重。

参考文献

[1]阿依图尔荪·外力.浅谈民生档案和三个体系建设[J].企业导报，2016（17）：94-95.

[2]張淑玲.浅谈民生档案与三个体系建设[J].办公室业务，2013（14）：46.