档案信息化管理模式下收集工作分析

刘钰波

摘 要：互联网自上个世纪诞生以来便得到了广泛关注，随着科学技术水平的不断提高，网络信息技术走入了大众视野。更是因为其所具有的便捷性、时效性和开放性等特点，在各个领域得到了广泛使用。在档案管理中应用信息化技术，有利于档案管理工作难度的降低，减少了人力、物力和财力，并且在一定程度上有利于档案信息的长时间保存。而在档案的信息化管理模式下，收集工作的开展变得十分重要。本文分析了电子信息化管理模式的介绍，档案收集工作中存在的部分问题，以及相应的解决措施。

关键词：信息化管理；存在问题；解决措施

一、电子信息化管理模式的概括

1.电子信息化管理模式的概念

随着科学技术的提高以及国民经济的提高，信息化时代已经到来，在网络信息化和技术科技化的影响下，促进了电子信息管理模式的形成。电子信息化的管理模式即是指在实际的档案管理工作中通过硬盘、电脑磁盘、U盘等带有化学磁性的材料实现档案资料的储存的一种管理方式。档案的内容通常为图片、图表、信件、文字等内容。此种管理模式具有较低的面积要求和较高的环境要求的特点。

2.电子信息化管理模式的特点

基于计算机技术和相关的软件技术的发展，使电子信息管理模式形成了自己的特点。而如今的电子信息管理模式使 经过变革后所形成的一种全新的档案管理模式。此种管理模式必须依托于计算机和软件技术才能完成，且档案的生成、储存、归档、查阅等只能以机读的方式进行。

档案信息的收集和储存需要具有一定的真实性与准确性，从而使档案信息的价值得以发挥，这就给电子信息管理模式提出了更高的要求。而电子信息管理模式能够取其优点去其缺点，从而实现更加科学和更加严谨的档案管理。

将以往的档案管理模式与先进的计算机网络信息技术相结合，并进行完善和创兴，从而形成了具有开放性与共享性的电子信息管理模式。对以往的档案管理工作的不足进行了相应的补充，并实现了档案管理的工作效率和工作质量的不断提高。并使传统的档案管理模式所具有的封闭性与不规范性等问题得以解决。

二、档案收集工作中存在的问题

1.档案收集内容较单一

虽然我国已形成了档案资源体系的雏形，随着社会的进步和发展，以及信息化技术的出现，使得档案信息的需求也向多元化发展，用户逐渐提高了档案意识，使得馆藏的档案资源和种类显得过于单一且无法满足用户的答案信息需求。使档案资源的不足逐渐显露出来，如档案内容多为反应社会集体的而稍有反应个人的等。过于单一的档案内容无法更好的满足用户的实际需求，且在电子信息管理模式下，更具有开放性和共享性，使得档案内容的匮乏更加被凸显。

2.缺乏对档案收集的重视

部分领导人员和档案的管理人员缺乏对档案收集的重视度或对档案的收集工作存在一定的误解。部分档案的管理人员认为档案工作就是对档案信息的保管和整理，部分领导人员为个人利益而将档案私自留下，致使档案的管理人员无法按时将档案归档甚至永远无法进行该档案的归档工作，致使大量档案的缺失。

3.档案收集工作的新要求

（1）时间上要求连续性

档案收集工作在时间上的连续性即是指应长时间且连续不间断的进行档案的收集工作，在时间上形成一定的关联，不能出现断裂和空白。对于各个时间段出现的具有保存意义的档案都应进行收集和保存。对于当前的具有价值的档案要进行收集，对过去的历史档案也应加大力度进行收集。

（2）空间上要求多样性

所谓空间上要求多样性，是指档案收集的领域要足够宽，收集的种类足够多，收集的档案要形成空间上完整的纽带体系，不能出现空间范畴有空白，对各个阶段产生的各种形式的档案都力求纳入收集范畴。在现代社会，档案门类的多样性非常重要，缺乏档案门类的多样性，可能会导致档案作用的效力，甚至是某一方面档案内容的残缺。尤其是新型行业或产业的出现和计算机技术的广泛应用，对于新的档案种类和新载体档案要建立完善收集方法。

三、收集档案的应对措施

1.档案要尽可能地收集全面

不仅是分门别类的收集齐全，还应包括什么材料何时归档，怎么立卷，保管期限多长等等，管理人员都要心里有数，对于遗缺不全的要积极采取不同的措施给予补齐、归档及时催办等。真实性是全面性的保证，全面性又为真实性提供必要的条件。只有做到全面性与真实性的统一，才能发挥档案的有效性。在各方面各种档案收集齐全的前提下，我们要把好档案的质量关，收集来的档案一定要具有保存价值，尤其是反映重大活动、重要事件、重点工程的档案必须要全部收集，每个细节都不能放过。

2.档案收集内容要丰富

档案内容丰富不仅是对档案内容完整性的要求，还是对档案内容表现形式多样性的要求。在收集所有形成档案齐全的基础上，对反映同一内容不同形式或载体的档案也应收集齐全，尤其是在当今这个技术快速发展的社会更为重要。现在社会对档案的利用需求，更注重能够提供档案门类的多样化。

3.档案收集工作要注意方式多样化

一是收集途径多样化。除了传统的接收、征集、移交等手段，还可以利用现代网络、传真、復制等手段收集。二是收集设备现代化。除了以纸质、实物等载体形式收集，还可以利用现代科技设施设备收集电子、音像等形式的档案。三是收集工作应提前介入。主要是掌握文件材料在形成过程中的各个环节，及时做好平时归档。关注重大活动，把好收集督导关，及时督导重大活动资料的移交归档。

四、结语

在档案信息化的管理模式下，更具有开放性与共享性。因此，相关的档案管理工作人员和部分领导应加强对档案收集工作的重视，只有在思想上重视了，才能使相关措施在实际中切实有效的落实。并且要收集具有丰富内容的档案，避免档案的单调性与单一性。在时间上要主要连续性，避免出现空白。对于具有重要价值的答案要积极进行收集，对以往缺失的档案也应加强收集力度。从而在档案信息化的管理模式下，使档案的收集可以更好的满足用户的实际需求，促进我国档案事业的发展。

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