档案信息化建设与档案管理的几点思考

吴志萍

摘 要：随着互联网技术的迅猛发展，信息传播越来越快速便捷，人们的个人档案信息的保密措施以及其安全性在一定程度上受到了威胁，尤其是近几年，无论是国外还是国内经常会出现公众信息档案泄露的传闻。由此看来，档案的信息化建设以及档案管理水平的提高必须受到政府相关部门和相关机构的足够重视。当前的网络信息化俨然已经称为了档案信息建设的发展手段之一。基于此本文将对档案的信息化建设和档案管理进行探讨研究，并提出建议和措施。

关键词：档案信息化建设；档案管理；思考；建議措施

在当今网络时代，档案管理工作中的档案信息化管理已经受到了管理部门的普遍关注，并且俨然成为了档案管理发展中的一种手段和趋势。随着信息技术的不断发展，以及互联网技术的不断深化，为当前的档案信息化建设提供了技术保障和发展经验，并且在一定程度上改变了传统档案管理的管理模式，使档案管理的观念和工作模式得到了发展和完善。

1 档案信息化建设介绍

当前的档案信息化建设分为三个方面：档案信息资源建设、档案基础设施建设以及档案的标准化建设。档案信息资源建设主要包括档案全文数据库以及多媒体数据库的建设。在当前的档案信息资源建设中，一般会对电子档案进行规范化，并对传统档案实施数字化管理的模式，这种档案管理模式可以大大提高档案信息的利用率以及档案信息的质量。档案基础设施建设一般为管理设备的建设工作，包括档案软件系统的建设和管理，以及信息设备等硬件设施的建设，有利于提高档案管理的水平和工作效率。档案标准化建设主要是指对档案管理建立科学合理的工作流程，和管理体系，实现科学化、规范化管理。

2 档案信息化建设中的局限性

2.1 档案信息高度的分散性

档案信息资料具有高度分散性，大多分散在各个单位、部门中，所需要的信息资料很难有效整合。档案信息的管理部门经常要面对庞大的信息量，因此，对档案信息的有效应用和管理，并且能够做到对档案信息高效率的筛选以及对信息的进行深度挖掘加工等，是当前档案信息化建设中的重要难题。由此看来，档案信息实体得到良好的保存，对档案本身的价值有重大意义。一般情况下。在对档案信息的价值判断时往往会忽略掉个人主观意识，并且这种判断方式和判断结果也只是不断转化和相互协调的表现。

2.2 电子文件鉴定的矛盾

随着综合国力的不断发展和壮大，社会环境也不断变化，电子文件鉴定的问题也会以各种不同的形式出现。尤其是在当前信息技术迅猛发展的互联网时代，电子文件的鉴定也随之变化了表现形式，尤其是电子文件的发展和完善，给融入悖论意义的档案价值的鉴定活动带来了非常大的解决的难度。在网络技术发展的环境下，需要文件在转化成档案前对其进行鉴定，在一定程度上将鉴定阶段向前提。因此对鉴定对象提前鉴定。由此看来，电子文件的鉴定也需如此，在电子文件形成前利用电脑系统对该文件进行提前鉴定，在一定程度上加大对文件的控制力度和保护力度，让档案信息管理者对档案进行更有效的管理，从而保证档案信息的安全性和真实性，避免了不良情况的发生。

3 档案信息化建设与档案管理的几点思考

3.1 优化档案信息化的工作系统

档案信息化管理的工作系统的建立是至关重要的，它是档案信息化管理规范化、科学化的重要保障。 优化档案信息化的工作系统可以分为两个方面。第一，明确档案信息管理制度，保证档案信息管理系统的正常运行。完善电子档案的管理制度，使其科学化规范化。并且政府相关部门要做好档案信息管理工作，合理构建一个和谐合作系统，运用科学合理的方法对档案信息化的应用加强，使档案信息化建设有序进行。第二，需要政府相关部门对档案信息化建设制定相关的法律法规，并对现有的法律法规进一步完善。

例如，档案信息化建设的负责人员可以对工作进行策划，明确工作目标以及职责目标，用优化绩效评价的方式对相关的工作内容进行确定，以使档案信息化建设工作稳步推进。

3.2 加强档案管理的数字化建设

加强档案管理的数字化建设主要是为了实现档案资源和共享档案信息化，对于档案信息化来说，档案资源的建设工作尤为重要。随着互联网时代的到来，档案管理信息化要及时跟上时代的发展，数字化档案管理系统的建设是档案管理信息化建设的重要体现。加强档案管理的数字化建设首先要做的就是使档案管理的数字化程度得以提高，并且根据相关的实际工作方案和工作原则，对档案数字化建设进行监督。在这个前提下，根据人们对档案信息日常实际应用情况，对档案目录进行数字化优化，加大投入力度。另一方面则需要对电子档案和纸质档案的管理制度进行进一步的完善。其次，对档案信息资源的共享功能要进一步提高，根据相关法律法规进一步完善档案信息化管理系统。使档案管理系统和日常办公体系逐渐融合以帮助档案信息的生成、分类、归档。通过互联网技术提高档案资料的实时性，优化档案信息化建设的文件目录。

3.3 提高档案管理工作重要性的认识

档案信息化建设的顺利进行，还需要各个单位的领导和负责人对档案管理相关人员进行严格的要求，努力提升工作人员对档案管理工作的正确认知水平。使档案管理人员充分认识到档案管理的重要性以及档案管理的重要作用，并且加大对档案管理日常工作中的监督力度。各个单位的领导自身应该起好带头作用，用自身的行动影响他人，为相关工作人员树立榜样。

另外，由于档案管理工作任务繁重、事物繁杂，各个单位的工作人员应该时刻提高自身的专业水平和综合素质，使自己的工作态度和工作能力得到良好的提升。并且档案管理人员还应该树立与时俱进的学习理念，掌握更多的档案管理知识和相关技术。

4 结语

综上所述，档案管理工作是一项比较繁重并且事物繁杂的工作，档案管理信息化建设可以在一定型程度上减少工作人员的工作量，并且有利于档案管理更加科学化、规范化，有效的提升了当前档案管理的水平。

参考文献

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