浅谈新时期声像档案管理存在的几点问题

卢立红

【摘要】随着科学技术的日新月异，新时期声像档案的管理工作显得尤为重要。现如今数字技术的快速发展给新时期声像档案的管理工作带来了极大的机遇与挑战，传统的声像档案管理方法已经逐渐凸显出颓势，无法适应新时期的发展。本文首先列举了在当前数字技术背景下声像档案管理存在的几点问题，然后从中分析出数字技术对于当今声像档案管理的影响以及具体开发利用的方法措施。

【关键词】新时期；数字技术；声像档案；管理

传统的声像档案载体通常包含磁带、唱片、录像带和照片等。然而随着新时期数字技术的迅速发展，声像档案载体也逐渐显露出了数字化的趋势，管理这类声像档案时不再必须依托于物理介质作为载体，从而彻底变革了声像档案的管理模式，相较于传统的管理模式而言，有着更大的优势和发展空间。

一、传统声像档案管理模式存在的几点问题

由于声像档案有着不同的类型，所以在对其进行管理时要予以分类，根据声像档案载体的不同去采取不同的方法进行管理。比如对影像档案进行管理时，会耗费大量时间在文字和动画的采集工作上，最后还要将这部分声像档案保存在防磁柜中；对照片档案进行管理时，需要同时收集底片、照片，配上相应文字，并按照一定的顺序摆放到专用相册内。正因为声像档案载体的差异，其管理模式也就暴露出了一定的问题。

（一）人力资源需求过大。由于声像档案载体的类别非常多，在对其进行管理与保存的过程中需要做好多道工序，并且每一道工序的过程都非常繁复，不仅要重复性作业，还需要付出大量的劳动力。工作量增加则势必会导致人力资源需求增大，也就需额外支出相应工资。此外，由于声像档案载体的材质存在着很大的差别，对管理人才的要求也有所提高。由此可见，传统的声像档案管理不但需要大量的人力资源，还会由于工作量大，導致浪费更多的时间与金钱。

（二）成本投入大。声像档案与过去的文本档案有所不同，由于其载体的差异性，管理模式也会比较特殊。此外，不同类型的声像档案在保存空间方面也有着不同的要求，同时为了保证其管理质量与效率，还需要购买专业的储存设备。特别是在媒体行业，对于声像档案管理工作的要求更高，针对那些重要的声像档案与资料，不仅需要购置专业的设备，还要有专门的场所进行存储保管。基于此，声像档案管理的成本投入则会增大，一定程度上制约了声像档案管理的发展。

（三）制约了声像档案管理理论的发展。由于声像档案管理工作人力资源需求量大、工序繁复、存放投资大等原因，导致许多单位在对待声像档案的管理工作不重视，主要体现在：管理理念落后、管理模式简单、管理水平停滞不前。此外，传统的声像档案管理模式并没有形成一套规范的标准，而且管理方法各有不同，难以促进声像档案管理理论的发展，在一定程度上制约了声像档案管理工作的发展。

二、新时期采用数字技术进行声像档案管理的相关措施

传统的声像档案管理工作，由于存储方法比较落后，再加上声像档案入库之后就基本不会再进行下一步的保护工作。当单位需要提取已经存储的档案资料时，不仅需要靠人工检索，而且速度也会很慢。此外，声像档案存储的时间过长，还可能会出现磁带粘连、胶片、底片老化的现象，轻者造成档案缺失，严重的还会报废。而采用数字技术之后，则可将这部分图片、文字、影像等资料进行转换、编码，将其保存在计算机或者网络平台中，不但缩短了检索时间，而且其重复利用的效率更高，档案保存更持久。由此不难看出，数字技术扩展了新时期声像档案管理工作发展的空间，下文将结合笔者的实际档案管理工作中的经验，对新时期声像档案管理方法进行一系列的探讨：

（一）数字化采集。在新时期的声像档案管理工作中，完全可利用数字技术去完成对传统声像档案资料的采集。例如，在进行照片档案管理工作时，可采用激光扫描仪、计算机设备，将照片资料扫描输入到电脑当中，并且对所采集的资料进行编码、分类、保存。此外，对于数码胶片类型的声像档案，则可利用互联网信息技术，从网络中采集，然后将所采集的声像档案进行分类，实现数字化采集的目的。通过对声像档案进行数字化采集，不但提高了管理与保存工作的效率，也最大化地发挥出了声像资源的再利用价值。

（二）采用统一标准进行编码。为了方便查阅者对声像档案的提取调用，同时减少查找的时间，我单位对所有的声像档案进行编码，编码采用统一标准。比如，在对视频类型的档案进行管理时，不仅要系统地录制好每个节目、场景、镜头，而且要对视频制作的编导、制片人以及出演人员的资料进行编目，保证所有视频资料的规范统一。对声像档案进行编目的工作量巨大、程序繁复，会耗费掉大量的时间，因此要确保标准严格统一，同时提高档案管理者的工作责任感。只有这样才能够提升档案编目的质量，最终达到提升档案服务的最终目的。

（三）构建在线数据库。在当前的大数据时代，为了提高交流与服务的质量与效率，需要最大限度地实现数据资源共享。所以，在新时期的声像档案管理工作中，构建完善的在线数据库显得十分必要。结合声像档案的主要特点，可将声像档案分成三种类别，主要为图片、视频以及音频。其次，根据单位的职能以及创建时间去构建在线数据库，对于我公司，可构建工会数据库、企业文化部数据库、生产车间数据库、档案宣传数据库等，在每个独立的数据库中可按照年度进行细化。不同单位由于所在的行业领域不同，比如媒体单位则有着大量声像档案管理工作需要完成，其工作量巨大，并且声像档案管理的工序都较为复杂繁琐，无形中增加了管理工作的难度。因此，各单位在构建声像档案在线数据库时，一定要结合本单位的实际情况，并且要严格遵守管理的标准与规范，这样才能够有效提升声像档案数字化管理的有效性、科学性与规范性，才能符合当前大数据时代资源共享的特点。

（四）对在线声像档案进行选择性设置。在新时期的声像档案管理工作中，由于声像档案资源会占据大量的空间，为保证其正常存储，需保证有足够的存储空间。所以，建立在线声像档案库不失为一个节省存储空间的有效方法，具体的操作方法主要是将磁盘数据根据类型不同进行分类，可分为近线数据流磁带库和离线数据流磁带库。与此同时，要对数据库的利用率进行细致分析，结合其利用率的不同选择合理的存储方式，这种管理模式在实际应用中会凸显出强大的优势，主要表现为：在声像档案的管理过程中，有效地增强了存储空间的利用效率，缓解了存储空间与数据库空间的压力。事实表明，构建在线声像档案数据库存在的安全风险非常小，并且效果比较明显，是新时期声像档案管理工作的有效模式。

三、结束语

综上所述，在新时期声像档案的管理工作中，必须意识到数字技术的重要性和实效性，全面推行数字处理技术以及管理模式，为新时期的声像档案管理提供更为便捷和有效的管理模式。

【参考文献】

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[2]丽丽.做好声像档案管理工作的几点看法[J].赤峰学院学报（自然科学版），2009（09）：196-197.

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