基于机关事业单位养老保险档案管理的问题分析

王婧

摘 要：养老保险作为人民群众最为关心的一大问题，其现状和发展趋势都影响着广大人民群众对政府工作的整体印象，机关事业单位相对于其他企业又具有独特性，在养老保险最为重要的工作内容，档案管理方面，存在很多特殊性，针对这一问题，管理者应如何正视养老保险档案管理工作中存在的问题，并在以后的工作中加以改善。本文將针对以上问题进行详细分析。

关键词：机关事业单位 养老保险 档案管理 分析

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）07-00-01

随着我国老龄人口逐渐增多，对养老保险工作的执行和管理问题日益严峻，养老保险工作中的档案管理，是养老保险工作内容的重点和基础，需要相关工作人员对养老保险档案进行及时的更新和不断完善，以保证养老保险业务办理的顺利开展。更好的为养老保险具体工作内容拿出准确有效的凭证依据，所以，机关单位相关管理者，要对机关单位养老保险档案管理工作中存在的问题进行分析，并结合实际情况制定出更好的档案管理办法。

一、机关事业单位养老保险档案管理工作难点

机关事业单位养老保险答案管理工作主要难点包括以下三个方面：

第一点：随着我国社会形势的改变，老龄化加剧，机关事业单位需要提供养老保险服务的人员数量不断增加，导致养老保险档案的数量越来越多，我国对养老事业的重视程度也在不断提升，所以保险制度也会随着政策改变而发生变化，这都导致养老保险需要管理的档案数量迅速增加，管理难度也越来越大；

第二点：由于机关事业单位的工作特点，有些职员的工作部门和单位会发生调动，职员的工作间也会随之改变，相应的，养老保险档案内容也需要进行更新，机关事业单位岗位具有流动性这一特点，也导致养老保险档案管理的工作内容更为复杂；

第三点：由于我国社会和经济的发展，有大量机关事业单位为适应国家和社会需要，进行了改制和并轨，职员退休时，已经脱离原工作单位，所以机关事业单位中增加了大量人事档案，档案量的增加直接影响了机关事业单位养老保险档案管理难度，减缓了工作效率，甚至会影响部分退休工作者不能及时的享受到相关养老待遇。

二、机关事业单位养老保险档案管理工作中出现的问题

1.管理制度沿用传统方式存在巨大隐患

由于我国机关事业单位养老保险档案管理模式没有创新，使用传统方式进行管理存在很多问题，不能适应现代工作内容发生的变化。其劣势具体包括以下几个方面。第一点：机关事业单位原有的档案管理方式缺少完善的档案管理规定，档案管理工作不受重视、不够规范、稳定性差；第二点：各机关事业单位通常是根据自身需求，制定养老保险档案管理办法，在整体养老保险档案管理中，缺乏整体性和统一性。并且存在制定的管理标准过低等情况。由于机关事业单位职员工作具有一定流动性，这种不规范的管理方式很可能导致档案的损坏和丢失，造成无法弥补的损失，严重影响养老工作的顺利执行；第三点：有关管理部门对档案管理工作内容缺乏重视，管理者对档案管理方面工作的重要性没有明确认识，直接导致具体工作人员工作敷衍了事，更不会对管理办法加以优化和创新；第四点：机关事业单位中，没有固定的专业人才为档案管理工作服务，而是通过抽调其他部门职工进行管理，并且该岗位的工作人员流动性大，档案管理工作内容自然混乱，档案的完整性和真实性难以得到保障。

2.机关事业单位养老保险档案管理缺少工作标准

首先，机关事业单位养老保险档案中，参保人信息、相关表格和所需内容该如何填写缺乏统一标准，导致信息不完整，如果参保人员工作单位发生调动，接受部门可能无法获取有效信息，影响后期工作有效执行。另外，由于有关部门之间记录档案采用方式不同，例如有些部门仍在使用纸张记录档案方式，而有些部门已经采用了电子档案的记录方式，这些差异都导致档案无法实现统一管理，答案管理这一项工作内容极为混乱。

三、机关事业单位如何完善养老保险档案管理工作措施

1.完善档案管理制度、提高档案管理水平

档案管理工作要基于我国已经制定的相关管理制度，制定科学有效的管理方案，以机关事业单位养老保险实际工作情况为基础，加强档案的规范化管理，制定行之有效的工作程序，将有效信息及时归档、存档，确保档案完整性。同时，要将档案进行合理分类，注重档案保密性，将这些工作内容都能得到相关规定和制度制约，从而保证机关事业单位养老保险档案管理工作更加严谨，工作内容有法可依，有章可循，进而提高管理水平。

2.创新档案管理方式，运用科技手段管理档案

传统的档案管理方式较为落后，工作效率差，档案管理风险高，容易出现档案损坏和丢失现象。随着科学技术水平不断发展，信息化档案管理方式以及逐渐被各行各业广泛应用，作为机关事业单位，更应紧跟时代脚步，推行信息化档案管理方式。具体实施方式为：建立数字档案，利用计算机技术，将档案转化为数字资料，并对档案进行存储和管理；使用档案管理软件，将档案管理向自动化方向推进，档案管理软件具有强大功能，不但可以帮助使用者快速将档案进行分类，还能够通过检索功能立刻调出需要查询的档案内容。通过计算机网络化融入档案管理工作，可以有效提高工作效率，提升工作质量。

3.培养专业档案管理人才

档案管理无论采取哪种方式，具体工作执行和操作最终还是要落实到个人，通过培养专业的档案管理人才和管理团队，可以提高档案管理的整体能力。机关事业单位可以通过聘用专业人才解决这一问题，或者可以联合档案管理相关专业学者、专家，对现有档案管理工作者进行统一培训，提高档案管理者的专业水平和工作能力，从而满足机关事业单位养老保险档案管理繁复、大量工作的需要。

综上所述，机关事业养老保险档案管理工作关系到所有参保职员的个人利益，是我国养老事业的发展需要，属于国计民生问题，应当得到相关部门和管理者的重视。面对档案管理工作中存在的困难，管理者应及时总结，制定解决方案，更好的为机关事业单位养老工作服务。

参考文献

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[3]王英忠.机关事业单位养老保险档案管理需把握的几个问题[J].兰台内外，2015，04：52.