谈酒店内部控制体系的建立与完善

宋涛

摘要：酒店业作为一个多元化、综合性的服务行业，其管理较为复杂，同时加上行业竞争压力较大，多数酒店选择通过构建内部控制体系来优化自身的資源配置，提高管理效率。但是在实践中受行业特点和其他因素制约，酒店的内部控制体系并不完善，有效性难以保障。鉴于此，本文以酒店的内部控制体系为研究对象，在分析酒店内部控制体系建立和实施过程中存在缺陷的基础上，提出较为具体的建立和完善措施，以期能够对酒店行业的管理水平的提升有所启示。

关键词：内部控制体系；酒店；建立；完善

一、酒店内部控制概述

酒店行业作为一个多元化、综合性的服务行业，其组织结构十分复杂，因此其在运营管理过程中呈现出一些独有的特点：一是提供的服务具有有形和无形相结合的特点，二是酒店对外提供的宿、食、购等服务具有多样性和不可储存性，三是酒店内部业务具有相互协调和相互促进性，四是酒店全天候对外营业、业务呈周期性变化。

正是由于酒店的四个独有的特点决定了其内部控制体系内容与其他行业主要包括预算控制、销售控制、采购和应付账款控制、成本费用控制、货币资金控制五大内容。

二、完善的内部控制体系对酒店的积极作用

完善的内部控制体系对酒店来说具有以下积极作用：一是完善的内部控制体系对于规范酒店的财务行为、健全财务规章制度具有保障作用；二是完善的内部控制体系能够及时发现和修正各种错误和舞弊行为，堵塞漏洞，保护酒店资产的完整安全，三是完善的内部控制能够实现对酒店资金的使用、取得和分配等财务管理工作实施全过程的监督；四是完善的内部控制体系能够协调酒店各部门之间的关系，从而强化内部的预算管理控制功能。

三、酒店内部控制体系建立和实施过程中的缺陷分析

如上文所述，虽然完善的内部控制体系对于酒店管理来说具有积极的保障和促进作用，但是在实践中笔者结合自身工作实践发现，酒店在其内部控制体系五大内容方面仍然存在诸多缺陷，具体分析如下：

一是在预算控制方面，多数酒店也在形式上推行了以利润目标为起点的全面预算控制模式，但是受预算在编制、执行和考评过程中存在的一些缺陷，造成其预算控制的有效性较差，即在预算编制过程中，将编制人员局限于财务部门，，并且编制方法以增量预算为主，预算编制缺乏动态性和全过程性，在预算执行过程中没有根据主客观条件的变动而进行调整，加上对于预算执行情况缺乏具体详见的分析而造成预算考评缺乏客观性。这些缺陷的存在导致全面预算控制被形式化，控制的有效性不足。

二是一些酒店在销售过程中存在业务流程控制设计不够严密，单据管理不规范的问题，主要表现两个方面：一是在酒店客房预订、登记和入住程序过于简单，没有针对特殊情况的处理方法，应对风险能力较差；二是在餐饮控制流程中存在钱、物、单的流转缺乏有效牵制，存在走单、走餐和走数差错等问题。

三是采购和应付账款控制存在的缺陷分析，即多数酒店在采购方面缺乏完善的采购流程，从而导致其采购质量难以保障，采购过于随意，缺乏较为科学的固定的采购标准和最佳采购批量，从而造成酒店材料成本的不合理增加；在应付账款控制方面比较松散，既没有编制付款计划来有效预测酒店的资金用度，也缺乏按时对账。

四是成本费用控制过程中的主要缺陷，对于酒店来说成本费用控制的关键点在于食品原料的存货控制和人工成本控制两个方面，但是在实践中多数酒店却在食品原料的存货控制方面缺乏较为具体有效的控制流程和措施，餐饮成本多数偏高，而在人工成本方面，经常存在客房和餐饮部门均配备了足够的人员，但是在酒店营业高峰期仍然存在服务不够细致，引起客人投诉的现象，充分显示了酒店没有通过内部控制实现人力资源的合理配置，人工成本支出效率较低。

五是对于货币资金的控制主要存在两个方面的缺陷，一方面是对于货币资金的管理缺乏不定期抽查制度，酒店行业由于其行业的特殊性，较多的部门和人员能够接触到现金，没有较为严格的货币资金抽查监督机制，货币资金的管控风险较高；另一方面则是缺乏对货币资金的合理调度，合理调度的标准是既要能有效应对特殊事项的特定用途，又要避免资金的大量闲置，但是在实践中较多的酒店由于难以对资金实现及时归集而无法满足合理调度的标准要求。

四、建立和完善酒店内部控制体系的对策

正因为酒店在建立和实施内部控制体系的过程中，在各项具体的控制内容中存在上述这些缺陷，所以多数酒店的内部控制体系难以发挥其控制的有效性，内部控制被形式化，难以实质落实。笔者结合实际工作经验，认为要在酒店内部建立较为完善的内部控制体系，须从以下几个方面着手：

（一）明确建立和完善酒店内部控制体系的主要原则

构建和完善的原则是内部控制体系是否科学合理的基础和关键，因此必须予以明确。对于酒店来说，在建立和完善内部控制体系时必须严格遵循合法合规原则、全员性原则、重要性和全面性相结合原则、相互制衡权责明确原则、成本效益原则、控制动态性原则和目标控制与跟踪控制相结合原则等。

（二）根据五要素对酒店进行整体诊断并进行修正

控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通和监督五要素是指导企业进行内部控制建设和完善的整体框架和思路，同时也是企业实施内部控制管理的基础条件。因此在实践中，酒店也应当根据内部控制五要素的要求对酒店的组织结构、经营风险的应对、各项运营活动的开展以及内部牵制和监督等运营的全过程进行对照诊断，以发现阻碍内部控制体系建立和完善的不利因素并及时加以修正，从而为后期酒店各项内部控制体系的具体控制创造一个良好的环境。

（三）酒店内部控制体系业务层面控制的一些具体思路

针对上文所提到的酒店内部控制体系的具体控制内容，结合酒店运营管理关注的重点，笔者梳理出以下一些控制思路：

对于预算控制来说，可从四个角度来实施和完善：一是在酒店内部建立完善的预算组织体系，在预算编制过程中以弹性预算方法为主，确保全员参与，发挥预算事前、事中和事后的全过程控制作用，并且要建立较为完善的预算考评制度，以及时发现预算执行中存在的问题并及时加以修正，同时酒店应根据考评结果及时兑现奖惩制度，这样将有助于酒店在管理上的改进，保障预算目标的实现。

对于销售控制来说，除了要建立完善的客人账务管理系统和及时准确处理消费信息之外，酒店还应该建立较为完备的内部控制业务流程，只有这样才能确保各项与销售相关的业务有序进行，例如对于客房业务来说，可从按照“预定—登记—记账—结账—稽核”的业务流程设计来进行相应的人力资源分配和岗位设置，并在此流程中注重内控的牵制原则。

对于采购和应付账款控制来说，在采购环节可分及时采购、定额采购和鲜活原材料采购三类，并分别针对不同类别的采购制定针对性较强的采购流程，确定采购标准和最佳采购批量，并对采购入库情况进行稽核监督，以防范舞弊；对于应付账款则应当由专人按照付款日期、折扣条件等合同规定来管理应付账款。

货币资金控制既是酒店内部控制体系的重点也是难点，因此在实践中应当予以重点关注：一是要在酒店内部进行严格的职责分工，确保不相容岗位的相互分离，二是要定期实施轮岗制度，并建立严格的货币资金支出审批制度，三是要在酒店内部建立完整的货币资金业务的监督检查制度，以及时发现货币资金内控制度中存在的薄弱环节加以完善和纠正。

五、结束语

完善的内部控制体系对酒店管理水平的提升具有促进作用。因此在实践中，酒店应当结合自身的组织结构和管理特点，根据内部控制五要素的整体框架，找准具体业务中的关键控制点和风险点，制定具体的、操作性较强的管控流程和措施来实现对酒店的全过程管控，从而提高自身的管理水平，有效应对当前激烈的外部竞争环境。

参考文献：

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