浅谈无纸化办公给档案管理带来的重要性

宋小杰

摘要：随着科技和电子信息技术的发展、应用和普及，针对无纸化 办公的特点进行重要的研究。

关键词：无纸化办公；档案管理；特点；重要性；研究

随着科技和电子信息技术的发展、应用和普及，在办公工作逐步实现自动化的今天，实现电子档案的管理，数字化档案已经越来越多地代替了传统的纸质档案，办公逐步实现了无纸化。档案管理下也继续紧跟信息化步伐，同时也对档案管理工作提出了更高的要求。那么如何应用现代信息技术促进档案管理的发展，如何有效地提高档案管理效率？针对上述问题，我们就“无纸化办公”给档案管理带来的重要性的有关问题进行了研究。

一、无纸化办公的特点

（一）无纸化档案的概述

无纸化档案是未来档案工作中的超前模式，其以管理简单、存储方便的优势得到国内各地档案管理部门工作者的一致认可，其存储方式与传统的纸质档案有着本质区别，无需要占用大量空间、归档效率也比传统档案管理快，它的产生对办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。

（二）有效地提高了工作效率

无纸化办公可以通过办公室自动化系统节省办公成本，减少人力浪费。这种便利的具体表现形式在于对相关的档案的查询不需要通过大量的资料进行查询，而是只要通过相关的索引就可以对档案有全面的获得，这种情况为档案的相关使用人员提供了便捷的查询。另外对于使用相关的无纸化办公在一定程度上可以实现是信息共享，从而很大程度提高办公效率。这种办公效率提高的同时还会使得相关的时间和人力的投入有一定的减少，进一步对相关公司的经济效益和对相关的工作效率都有进一步的提升，非常明显的减少了办公用纸和印刷设备及耗材数量，节省了人力资源和财政资源。

二、档案管理迎接新的重要性

（一）档案部门要参与归档工作重要性。档案部门如果已经实现档案信息化，借助电子信息技术作为查询检索档案的辅助手段，可以将档案信息管理系统与办公自动化系统衔接起来，使用接口程序将电子文件导入档案信息管理系统的待整理文件库，由档案管理员登录档案管理系统对电子文件进行立卷归档工作。如果档案部门没有实现档案信息化，一般办公自动化系统中都包含档案管理功能，可以在办公自动化系统中参与电子文件的立卷归档工作。电子档案应按机关档案分类方案进行分类、整理，并于第二年年初将上年度的电子文件在档案系统中进行归档。

同时归档仍然需要包括纸质文件的归档。所谓“无纸化”只是相对的，电子文件归档应当与纸质文件归档并存，并相辅相成不可分割。

（二）电子文件归档要有法律效应的安全性。电子档案的形成过程是纸质文件形成过程的仿真过程，电子档案必须保存最终文件形成的所有痕迹，包括每个过程的责任者（起草、修改、审核、签发者），都要在电子档案中得到体现，特别是领导的每次修改痕迹，要在电子档案中得到保存。电子文件，是能被计算机系统识别、处理，按照一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上、并可在网络上传送的数字代码序列。档案管理部门对电子文件进行整理归档后，档案查询更加方便快捷，文件提档更加便利，但电子文件的法律效应却受到了挑战，电子文件归档保存后，应用数字水印、数字签名和数据加密技术能够对电子原件进行保护。通过数字水印技术使电子文件在利用过程中的版权受到保护。数字签名技术鉴别电子文件是否被非法篡改。数据加密技术对电子文件进行加密压缩保护，防止非法拷贝打开。通过这些软件技术，使电子文件的法律效益得到保护。

（三）电子文件是档案利用的重要性。档案工作始终是“服务先行”，档案在线利用是档案提供服务的新型渠道。电子文件查阅利用需要完善的流程管理和制度，查阅权限能够分配、控制，对开放的电子文件自动记录利用效果统计；档案利用人员能够在网上申请查阅，提交的查阅申请能够实现网上流程化，并实现多级审批，档案管理人员能够审批的可以直接审核，需要提交领导批准的电子文件则需要进行多级审批；审核后的电子文件在授权时间允许范围内能够进行利用效果登记，利用到期后自动收回权限取消授权。电子文件在线查阅必须有很好的控制功能，必须在档案系统规范的查阅环境下进行阅读，不能由其它软件打开阅读，避免查阅人员随意进行下载保存。电子文件打印功能应进行授权控制，授权打印应当使用数字水印技术对电子文件版权进行保护。

（四）电子文件保管的重要性。电子文件整理归档后，能够借阅和利用，从而提高档案信息的处理、查询、传递速度、缩短利用者的查阅时间，但由于电子文件本身载体和存在方式发生了根本性的变化，这给档案管理部门带来新的管理规范。

电子文件需要依靠计算机、数据库的支持，同时需要有完善的备份、维护和数据恢复机制。只有数据安全稳定，电子文件才能得以正常提供利用。

三、结束语

随着时代的发展，社会的进步，无纸化办公将成为一种主流的办公方式，面对网络化“无纸化办公”给档案管理带来的重要性，要始终把提高人的素质放在第一位，加强对档案人员计算机网络技术等方面的培训，精通档案管理和“无纸化办公”业务，为机关办公自动化积极工作，不懈努力。我們相信随着电子信息技术的飞速发展，“无纸化办公”将为档案管理工作带来重大变革，同时也为档案资源的自动化管理注入新的活力和生机。因此电子文件的数学化信息属性决定了电子文件利用具有纸质文件、档案无法比拟的优势。

参考文献：

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