试析事业单位档案信息化管理

于博

摘要：所谓的档案信息化管理，是把传统的档案文字转变成为电子档案，并在此基础上，对电子档案进行加工和分类，不断提高档案的管理水平，降低档案的管理成本。可是，档案管理在现在信息化建设的过程中，依然存在着很多问题，这些问题将直接影响到档案信息化建设，所以，事业单位如果想把档案进行信息化管理，就必须对所出现的这些问题进行分析和解决。逐渐使其向智能化、网络化等方面发展。

关键字：事业单位；档案信息；管理

一、目前我国事业单位档案信息化管理的问题

现如今，我国事业单位在使用档案信息化管理的基础下，不断提高了管理效率，但是也面临着各种各样的管理问题，主要表现为：

（一）档案信息化管理意识非常薄弱，当事业单位引入档案信息管理模式之后，事业单位并没有深刻意识到档案信息化管理所带来的作用和意义，在档案信息化建设中，也缺少系统性的指导以及管理，这样严重影响了事业单位档案的开发和利用，严重制约了事业单位档案信息化的发展和建设。

（二）档案的安全性问题，档案的信息化管理必须要向深层次发展，可是由于现在网络以及计算机本身还存在很多问题，就使得事业单位的档案数据库很容易被恶意盗窃和侵害，再加上现在事业单位对档案信息化管理的安全意识非常薄弱，给那些不法分子提供了充足的作案时间。

（三）档案信息管理统筹管理方面，这主要有三个问题：

1.是法制化问题。档案的管理体系相当复杂，出现了多头管理现象，用非标准的政策作为管理依据，肯定会出现管理无序的现状。

2.是管理技术问题。在文档信息化建设的初期，必须要通过扫描仪把文本转化为电子文档，但是由于这种功能的滞后，让很多重要的文本难以在规定的时间内完成转化。

3.是要帮助失业单位推进档案信息管理建设的软件公司。这些公司对事业单位的特点、管理流程都不熟悉，并没有区别性的看待事业单位。这就让设计的信息化管理系统严重缺乏适用性以及针对性。

二、事业单位档案信息化管理的方案

（一）首先要提高自己的信息化管理意識

在现在这个信息化时代，档案的现代化、科学化，早已显示出管理的先进性，想要提高事业单位信息化的管理意识，必须要从以下几个方面入手：

1.事业单位的各层领导首先要对档案信息化管理的各种优点进行全面了解，在经济上给予大量支持，为事业单位档案信息化管理奠定一个良好的基础，同时还可以为事业单位的决策提供有效依据。

2.树立一个信息化管理理念，不断加大力度，推广建设，从根本上提高失业单位档案信息化管理水平，一方面要注重对互联网的开发，另一方面则要对扫描仪、打印机、计算机和复印机进行专业性的配备。

3.对事业单位的科技档案、产品档案、仪器档案进行分类、收集和归类，在事业单位的生产过程中充分发挥这些完整性档案在生产中的作用。

4.档案工作者要以“开放性”的管理思路，把重心放到事业单位发展的服务上，思想观念要彻底从“重管理轻利用”的传统观念中走出来。

（二）要提高档案信息化管理的安全性

事业单位档案的信息化管理具有快捷性和高效性。当事业单位在进行档案信息化建设的同时，因为安全意识不足，造成了档案的泄露或者遗失，所以带来了巨大的损失：

1.必须要认真研究和总结事业单位档案信息化管理的相关政策，要根据不同档案的实际情况和作用，对那些具有特殊意义或者极为重要的档案进行加密，不能利用计算机对其进行加密，以数据库使用权限对其分类加密，充分做好档案资料的保密工作。

2.电子档案的保存环境一定要注意防虫害、防潮湿、防病毒，不断提高电子档案的保存方式，从根本上提高电子档案的安全性。

3.电子文档管理者要制定一套完善的管理规范要求，必须要让全体员工严格按照要求执行，同时还要保存原始文件，以作备份，最重要的是要做好电子文档和原始纸质文档的同步归档。

（三）不断提高统筹管理水平

对于现在事业单位在统筹管理方面出现的各种问题，可以采取以下建议：

1.建立一个规范的体系，为档案信息化管理提供标准、规范的制度，针对电子档案等各种“文件模式”，要制定出一套规范的体系，推动电子文档管理的标准化。

2.提高电子文档管理的支撑水平。技术是保障信息化管理的先决条件之一，一方面，事业单位要配备各种质量可靠、性能优越的硬件设备，不断提高电子设备抗辐射、抗干扰的能力，避免各种自然或者人为破坏。另一方面是事业单位本身的需求，不断开发出各种通用性的事业单位软件，提升软件以及硬件的运行环境。

3.在对档案信息化进行管理的同时，还要根据档案的不同特点，融入档案管理的需要，形成一个一体化的系统，利用资源共享的模式，将不同事业单位的档案信息进行统筹管理，提高档案管理的系统效益和综合效益，同时，要选择实力较强的硬件和软件公司，保证事业单位硬件和软件的质量水平，还要保证硬件与软件的有效性，避免管理软件重复开发所产生的成本。

4.提升管理人员的素质水平。事业单位想要更好的对档案信息化进行管理，必须要在观念上对信息化管理有个正确的认识，要以全新的心态去主动学习网络技术以及网络知识，主动学习电子文档的管理方法以及分类方法，要充分发挥出电子档案信息开发的利用价值。在此基础上，事业单位还必须要用可持续发展的眼光，制定出档案管理培训方案，为更多的档案管理人员制造学习机会，让他们在学习中不断进步，对于那些在管理中存在的问题，通过不断培训，提高档案管理知识水平，逐渐适应档案管理的需要。最后，所有的档案管理人员必须具备较高的思想政治觉悟，要不断加强对职业道德和政治思想的学习。在学习专业知识和管理知识的同时，还要拓展自身的知识，提高自己的综合分析能力，这样才可以掌握最新的现代管理技术，把自己打造成既懂得档案管理业务知识，又懂得信息化管理的全方位、复合型人才。

三、结语

综上所述，对事业单位实行档案的信息化管理，不但可以提高档案的管理水平，同时还可以降低事业单位的档案管理成本，可是由于现在事业单位信息建设化的意识不足，在管理上还存在着安全性不足、意识薄弱、缺乏管理统筹和管理人员素质不高等各种问题，从根本上就严重影响到了信息化建设的发展。所以，我国的事业单位要不断提高文档信息化的管理意识，提高对文档信息化管理的安全性以及管理人员的综合水平，只有这样，才可以真正实现自动化、智能化，让我国的事业单位得到可持续发展。

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