关于专业档案管理存在的问题及对策

柴一鸣

【摘要】所谓“档案”，一般是指国家机关，企事业单位或者个人在进行各自工作或活动时留下的相关记录或者记载。档案是社会实践活动的一个产物，自古有之，即使在信息时代的今天，面对高速发展的计算机、网络、现代通信、数字技术等科技媒体手段，不但没有相形见绌，反而越来越受到重视，究其原因，就是档案所具有的独特的查考价值，成为机关团体、企事业单位以及个人，在工作、生产、商业往来、科学研究等活动领域中宝贵的资料来源。档案材料的收集工作是档案管理工作的一个起始环节，与其他管理环节相比，它有其特殊性和重要性，是档案工作的首要内容。巧妇难为无米之炊。没有详尽、齐全的资料来源，就谈不上档案管理。因为不具备查考价值，其他环节就不再具有意义。特别是在信息量几何级增长，强化档案利用工作的今天，档案的收集工作已变得越来越重要。这就需要不断以新思维、新方法、新手段，不断提高档案管理工作，充分发挥科技手段和科学管理，形成贯穿全过程的质量保障体系，提高档案管理的质量和水平。

【关键词】专业 档案 管理 问题 对策

一、突出矛盾和问题

1.1 理论研究滞后

开展专业档案管理工作需要理论的指导，但是，目前这方面的理论研究还不够广泛和深入，滞后于实际管理工作。主要体现为：科研项目少、研究成果少、理论书籍少、发表文章少。由此造成了实际工作中专业档案概念不清晰、界定不明确、管理不科学等问题，例如，在名称上存在着“专业档案、专门档案、业务档案”等不同的表达方式。再如，信访档案虽然被列人了国家基本专业档案目录，但是按照国家档案局第8号令规定，各立档单位将形成的信访档案划人文书档案范畴来进行管理。

1.2 专业档案制度建设有待加强

专业档案有其自身特点，不能简单套用文书档案管理的有关标准和要求进行管理，因此，专业档案在收集、管理、利用等方面的制度建设对规范专业档案工作尤为重要。目前，专业档案制度建设还存在不健全、不完善的问题；还有一些专业档案管理制度出台时间过早，内容趋于陈旧，已经不适应当前需要。

1.3 管理水平不高，管理手段没有突破。陈旧、落后。在档案管理上，因為没有专门的人事档案管理软件，以及缺乏必要的培训、学习。管理人员还一直采取手工编辑、检索、归档。我校的档案管理岗是兼职，平时由于工作的冲突，致使人事档案材料不能及时归档整理，存在档案资料不完整的情况。集中借阅档案最多的是每年的职称评审时，现在都是比较原始的手工操作方式，存在很多的弊端。

二、建立专业技术档案的意义

档案管理作为企业单位管理工作中的一个重要组成部分，其作用日益显著。专业技术档案工作是衡量一个企业工作效率和管理水平的一个重要标志。它是企业管理专业人员的重要工具，为企业选人用人提供基础保障。建立专业技术档案，一方面可为企业培养高层次专业人才，提高工作人员的科研能力以及促进企业的建设方面发挥着至关重要的作用。另一方面，也为企业全面、准确、多方位地掌握各类专业技术人才信息，这对企业人力资源的可持续发展起着重要的作用。

三、完善各项规章制度

充分认识档案管理的重要性，健全档案管理制度，进一步提高规范化管理水平。

首先，要根据我国《档案法》等法律法规和有关档案管理规定，结合实际，从档案的收集、归档、保管、保密、利用、鉴定等方面入手，制定一套完整的档案管理制度。

其次，引进先进的档案管理软件，制定电子档案的管理、分类标准。档案管理工作的发展趋势是逐步向自动化转变，实现电子档案和纸质档案一体化管理。要实行电子文件与电子档案一体化管理，就要有明确的分类标准，同时借助先进的档案管理技术，逐步建立和完善档案管理机制，促进档案事业的发展。

四、提高单位领导对专业技术人员档案管理重要性的认识

一个企业单位档案管理工作是否能够顺利、有效的开展，首先是要单位领导能充分意识到档案管理的重要性。

如果单位领导能充分意识到专业技术人员的档案管理能帮助单位更好的对技术人员进行工作分配的话，他们便会从政策、资金、人来等方面给予尽可能的支持，使得档案管理工作能够很好的服务于单位。从而更好的服务于单位，为单位创造更大的利益，也更好的促进我国社会主义现代化的建设。

五、加强电力工程档案与实际工程的同步建设

通常情况下，加强企业档案管理与实际工作的同步建设需要从以下几个方面展开：首先，档案管理相关人员需要对档案进行收集，并保证档案收集过程中内容的准确性、完整性。其次，在实施建设的事前准备工作、中间控制监督、后期完善整改，将档案管理工作穿插到管理工作的各个环节中，保证专业档案管理可以与实际情况等进行档案资料同步收集，并加强声像、实物档案的管理。保证企业档案管理质量稳步提高，推动企业实现快速发展。

综上所述，加强专业档案管理工作是企业的宝贵财富。不仅对企业有着备查待检的作用；对员工也有教育、示范功效；对外有宣传作用。结合当前工作中出现的问题进行制度创新，使档案管理规范化和标准化，只有这样档案管理工作才能发挥出最大价值，在提升企业日常工作效率的同时，推动社会经济的进步与发展。

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