新时期如何创新高校毕业生档案管理工作

摘要：随着我国经济的快速发展，我国各行业发展迅速。高校毕业生档案的作用非常重要，毕业生档案是第一学历档案，记载着一个人在校期间的学籍卡、考评材料、毕业生登记表、获奖证明、党团材料等，这些都是不可复制的珍贵资料。这些档案关乎学生的发展，主要以文字、图片、表格、声像等形式存在。

关键词：；高校毕业生；档案管理

引言

我国经济的快速发展使我国教育事业发展迅速。创新高校毕业生档案管理工作能够顺应时代要求，提高工作效率，为学生建立更准确更全面的档案资料，真实反映学生在校期间的学习与生活过程，同时也能为今后就业的用人单位提供方便快捷的获取人才信息的途径。

一、人工智能技术在档案管理之中的应用

高校档案资料管理过程当中应当切实保障档案资料安全性和可靠性，档案管理过程当中可以充分利用人工智能技术，例如，声音识别技术、指纹识别技术以及面部识别技术等等，防止档案资料出现丢失或者损坏，同时能够有效提升档案资料管理的工作质量以及工作效率，除此之外，在高校档案管理过程中可以通过使用监控系统对于档案进行管理，尤其是监控系统一旦发现档案资料管理问题可以发出警报，促使档案管理人员提升防范意识，同时采取有效措施进行处理。另外，档案管理的过程当中通过智能监控技术能够防止各种意外情况产生，另外档案室内可以安装湿度调控或者是温度控制系统等等，这样可以切实保障档案资料可以在适合环境下实现长期保存。另外，在高校的档案资料管理过程当中可以使用人工智能专家系统，通过人工智能专家系统可以有效提升工作质量和工作效率。除此之外，人工智能时代，档案管理工作将全部实现数据化，从档案生成到档案利用的全流程所有数据都将被全面记录。

二、管理制度与时俱进

既然档案存放单位打算或者已经实现了档案的大数据管理，就需要对应地建立大数据管理的制度。第一，安全制度，包括密码管理、存储管理、查询登记、系统维护等，要在制度下积极地组织人员进行具体的探讨，对档案形成安全管理，比如网络部门隔离技术、VLAN隔离技术等；第二，特别档案管理制度，因为一些纸质档案特别珍贵，具有一定的学术或者收藏价值，除了影印之外，要對原本进行良好管理，要建立档案管理的特别档案管理制度，严格地控制该类档案借出，避免流失，如要使用尽量提供影印件；第三，档案扩充以及剔除制度，要求档案管理者或者管理部门进行积极的收集，将高校最新的教学档案、科研档案、招生以及管理档案收集起来，及时地在对应的数据库中更新，确保各项档案处在最新最科学的状态；利用价值低的档案，在进行多方确认之后予以删除；第四，档案管理的激励制度，鉴于档案管理的复杂性和重要性，要积极地吸引相关人才进入管理团队，人力资源部门给出具体的奖励机制，提高管理团队的工作积极性。

三、更新档案管理人员理念

档案管理工作者是高校学生档案的直接接触者与管理者。更新档案管理者的工作理念，加强他们的培训，对于高校学生档案管理改革的成功至关重要。为了培育一批高素质的档案管理人员，高校应该给予更多的关注，领导方面高度重视，鼓励档案管理人员更新工作理念。新时期的档案管理工作者要真心实意为学生发展谋划，要注重档案的应用价值，不断提升和完善服务水平，努力使档案工作更加接近学生的学习和生活实际，使学生档案真正地满足“工匠学堂”育人模式的要求和需要。如何更好地激励档案管理工作人员做好学生的档案工作，需要高校充分运用各种方法，做好相关人员的工作激励。

四、创新学生档案管理大数据工具

学生的档案管理工作需要根据实际的状况进行细致的分析，从而给学生档案管理制定出符合学生发展需要的大数据分析工具。这个过程当中，档案存放地不仅要将自己的人才优势充分发挥出来。还需要和有关的科技企业进行良好、密切的合作，相互促进，把人才优势以及资金优势有机结合起来。通过科技企业的力量，对学生数字档案资源展开深入而有效的挖掘。

五、结语

学生档案是记录学生成长经历的关键。在新时期，各高校要顺应社会环境的变化，不断创新档案管理手段，提高管理工作效率，让档案能够更好地体现学生的变化，更好地满足学生服务需求，提高高校毕业生档案管理水平。

参考文献：

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[3]张倩.“大数据”技术在高校档案信息服务中的应用探索[J].档案与建设，2014（3）：27—31.

[4]陈锋，孙淼洋.大数据在高校档案信息管理中的应用研究[J].中国教育信息化，2015（4）：54—55.

【作者简介：王薇（1986.5.29-），女，回，吉林省梅河口市，人力资源和社会保障局人才交流服务中心，职称馆员，论文方向为大学生档案管理】