信息时代下文书档案管理工作改革与创新

摘 要：信息时代下开展文书档案管理工作是档案管理必须要重点关注的内容，为了探索管理工作改革与创新的具体方法，首先从提高信息化文书档案管理的完整性、提升文书档案管理的工作质量、信息化文书档案管理工作可以促进资源共享三个方面对信息化文书档案管理工作的重要性进行了分析，然后探讨了关于文书档案管理部门缺乏对信息化管理的重视力度、信息化文书档案管理工作的使用程度不高、管理工作人员缺乏对信息化文书档案管理工作的保密意识的相关问题，最后从加大对信息化文书档案管理工作的重视力度、建立信息化文书档案管理工作平台、定期对文书档案管理工作人员进行技术培训几个方面论述了信息时代下文书档案管理工作改革与创新的具体策略。

关键词：信息时代；文书档案；管理模式

一.引言

现阶段我国文书档案管理工作以传统的管理模式为主，已经无法满足信息时代下的发展需要。从总体上来看，我国信息时代下文书档案管理工作改革与创新的任务相对较为艰巨，还存在着许多需要进一步完善的问题。管理工作改革与创新模式的探讨对于文书档案管理工作的发展具有非常重要的意义。基于此种情况，在本文当中笔者对信息时代下文书档案管理工作改革与创新的具体策略进行了必要的研究与分析。

二.信息化文书档案管理工作的重要性

（一）提高信息化文书档案管理的完整性

信息時代下文书档案管理可以通过建立统一的平台进行完成，管理部门的工作人员都是通过相同的平台参与档案管理工作，平台可以对所有的工作记录进行保存，防止工作过程中出现漏做和重复等低级错误。管理工作人员借助管理平台进行工作时都需要严格按照设定的程序进行操作，工作人员进行档案管理工作的规范化使得工作中的失误减少，工作效率明显提高。同样，平台还可以对工作过程中的修改记录进行统计，分析、处理档案管理工作中容易出现的问题，提醒管理人员能够在今后进行类似工作时能够提高专注性，不再出现相同的错误，减少档案管理工作花费的时间。另外，文书档案管理人员还可以借助平台进行信息查询，在最短的时间内找到所需要的内容，解决了人工查询效率低、速度慢的问题，从而提高信息化文书档案管理的完整性。

（二）提升信息化文书档案管理的工作质量

传统的文书档案管理工作主要是通过工作人员手工整理的方式进行，大量的文书档案让每一个工作人员都苦不堪言，在大量的工作中磨灭工作的热情，很容易产生厌倦心理，在繁重的整理工作中出现失误，影响后续工作的正常开展。总而言之，效率低下、错误率高是传统文书档案管理工作最常见的问题。效率低下的传统档案管理模式已经无法满足信息化时代的发展需求，必须对传统模式进行改革创新。信息化时代的到来为管理模式的转化提供了契机，借助信息化文书档案管理能够很好地解决现阶段的问题。利用信息技术可以将整理好的文件以“文件夹”的形式进行储存，不再需要按照编号将档案放置在书架上，工作人员在找寻某一档案时不再需要按照编号在书架上一项一项进行寻找，只需要输入关键字就可以在管理平台上找到相关档案，很大程度上提高信息查询的工作效率，提升档案管理工作的工作质量，降低由于工作人员的疏忽而出现的档案管理工作混乱问题。

（三）信息化文书档案管理工作可以促进资源共享

资源共享是信息化时代的一大特点，改变传统的媒介传播机制是应用信息技术最大的优势。信息化文书档案管理工作可以借助网络通道实现资源的共享，不再需要进行专门的档案文件运输，极大地节约了运输成本和时间，还能够提高文书档案管理工作的保密性。因此，管理部门要加大对网络共享平台建立工作的重视力度，尽快实现管理工作与社会的接轨，实现资源的共通、互享。

三.信息时代下文书档案管理工作存在的问题

（一）文书档案管理部门缺乏对信息化管理的重视力度

文书档案管理工作在档案管理中占据着较大的比例，因此开展好文书档案管理工作是非常有必要的，利用信息化技术提高文书档案管理工作的效率是时代发展的方向，然而大多数的档案管理中并没有真正运用到信息化技术，对信息化管理的模式缺乏认识，有的管理部门甚至对信息化管理产生排斥情绪，非常不利于信息化文书档案管理工作的开展。传统的管理模式仍旧是开展管理工作的中流砥柱，落后的管理观念和管理思路对于信息化文书档案管理工作的推广造成严重的阻碍，出现的一系列问题也一直得不到有效解决。因此，文书档案管理部门一定要加大对信息化管理的重视力度，提高管理工作的效率。

（二）信息化文书档案管理工作的使用程度不高

虽然大多数的档案管理部门添置了关于信息化管理工作的机器设备来满足开展信息化管理的工作需要，但是管理工作人员的工作观念仍旧是以传统的管理模式为主，在使用计算机网络设备时只是通过应用部分信息技术进行档案管理，并没有发挥出信息化管理的优势，使得大多数的管理工作人员认为信息化文书档案管理并没有所期待的高效率，慢慢丧失对信息化管理的深入学习和理解，导致管理部门放弃采用信息化技术开展文书档案管理工作。工作人员对信息化技术的不熟悉使得工作的流程变得复杂，还容易由于操作失误使前面所有的准备工作都付诸流水，反而影响文书档案管理工作的正常进行。

（三）管理工作人员缺乏对信息化文书档案管理工作的保密意识

文书档案属于单位的机密，一般情况下除了工作人员是不能够随意对文书档案进行整理的。信息化技术应用到管理工作中平台的共享特点直接影响档案的保密程度，文书电子档案很容易被一些不法分子利用黑客技术肆意对档案内容进行篡改，使得文书档案管理的真实性被破坏，影响单位对该员工的评价，降低单位的威信，然而，如果过于提高管理工作人员对信息化文书档案管理工作的保密意识就会使得资源的共享发展受到阻碍，与传统的管理模式没有任何区别，不能够提高管理工作效率。

四.信息时代下文书档案管理工作改革与创新的具体策略

（一）加大对信息化文书档案管理工作的重视力度

信息时代下文书档案管理工作改革和创新首先要做到的就是加大信息化工作的重视力度，只有管理部门能够认识到信息化的重要性才能够使得后续的工作开展。现代化的信息管理理念是文书档案管理工作中必须借鉴的，只有管理理念与管理技术相结合才能够提高管理工作效率。信息化管理工作能够有效提高文书档案管理工作效率，要不断对管理方式进行创新和改革，使信息化管理技术能够紧跟时代发展的步伐，加大对相关设施的资金投入，提高管理部门的硬件设备，逐步使得管理工作的效率得到提高。

（二）建立信息化文书档案管理工作平台

文书档案管理工作不仅仅是档案的保存，更重要的是能够合理使用档案，发现档案背后的价值信息，对单位的发展提供实质性帮助。建立信息化文书档案管理工作平台就能够将档案内容进行信息化、数字化处理，深入发掘有价值的信息，加快管理工作的步伐。专业化的平台的主要任务就是对档案信息的收集、处理、分析，发现管理工作中出现的纰漏，提高文书档案管理工作效率，促进档案信息的共享和使用。平台的构建中除了共享也要做好保密工作，可以使用专门的保密系统，只有管理人员才能够进入平台进行信息的梳理、更改，单位的其它人员只能够对档案信息进行查询，不属于单位内部的人员是没有访问文书档案管理平台的权限的。

（三）定期对文书档案管理工作人员进行技术培训

时代的快速发展使得信息技术在不断进行更新、补充，只有掌握最新的信息化管理知识才能够使得管理工作一直处于时代的前沿，才不会被时代所淘汰，因此，管理部门一定要定期对文书档案管理工作人员进行技术培训，让每一个工作人员都能够掌握最新的信息化管理知识。管理工作人员要摒弃传统的文书档案管理工作理念，认识到信息化管理的重要性，提高自身的技术能力水平，从而满足管理工作的实际需求。

五.结语

分析信息时代下文书档案管理工作改革与创新对于文书档案管理工作的发展具有非常重要的意义，在本文当中笔者结合自己的实际工作经验，对信息时代下文书档案管理工作改革与创新的具体策略进行了简略的论述，旨在促进文书档案管理工作的进一步发展。

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作者簡介

王泓娴（1963-），女，汉族，河南省信阳市罗山县人，曲靖师范专科学校中文专业毕业，现在曲靖市房地产管理局办公室工作