大数据时代的档案工作初探

钟金顺

摘 要：现阶段，我国的经济发展的越来越迅速，我国档案部门的管理也越来越完善。大数据技术能够通过海量、动态数据的有效集成，推动社会治理的精细化和科学化进程，并有效节约社会治理的成本，已经吸引了世界多个的国际组织以及国家的关注。在大数据浪潮的引领下，我国档案部门迅速掀起了研究大数据的热潮，大数据、档案信息、大数据档案等概念在学术界反复地出现，那么到底大数据与档案之间有怎样的关系，是我们研究大数据必须首先弄懂的一个问题。

关键词：大数据时代；档案工作；初探

1大数据背景下的档案工作的概述

在大数据时代背景下，企业需要注意以下三个方面：第一，要让相关工作人员确立大档案的意识。大档案意识指的就是对档案的理解，在普通人眼里，一部分特殊的资料才称作档案，可是在大档案意识中，员工需要把所有存在价值的信息资料当作档案处理。第二，完善档案存储观念。在以往的档案存储理念中，档案的存储意义就是将档案储存在档案馆。现如今，档案方方面面都与以前不一样了，如果一味地死守过往的档案存储理念，就会对企业的档案工作造成不好的影响。现如今档案的采集、截取并不需要全都下载到档案馆的电脑中，现在能够将档案存储于各个节点的通信设备、资料橱柜、计算机里面，如果需要调出或修改档案，可以方便快捷地找到相应的档案，我们可以将存储的数据也看作是档案的一部分。第三，档案整理方式出现了变革。在当前的时代背景下，档案中具有非常多的数据，只依靠企业本身的档案管理人员及技术水平难以有效地对如此庞大的数据进行管理。所以，企业在开展档案管理工作的时候需要选择更加现代化的方法。

2大数据时代给档案工作带来的挑战

2.1档案管理信息化的重视程度有待提高

单位档案管理工作能否得到重视，很大程度上影响了档案管理工作的水平和质量。只有得到足够的重视，才能有足够的资源支持档案工作，档案管理运行才能更加顺畅和有效。而很多单位由于对档案管理工作认识不足，对档案管理工作重视不够，档案管理水平低、档案管理信息化建设滞后，档案管理从业人员素质低等现象经常出现。档案管理信息化更需要重视，不论是硬件建设，还是软件建设，都需要比以往更多的支持。加强对档案管理工作的重视，就不仅要对从业人员进行培训，也要对全体职工进行档案方面的培训，从而树立档案意识，认识档案价值，规范档案借调程序，支持档案管理工作。

2.2存储与处理有待发展

大数据时代，档案管理数据呈几何式增长态势，现有的档案管理机构存储设备难以胜任大数据时代的数据存储要求，即便应用云盘存储也难以彻底解决困境。大数据需要对所有的相关数据进行分析，并在此基础上依据对应算法进行所需信息提取，将TB级别的数据上传到云盘耗时较大，而且新时期这些数据是在随时变化的，云盘上数据的实时性和准确性大打折扣。同时，云计算的分布式性质也和大数据分析需求存在出入，大数据进行数据处理时首先需要将数据从存储点传输到处理点，如果同时进行大量的大数据分析很容易出现数据堵塞，严重影响数据处理速度。对此，我们可以改变数据处理方式，在数据存储点直接进行数据处理，这样大数据分析唯一需要进行数据传输之处就是传输处理结果，但是这种数据处理方式对数据完整性和数据来源的要求较高。大数据处理所需时间较长，对整个数据集进行扫描以找到合适的档案显然是不现实的，所以在数据存储之时，档案管理工作就要去探索建立搜索引擎也缩短数据扫描和处理时间。

3大数据时代完善企业档案工作的方案

3.1深入开展档案数字化，积极推进档案数据化

数字化是指将模拟数据转换为用“0”和“1”表示的二进制码；数据化则是指一种把现象转变为可制表分析的量化形式的过程，数据代表着对某件事物的描述，数据可以记录、分析和重组它。数字化是数据化的基础，但数字化还无法取代数据化。现阶段档案数字化是通过扫描的方式将非数字化信息变成数字化形式以便通过计算机阅读，数字化的内容多以图像形式储存而未实现数据化，无法对数字内容进行识别、分类、著录、标引等。企业档案管理部门应在继续深入开展档案数字化的基础上，积极推进档案数据化工作。档案部门要将以档案目录数据库、档案全文数据库及多媒体档案数据库为主要工作内容的档案数字化工作做好、做精，并逐步将工作重心聚焦在对数字资源进行识别、分类、著录、标引的档案数据化上。

3.2创新服务方式，实现档案大数据服务

一方面，大数据时代，大众的信息利用需求呈现出多样化的特点，相对于网络上冗余杂乱的信息资源而言，档案馆（室）所保管的档案数据信息具备其他资源无法企及的真实性、可靠性，具有更高的公信力，因而，在档案的特性和大众需求的引导下，档案利用者将更加广泛，这就要求档案管理部门要转变工作思路，改变过去“有什么就利用什么、我编研你利用”的被动思维，树立“数据即是服务”的理念，重视特色档案的收集编研、提供更为便捷的检索工具、扩大档案开放的范围、借助网络等多元形式主动地提供优质高效的利用服务。另一方面，大数据时代的档案数据最重要最直观的应用是基于“全数据”的数据对比分析，也就是用档案数据说话；利用知识挖掘技术，对有较高价值的数据进行专业化处理和深度挖掘，即通过“数据加工”实现数据“增值”的能力是档案管理部门所应追求的。

3.3大数据技术使得档案管理可拓展性发展有了机会

在档案数据不断增加的情况下，传统档案管理系统是不能实现动态拓展的目标，长以此往，档案管理工作会变得非常吃力，呈现出明显的小牛拉大车的局面。大数据时代带来了云计算技术，云计算是对计算资源和存儲资源进行动态拓展的有效手段，能够精准地实现按需分配。档案管理系统只需要按照云计算的要求和需求进行技术架构，档案管理系统的可拓展性问题就能得到妥善地解决，可以动态即时地增加计算资源和存储资源，足服务器的快速扩容及数据量的快速增长，同时大幅降低IT系统投资及维护成本。

3.4提升档案管理人员的信息素养

大数据时代对人员的信息素养和信息技术能力提出了新的要求，档案工作人员要以自主学习和继续教育培训相结合的方式，不断更新知识结构提升业务技能，更好地为用户提供服务。档案管理人员要主动学习、跟踪及掌握最新的信息技术、互联网技术、新媒体技术，探索和实践云档案系统和云存储，以满足企业档案数据的海量存储和高效分析处理的需要，从而提升文档工作价值。

4 结语

社会进步和技术发展都为档案工作的发展提供了源源不断的动力。因此，档案工作要想在大数据时代做出一番成绩，就必须在认清楚现有基础的情况下，加强档案业务数据的分析、管理和应用，主动创新档案行业的服务模式，提升竞争力和内涵。但同时，在大数据热潮下我们也要保持一定的冷静，在不断变化前进的时候不能盲目去做削足适履与本末倒置的事情，那样就适得其反了。我们在进行技术创新与管理转型的过程中，应保持理性，档案信息化工作有其本身的规律、特点和任务，不必为了贴上大数据标签而透支大数据概念。总之，我们要在做好传统档案工作的基础上，再去不断突破和创新，在法律的框架下做出更有益于档案工作的事情。

参考文献

[1]刘守华.迎接大数据时代的呼啸而来[J].中国档案，2016（11）.

[2]刘影，陈松嶂.浅谈大数据时代的档案管理工作[J].科技视界，2015（22）.

[3]徐拥军，牛力.企业档案管理的十大发展趋势[J].中国档案，2015（5）.