医院档案管理的改进与完善思路解读

耿玲

[摘要] 在医疗发展中，档案管理属于一项不可或缺的关键性管理措施，现阶段随着新医改得以广泛的普及，使得医院管理工作需要面对的要求更高了，在规定方面也需要更加的细致以及严格，想要进一步提升医疗水平就必须采取有效措施进一步强化档案管理工作。该文以医院档案管理的为探究主题，具体分析其改进与完善措施，旨在为后续医院档案管理工作提供参考思路。

[关键词] 医院档案管理；改进；完善

[中图分类号] R19 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2018）05（c）-0028-02

[Abstract] In the development of medical care， file management is an indispensable key management measure. With the widespread adoption of new medical reforms at the current stage， the requirements for hospital management work have become increasingly demanding， and regulations need to be further improved. In order to further improve the medical level， we must take effective measures to further strengthen the file management work. Therefore， this article takes the hospital archives management as the research topic， and specifically analyzes its improvement and improvement measures， aiming to provide reference ideas for follow-up hospital archives management.

[Key words] Hospital archive management； Improvement； Improvement

醫院档案主要有两大作用，第一个作用就是能够详细记录医院每1天发生的事务以及发展的整个过程；第二个作用则是可以为医院的可持续发展提供较为科学、合理、规范的。参考资料。因此，档案管理所执行的策略以及使用制度的可行性、完整性对于其管理工作能够否顺利开展具有极大的积极作用。我国目前医院档案管理工作依旧具有较多的不足之处，这些缺陷的存在能够严重地影响到医院的可持续性发展。如常见的主要有未明确档案管理工作目标、工作人员总体素养低、缺少资金投入等，因此，当下针对医院档案管理工作的改进以及完善，时间是极其紧迫的。

1 医院档案管理存在的问题

1.1 档案管理人员专业素质差

在档案管理部门进行工作的大部分工作人员，于理论研究、专业技术、文化水平等方面存在较大的差异[1]。这是由于大部分的档案管理人员均是部门人员不足而调动开展档案管理的，其在专业管理方面能力较弱，未能深度认识到档案管理基本的内容，于工作方面无创新意识，根本不能在档案管理工作中获取较大的成就，更无法在档案管理工作中实施高效的管理模式[2]。开展档案管理工作时出现工作行为不利落、管理能力低下等情况，最终致使医院有效性的材料较少。

1.2 未明确档案管理工作目标

在开展医院档案管理时，首先要设置一个具体明确的工作目标，每一个档案管理工作人员必须要能够基本掌握档案库中所收集档案的类型、保存方式以及用途等，进而能够使开展档案管理工作的过程中，可以根据对应的目顺利实施每一项档案管理工作[3]。反之，若是在开展档案管理的中未能够具体明确工作目标，将会致使医院的档案管理力度大大地降低。

1.3 具有较低的现代化管理水平

大多数医院中的档案部门要么没有专门设置档案文件储存库，要么就是储存空间较为狭窄，从而致使部分以传统手段进行收集的档案无法保存。甚至还会发生档案文件丢失或者是被删除，致使医院保留的档案信息并不是很全面[4]。除此之外，医院一年的工作总结的数据均源自医院的每一个科室的统计报表，由于必须对数量庞大的材料提取数据，使得档案管理人员的工作量大大地增加，并且还会出现错漏提取一些关键性数据的现象，无法对应新形势所提出的发展需要。

1.4 医院档案管理缺少资金投入

由于大部分的医院档案管理的管理模式通常选择传统的人工信息管理方式，加之未能够完全理解新型的管理模式，甚至出现排斥心理，进而致使档案信息化管理工作受到的关注比较低，同时医院对于档案管理工作投进的资金较少，导致医院缺乏充足的运转资金，进而没有足够的经济能力采购信息化管理设备，开展档案信息化管理时仍然需要借助之前所使用的计算机系统，但是该方式不仅致使信息管理成效较差，且管理质量根本无法与发达国家相对比。甚至经济能力较差的地方，依然使用人力纸质信息管理的工作模式进行汇总档案文件，进而极大降低了信息管理的有效性及准确度。

2 医院档案管理的改进与完善思路

2.1 强化医院档案管理信息化建设，提升工作人员总体素质

由于信息化技术得以显著推广，使得医院在开展档案管理信息化建设的过程中存在一定的紧迫性。医院相关管理部门应采取有力的措施进一步强化工作人员对档案管理的意识，对领导、工作人员实施有效的宣教，使其传统观念得以转变，进而能够促使起产生较强的档案管理工作认知。同时有效提升工作人员总体素质，这是开展信息化建设过程一个基本措施[5]。组织相关工作人员进行参与高强度的培训，使其能够对计算机操作方面具有较高的熟练度，以此可以显著提升工作人员的工作效率。此外，医院应当增加医院档案管理的投入资金采购机器设备，如加湿机、计算机、防磁柜等，以此为信息化的建设创建有利条件，推动医院档案管理工作的现代化进展[6]。

2.2 采用現代化的档案管理技术，构建电子管理网络

使用计算机进行管理档案时，必须要跟得上时代发展的脚步。在过去采用的档案管理模式中，通常选择纸质文本对档案信息进行储存，且这些材料还需要使用较大的储存库进行保存，在共享方面存在一定的限制，且不利长期保留。而新型储存手段具有较为良好的共享性，不仅能够进一步增加储存时长，同时还可以扩展存储的空间以及内容。但切勿使用新技术完全取代传统技术，而应是将两者进行有机的融合，根据每一种档案类型，选择对应的储存方式。医院档案需结合时代的特征选择现代化的管理手段，从而能够全面落实网络化管理。其具体内容包含有病历档案、文书管理以及人事档案等。之前要全面地落实档案网络化管理模式仍然需要面对许多的挑战。医院应根据具体的情况对应处理，切勿急功近利，从而让档案的网络化管理能够符合时代发展的趋势。以多元化手段、高层次的方式给予档案信息资源实施充分的挖掘，显著增加档案文件的有效性。

2.3 做好档案的安全维护工作

当前在档案管理工作中发生频率最高安全问题有两种，第一种是档案信息丢失，第二种档案信息泄露[1]。而在日常的档案管理工作中，往往由于档案管理工作人员在操作上出现失误，或是计算机发生故障、或是黑客入侵等多种因素，均会致使档案文件于传输过程出现丢失与损毁等现象。为了能够减少此类问题概率发生，医院首要做的管理措施就是提升管理工作人员的职业素养以及业务技能，防止档案文件由于个人因素而发生信息泄露状况，同时可引入安全指数较高的网络维护系统，积极给予计算机系统实施各种高科技的加密措施，以此防止不法分子的入侵以及防病毒损坏等，从而为档案创建安全的保存环境，显著强化网络系统抵抗能力。再者，完善备份制度，给予全部的档案文件实施复制措施，避免由于突发重大灾害事件造成档案发生损失。最后，档案安全性与财力支持、人力支持存在一定的相关性，医院应增加资金于档案安全维护上。

2.4 预设科学合理的管理目标

在医院运转中，针对管理模式的改革以及创新，制定科学合理的管理目标能够对其产生一定的导向性，在实际的工作中，医院管理需结合医院具体的发展情况，进行详细的分析，以分析结果为依据设计一套较为全面的管理目标，并且将其落实到医院开展的每一项管理工作中。如在给予档案文件实施管理时，必须要有针对性地设计相符合的管理目标，以此指导档案管理工作的开展。此外，结合具体的情况对档案管理部门提出相关的要求，设置阶段性管理目标，在一定的时间间隔内给予医院内部全部的档案文件实施分类整理，使其能够朝着信息化方向发展，同时也能够利于档案管理部按照预设目标开展工作调整，并高效处理档案管理中发生的一些问题以及障碍。在设置档案管理目标时，全部相关的工作人员均应参与到其中，以此能够清楚设定的管理目标，明确自身的工作职责。

3 结语

综上所述，为了能够给予医院发展提供有用的档案资料，医院档案管理工作应采取有效的措施进行创新以及探索，并高度关注档案管理工作，充分借助档案具有的有效信息，对档案管理应用的方式以及手段实施改革。

[参考文献]

[1] 马茂盛.新医改背景下医院档案管理的改进方法探究[J].黑河学刊，2016（5）：20-21.

[2] 丁红.新形势下医院档案管理现代化问题及相应对策[J].中国现代医生，2014，52（2）：116-118.

[3] 浦晓雯，夏开建，张军朝.基于大数据驱动的医院档案管理数据分析方法与应用决策[J].山西档案，2016（5）：78-80.

[4] 张鹤.新医改下医院档案管理的改进与完善思路解读[J].中国卫生标准管理，2017，8（3）：22-23.

[5] 王欢.档案管理模式改革在医院档案管理中的应用[J].安徽农业大学学报：社会科学版，2014，23（4）：66-69.

[6] 韦群慧.综合性医院档案管理的现状与发展对策[J].医学理论与实践，2014，27（19）：2658-2660.

（收稿日期：2018-02-26）