房地产企业销售与收款环节内部控制问题探析

谢砚君

(恒大地产集团太原有限公司，山西 太原 030032)

内部控制是指企业董事会、经理层及其各级管理层为确保资产安全、财务报告及其相关信息真实完整,提高经营效率和效果,促进企业实现发展战略,建立规范的公司治理和工作规程,明确决策、执行、监督等方面的职责权限,形成科学有效的职责分工和制衡机制,并予以规范化、系统化,使之成为一个严密而完整的控制体系。尽管我国内部控制基本规范及应用指引颁布已实施多年,但房地产企业内部控制仍存在一些问题,尤其是销售与收款环节的内部控制问题有待进一步完善。

一、房地产企业销售与收款环节内部控制的重要性

房地产企业的主要产品是商品房,而商品房是一种不同于其他一般商品的特殊商品,因其涉及房屋产权归属,销售过程中需要签订认筹协议、认购合同、商品房买卖合同等。因其单体价格大,收款过程中一般有定金、首付款、按揭贷款、补交款等款项性质之分。又因房地产行业属于资金密集型行业,企业在前期投入了大量资金,在达到销售条件后需要尽快回笼资金以降低前期资金占用成本,因此,销售与收款环节的质量对企业整体经营活动具有重要影响,做好销售与收款环节的内部控制至关重要。

(一)做好销售内部控制有利于降低企业经营风险

销售是企业获利的前提和必要条件,是形成一定时期经营成果的重要基础。鉴于房地产企业前期资金投入大,资金回笼迫切性强,销售必然是企业生存和发展的基础和根本。只有实现了一定数量的销售,才会有一定数量的资金回笼,才能为企业“再生产”提供资金支持。而销售环节也存在一定的风险,针对房地产企业而言,主要有法律风险、销售流程管理风险、销售政策和信用政策风险、销售合同管理风险和应收账款管理风险等。如果销售环节内部控制不力,必将加剧企业风险。因此,做好销售环节内部控制,不仅能够有效控制销售环节的风险,而且有利于降低企业的经营风险。

(二)做好收款环节内部控制有利于降低企业财务风险

信用销售作为一种促销手段在企业广泛使用,房地产企业由于商品房建设周期长,产品单体价格大,信用销售成为常态。信用销售在提高销售业绩、减少存货的同时,也加大了收款环节的风险，如应收账款不能及时收回而导致资金周转不良的风险,应收账款不能收回而导致收入流失的风险,坏账损失的风险，收款环节因失误、违规、舞弊、欺诈等造成损失的风险等。倘若这些风险不能得到有效控制,不仅严重影响企业销售质量,而且可能因现金流短缺而面临财务危机,甚至因资金链断裂面临破产危机。因此,做好收款环节内部控制,尽快回笼资金,提高资金周转速度,有利于降低企业的财务风险。

二、房地产企业销售与收款环节内部控制存在的问题

(一)企业管理层对内部控制的认识不足,重视程度不够

尽管我国《企业内部控制基本规范》《企业内部控制应用指引》已颁布实施多年,但在一些房地产企业内部管理层,依旧有一些管理者对企业内部控制缺乏正确认识,存在认识误区。例如，有的企业简单地认为企业内部控制只是调整内部控制结构、制定内部控制制度,对内控制度的落实及内控操作流程设计等方面并不重视,致使企业各环节内部控制的实效性未能充分发挥出来;有的企业认为加强内部控制会使企业办事手续更加复杂,影响工作效率,因此至今尚未制定完善的内控制度;实践中有些企业即使制定出相应的内控制度,也只是做表面文章,内部控制流于形式,企业有些环节失控现象较为严重。在销售与收款环节,一方面内部控制基础薄弱,另一方面由于管理者对该环节的内部控制不够重视,致使企业销售与收款质量问题严重,客户满意度较低,企业资金周转速度缓慢,影响了企业整体运营活动的正常进行。

(二)岗位人员配置有悖于不相容职位相分离原则

组织环境是企业内部控制环境的重要构成部分,组织机构设计不科学、分工职责不明确、人岗不匹配将严重影响组织运行效率和效果。有些房地产企业组织结构设计不合理,公司管理组织结构设计不合理,岗位间权责利相互监督制衡的制度体系不完善,高管层内部控制意识缺乏,对不相容职位相分离原则认识不足,主要表现在财务部门与销售部门的岗位职责划分不明确,岗位人员配置有悖于不相容职位相分离原则。也有一些同类型企业虽然做到了财务部门与销售部门相分离,但依旧未对部门内员工的职责及其工作内容进行明确划分,导致销售与收款环节监控不力,出现了问题,部门间相互推诿,人人负责变成没人负责的现象。

(三)应收账款的催收缺乏有效的内部控制制度

首先,企业信用管理制度不健全,尚未建立客户信用管理相关制度。企业信用销售前客户资信评估较为薄弱,缺乏信用评估的规范程序。为了提高销售业绩,盲目地采用信用销售争夺市场,事后形成大量应收账款不能按规定时间收回,甚至形成坏账，给企业造成直接经济损失。

其次,绩效考核制度不合理。目前多数房地产企业实行的激励政策是将销售人员工资与销售业绩挂钩,销售人员为了完成销售目标任务以达到实现个人利益的目的,利用多种营销策略提升销售业绩,在公司销售政策前提下,大量使用信用销售,从而产生了大量的应收账款，造成了业务部门报喜、财务部门报忧的情形。这种现象在房地产企业屡见不鲜。尽管业务部门负责应收款的催收,但应收房款回收率并未真正与其绩效挂钩。

最后,企业对已经发生的应收账款缺乏后续控制。有些企业未建立应收账款跟踪控制制度，或虽设置了对应收账款的跟踪控制制度,但是缺乏执行力,形同虚设，主要表现有:一是业务部门不及时与财务部门对账,财务与销售脱节,有些问题不能及时发现,造成应收账款居高不下,账款账龄拖长;二是企业未实行应收账款定期对账制度,交易过程中资金流动在时间和空间上的差异以及票据的传递、记录等都有可能出现差错;三是账龄分析不准确,不能及时采取有效措施清理应收账款,不能有效降低潜在的坏账风险。

三、完善房地产企业销售与收款环节内部控制的对策

(一)提高管理层对内部控制的认识,高度重视内部控制制度建设

高层管理者是企业的战略决策者,也是企业的经营宗旨和方向的确定者，高层管理者的经营理念和经营哲学将对企业发展产生巨大影响。因此,只有提高了高层管理者对企业内部控制的正确认识,企业才能高度重视内部控制制度的建设,才能增强内部控制制度的执行力。企业高层管理者应加强对《企业内部控制基本规范》《企业内部控制应用指引》等相关制度文件的学习,借鉴同行业先进企业内部控制经验,提高对内部控制的认识。企业高层管理者应提高认识、更新观念,建立健全企业内部控制制度,确保企业资产安全与财务会计信息真实可靠，提高经营效率和效果，实现发展战略创建良好的内部控制环境。

(二)科学设置岗位，合理配置人员,坚持不相容职位相分离原则

房地产企业应根据自身特点,按照内部控制制度的基本要求,优化企业组织结构,完善内部治理结构,准确把握销售与收款环节内部控制的关键点，保障内部控制制度有效实施。就销售环节的组织控制而言,科学设置岗位,明确销售部门与财务部门的分工和责任,便于两部门之间进行良好的沟通与协作；合理配置人员,坚持不相容职务相分离原则；销售与收银相分离,杜绝既是销售员又是收银员的现象存在。

(三)完善应收账款内部控制体系,强化应收账款催收业务管理

首先,销售部门和财务部门应进行有效的对账控制操作。房地产企业财务部门主要负责销售收款和结算等相关操作,及时为销售部门提供售房回款的各项资金到账信息。同时,销售部门应对房款的实际收取状况进行真实而详细的统计,并及时与财务部门进行核对操作,避免企业销售资金意外损失。

其次,规定收款内容分析。销售部门应就销售签约额、合同标明的收款期限等内容进行统计分析,经过分析得出产生逾期欠款的具体原因,再针对逾期欠款制定出实施催收的有关措施,并反馈给财务部门。财务部门在得到销售部门相关反馈以后,在财务部门中指定相关工作人员对欠款原因存在的合理性以及采取催收欠款措施所具有的恰当性进行分析和评价,最后将结果上报省公司或集团公司,以求欠款问题有效解决。

再次,制定可行措施,实施有效催收。销售部门应根据分类预警机制,针对客户实施房款的催收操作。该机制包括客户订购房产后如期签约的、分期或一次性付款的、首付款交付及按规定时间上交按揭资料的、按揭资料齐全后达到银行放款要求的、其他与客户约定的等各种类别,依照具体的约定期限和预期的时间设立分类预警机制。房地产企业可根据自己的资金充裕度以及实际情况设定预警类别的天数,并根据预警类别的不同,选择多种方案,实施有效且具有一定差异性的催收操作。例如，把即将达到约定期限的设置为一级预警,立即对客户进行提醒,告知其约定期限将至,注意按期履约;把已经达到约定期限却没有按期履约的客户,设置为二级预警,并及时催促其履约;把超过约定期限一周以上的客户,设置为三级预警,并通过发送书面文件,告知客户已超过约定时间及其应承担的责任等。

最后,制定合理的绩效考评制度,将个人利益与销售和资金回笼结合起来考核。将销售额和销售回款率等作为主要考核指标,制定合理的考核标准,奖惩分明。建立应收款催收责任制,由销售部门负责催收房款,凡因销售人员自身原因导致房款被拖欠的,销售人员应当承担相应的责任。

综上所述,就房地产企业而言,健全企业内部控制制度,加强销售与收款环节的内部控制,有助于提升企业收入的可靠性,确保企业资产的安全性,促进企业实现战略目标。