对文书档案“在线归档”工作的初步探索

胡诗琴

摘要：在目前发展下，随着社会向信息化的发展，许多文件都有电子稿，实现了公文的网上共享。但文书档案还是到一年的结尾才统一整理，按照相关的要求进行归档的工作。档案在线归档与在线利用是一线档案工作者在实际工作中遇到问题较多的一个方面，因此，如何规范、提高在线归档的工作是十分必要的。

关键词：文书；档案；在线归档

引言

文件的在线归档和在线利用已经引起人们的重视，国家有关部门制定并颁布了文件和规范、标准，当然相关人员也发表了许多帮助的文章。可当我们档案实践人员通过立档的相关单位进行在线归档与在线利用的时候，难题也会随之出现，在此提出来与相关人员共探讨。一个立档单位、一个年度、不同网络、不同的系统形成应归档电子的文件，也包括应归档的纸质方面的文件，只有集中到一个网络及归档系统中才能统一分配号码及顺序，这才是所说的真正的在线归档。在线归档可分为单个单位和多单位统一的在线归档，都面对一些问题。

一、在线归档的系统结构功能设计

结合相关规定和OA系统数据表的特点，按照归档的要求，OA系统对归档系统开放数据表，批量捕获立档单位发、收文的电子文件及其元数据进人归档系统。

在归档库内直接录人归档文件目录数据和对应扫描纸质归档文件夹，保证目录与对应全文的挂接准确无误。按照文件形成的规律和平时管理的习惯，系统设计了按参与归档的内部机构、不同责任者优先级选项的功能。一个立档单位第一次进行在线归档时，按优先级调整参与归档的内部机构及责任者排列的先后顺序。第一次确定之后，以后再根据变化进行微调即可。在线交接、指导、接收是该归档的后续内容，其流程为：移交一指导检查-反馈-修改-再移交-指导确认拒绝接收再交接-接收成功。电子的档案XML装封功能放在档案接收确认后，即在电子档案交接与接收记录数据全部填写完成后即封装。以单个与整体封装相结合的方式进行。在文件体系内减少封装、分析的次数，并不影响其“四性”，同时也提高了工作速度。系统设计了目录、全文检索、打印功能，满足通用的档案查询、浏览、输出、统计的功能。

二、在线归档中的难题

无论是加密网、政务网、局域网产生应该进行处理的文件，最终都要集中到一个网络之中，过程中有很多问题要解决；对文件在线接收单位来讲，归档电子的文件集中到当地不涉及保密的政务的内网最好，可以连接更多的相关单位。对自身而言，归档的电子文件集中在不涉及保密的局域网最好。

不管是在政务网上进行的系统还是在其单位的局域网上的归档软件的系统，其在这方面的操作总是要在一个归档软件体系内进行，其他系统能否读出满足其要求的文件，及元数据与归档的软件是否支持读出电子文件及元数据等问题需要实践。

相关单位同一年度全部归档的文件，包括归档的电子和归档纸质文件的目录必须集中在同一系统中才能分配唯一的号码和其他操作。但是，在非密网上进行全部文件的归档操作，加密文件的归档只能向归档软件的系统加入一条不泄及保密的文字占一条记录而已，一般归档纸质的文件则需要向归档软件输入或直接的录入目录及对整体进行扫描。各个OA系统产生的应归档电子的文件，则需掌握归档软件的系统，这样的工作也很复杂。总之，在线的这方面需要在线接收本网络OA系统的形成且需要归档电子的文档，脱离机械接收其他网络及系统的归档电子文件，接收或在归档软件的系统扫描应归档纸质版文件的目录和内容，这三部分应归档的文件集合整理到同一网络、同一归档软件系统才具备在线进行归档的最根本的要求，这里我们把它称为“在线归档的三合一”。而只有电子文件哪怕是全部电子的文件及其元数据和管理向有关的部门分享，也只是电子文件的预归档。在计算机的检索方面变强的今天，在相应的规定及应遵守的原则下，我们能否进行归档的文件号码分配及序号的改革，不走“在线的归档三合一”道路，希望人们对此进行研究与分析。

三、实现在线归档的关键

系统的稳定是基础。一个公司好的发展将成为系统稳定的关键，如有的开发公司因图方便，通过对原有系统软件的开发的执行，再加之目前系统相关人员的不断变化，对开发工作将会带来影响。创新理念是重点。目前的系统开发人员由于没有过强实践的经历，再加之有些创造者思想不灵活，缺乏创新思维，导致在开发的环节中按步照班的抄袭，促使工作者在系统的使用中出现这样那样的问题，如对归档的文件办理文单要实现“批量打印”这一功能，系统人员在自身技术不高的情况下，开发出来的系统可能会出现有误的信息，一定影响“在线的归档”功能的使用。归档人员是主体。实行“在线归档”，并不代表归档人员就可以放松，“在线归档”意味着从最开始的用手归档转换为电脑归档，在公文录入的同时，该文件是否要归档，如何分类，对归档文件的分类、加密时间、性质、档码输入均需要归档人员，因此，打印全部电子的文件当然少不了归档人员认真负责的工作。

结语

文书档案“在线归档”是未来发展趋势，但是要真正实现这一目标，达到更好地利用、管理文书档案，需要技术的不断更新及归档人员在工作中继续深入和发现。

参考文献：

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[4]徐玲.对文书档案“在线归档”工作的初步探索[J].城建档案，2017（04）：92-94.