高职院档案数字化探索

吉志林

摘 要：现今，随着教育信息化改革不断深入，数字化校园建设飞速进展。档案管理是学校管理工作的重要组成部分，数字化建设的时代让沉睡已久的档案焕发新的生命。档案的数字化，可以更高效便携地给领导提供决策辅助，可以提升调档查询的效率，建设好数字化档案，必将提升高职学院整体实力。

关键词：高职院校;档案;档案数字化

中图分类号：G472      文献标识码：A      文章编号：1008-4428（2018）12-0018-02

随着中国经济及科技的高速发展，信息化技术如今深入各行各业，信息技术带来的信息数字化更是激动人心，数据挖掘推动了工作的高效便捷，给各行各业注入了全新的血液。同时随着教育改革的深入，生源的减少，为了更好地发展，高职院校纷纷加强自身建设，数字化校园建设如火如荼地开展，档案管理作为高职院管理的重要组织，也进入了数字化进程。

长期以来，档案作为历史记录，大量音视频、图文档案沉睡在各单位的档案架上，低效的利用浪费了其价值。如何让档案不再沉睡，更好地为学校发展服务，这是高职院校都在研究的课题。本文以江苏经贸职业技术学院为例，探索档案数字化在高职院校中的应用探索。

一、 高职档案管理及档案数字化现状与发展

高职校由于办学过程中的条件限制，加之区域不同、投入不同、重视程度不同，对档案管理工作的认知程度不同，管理水平差异很大，在档案管理及数字化方面存在着许多的问题，可以说是“无论是管理机制、管理手段、还是开发利用、人员素质都仍然存在着与高校事业发展不相适应的地方，需要不断加强和改进”。本文只从高职院的自身的特点，分析档案管理及数字化过程中存在的相关特点。

（一）档案专兼职人员的信息化素质普遍不强

目前高职院校中，专业的信息化人才集中于信息中心及相关信息化应用部门，档案管理因其档案管理的专业性，人员大多以档案专业为主，其信息化程度普遍较低。档案管理软件只会用来编存档案目录，计算机的使用只限于简单的文档操作层次，但在纸质档案的处理上却非常熟练。所以电子档案的归档建设仍然处于较低水平。但进入新时代，数字化校园建设推进各部门对信息化的认识，信息化的需求明显在倒逼档案从业人员去加强学习。

（二）档案管理的认知不足，管理者的重视度不够

高职院校中，普遍存在一种思想，认为档案管理是专职档案人员的事，自己只要做好本职工作就行，所以职能部门、二级院校在工作过程中产生的重要过程文档，大多以自己方便的方式进行存储，长久以来，单一的档案利用机制扼制了档案资料的共享，同时因为机构的改革、办公室的调整、人员的变动，造成大量档案资料的缺失。档案室每年发布的档案征集通知，通常执行困难，年底发布，次年年中都难征集全。

（三）数字化校园建设如火如荼，但档案数字化却远远落后

数字化校园建设成为高职院一项重要竞争力指标后，高职校在此数字化校园建设中投入巨大资源，人员思想观念得到更新，但作为数字化校园下的一个最容易忽略的子系统，档案数字化依然还存在信息孤岛现象。数字化校园的成果是建立在各個系统的流畅运行之上，统一认证是为实现数据挖掘应用扫清障碍，但档案系统中电子档案的资源匮乏，相当大程度上造成了信息孤岛。如何让沉睡的档案变成有用的电子资源，辅助领导决策，成为高职院校数字化校园建设会上的重点议题。

（四）档案的管理较为原始，档案的利用率不高

大多高职院仍然采用原始的纸质查询复印，手工记录的方式。管理人员只重视档案是否有效保管，忽视了如何利用。学籍档案、校级档案作为调用最频繁的种类，破损较严重，档案翻阅查询与修复成为专职档案管理人员的主要工作，枯燥的工作非常考验工作人员的耐性，这与便捷的信息化时代不符。

（五）人才梯队建设缺失，缺乏专业档案人才，一岗多责制留不住年轻人才

高职院校由于编制的原因，人员配备远不如本科院校，档案室专业人员较少，通常以其他专业引进人才，通过再学习成为档案管理人员，大多高职院档案室挂靠在图书馆或学院办公室，除档案管理外，还要肩负部门其他事务。以江苏经贸职业技术学院档案室为例，目前档案室主任由党院办副主任兼任，负责档案数字化，档案管理员一名（非档案专业），负责档案的收编、整理、保管和利用，在档案建设过程中，基本档案管理工作已是力不从心。

二、 高职档案数字化的必要性及措施

（一）提高信息化素质，师生员工能熟练使用各信息化系统

档案数字化是建立在对信息系统熟练应用的基础之上。借助数字化校园建设的契机，大力推进工作人员的信息化素质。通过开展信息化培训班，信息化竞赛，邀请专家学者讲学，专业人员上门辅导等，提升领导及员工的信息化素养，对后期数字化建设起重要作用。

（二）提升档案意识，师生员工认可档案工作的重要性

档案工作不只是档案室的工作，它关乎师生员工的日常工作，学校发展之路的每个节点，留存的资料都为今后的发展起支撑和辅助决策作用。认清自己提供档案对学校的贡献，汇总的档案信息能给大家提供便利快捷性。上层领导知道档案对辅导决策的重要性。档案数字化的建设，不单是某个人或某个部门就能建成，需要学院领导的重视，需要财务的投入，需要各档案提供部门的配合。所以，各高职院应根据自身的发展需求，从机构设置、人才配备、资金投入等方面综合考量，同时在数字化校园建设中，提升档案数字化的地位，引起足够重视。

（三）规范档案数字化标准，重点培养专兼职档案人员

目前，高职院校普遍采用服务外包的方式进行档案的数字化，此过程由专业公司进行，虽省心，但数字化过程中本校档案管理人员并无实质性收获，且长久会形成依赖，数字化存量和增量档案的代价不菲。鉴于高职院存量档案少，调用频率不均衡的特点，可通过培训相关技能人才，在新档案提交时实现纸质文本与数字文本同时存档。存量档案按调用频率的高低进行优先级排序，分批数字化，在此过程中，可提升专兼职档案人员的数字化水平。

（四）充实档案数字资源，提升档案利用率

纸质档案因为调取不顺畅，只能根据完整名称才能调取相关档案，导致利用率很低。档案数字化后，存量及增量档案均实现双层PDF技术的实现，所有的文档可实现全文检索，能具体定位到相应字段，有效提高档案的调取与利用率。数字化的档案资源可嵌入数字化校园平台，实现分权限实时调取，校级领导及拥有相关权限的师生员工，可进行高效搜索查询。减去了查询、复印的时间，且痕迹管理更便于统计档案的利用率。

（五）提升档案管理水平，注重档案人才梯队建设

目前高职院校的档案管理人员，存在专职档案人员少，档案专业人才不足的共性问题。同时，档案又分科技档案、基建档案、教学档案及音视频档案等，这些档案对人才的专业需求各不相同。所以在档案数字化过程中，人员配备的设置要合理，专业要对口。同时，档案数字化是以信息技术为基础的，档案技术人才除有扎实的档案专业基础外，还要有很强的信息技术基础。高职院校档案人才的补充通常有如下几个途径：一是原有档案管理人员通过再学习，提升档案专业基础和信息化技术能力，这部分人对本校档案存储情况较为了解，能够快速上岗;二是通过校内转岗，引入有信息技术的工作人员;三是通过社会招聘，招聘有信息基础的档案技术人才。同时也注意培养各职能部门、二级院系的兼职档案人才，在数字化过程中，可分批有序地参与到档案数字中来，提升技术能力，后期档案提交更为规范。

三、 总结

高职院办学过程中几经整合，发展历史较为复杂，很多高职院经历过校址搬迁，多校整合，老旧资料的整理规格不一，保存方式多样，造成统一整理的困难。档案利用率的低下，也使档案的地位不高，通过档案的数字化，可有效整合相关资源，实现馆藏资源的统一数字化。新建的数字化校園和办公自动化平台，产生的过程文件均为电子文档。在数字校园建设过程中，应重视档案的收集，数字化校园建设规范应邀请档案专业人才参加，根据档案的要求，规范电子档案的存档格式，直接进入数字化档案平台。

档案数字化，是一项海量的工程。多年的存量档案需要大量财力和人力。因此根据档案的轻重缓急，调取的频繁来设置数字化的优先级，分步实现档案全面数字化，为高职院的快速发展提供动力。

参考文献：

[1]曹作华，范亚芳，都平平，王静.基于数字化校园的高校学科网资源体系构建策略与实践[J].图书情报工作，2013（14）.

[2]水漪静.高校数字档案馆建设存在的问题及对策[J].兰台内外，2014（2）.