浅析档案管理数字化的现状与未来发展

陈林霞

摘 要：档案管理数字化是未来档案管理发展的必然趋势，在节省占地空间、提高使用效率、节约保管费用、保护原始档案等方面有着很大的优越性，虽然我国目前档案数字化管理的发展还存在着很多问题，但是通过我们的不断努力，档案管理数字化一定会进入一个新的发展阶段。

关键词：档案；信息；数字化管理；计算机

1 档案管理在未来的发展趋势

档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。随着经济社会的发展，信息技术在档案管理中逐渐使用，并呈现快速发展的趋势。由于电子文件的大量产生以及档案馆中纸质档案的数字化速度的加快，导致了档案实体与所包含的信息内容快速地增长，档案工作本身也随之发生变化，档案实体管理与档案信息管理彻底分离。凭借互联网技术，数字化档案管理将逐步建立起全国、全省性的档案目录中心和真正意义上的档案数字信息中心，从档案实体中分离出来的档案信息惊人地增加，人们更多地将从网络中获取档案信息，而档案实体将会从直接利用中脱身，只充当原始凭证和信息法官的角色。这样一来，档案管理通过网络向利用者传递信息将逐步成为其重要的工作，档案管理的功能将得到不断的扩展，获得更大的发展空间。档案数字化是未来时代发展的必然趋势，较之传统的实体档案管理，有着无可比拟的先进性和时效性。尽管如此，由于人才、技术、理念及制度等方面的局限，我国大部分地区的档案数字化管理处于起步阶段，档案数字化管理的发展之路任重道远。

2 数字化档案管理现状及存在的问题

2.1 缺乏综合素质强的档案管理人才

实现档案电子信息化，必须要求档案管理人员具有较高的知识层次和先进技术水平，需要既懂得档案管理，又能掌握现代信息技术的复合型人才，而目前我国的档案管理人员中，尤其在基层档案管理部门中，极度缺乏能系统掌握档案管理及信息技术的复合型人才，这使得人员素质成为制约先进技术应用的重要因素。

2.2 技术落后、理念陈旧

在档案管理的信息化建设上，有些领导重视不够，档案意识淡薄，投入经费不足，相应的技术条件落后，档案的有效利用率也低，没有在意识层面将数字化档案管理工作提升到与本职工作相等地位的层次上来，即便有些单位实现了数字化档案管理，但都是外接的技术和管理模式，存在很大的弊端。这些因素严重制约了档案信息化建设的发展。

2.3 没有建立相关完善的管理制度

对档案的管理是一个繁杂细致的工作，但是目前我国大部分单位在档案工作中缺乏全面、统一的管理标准，收集、管理信息的技术方法落后。比如不能将档案管理纳入综合管理考核之中，这就使得相关人员在进行档案管理时不能各司其职，对于档案信息的收集不够准确，对于信息的管理不能进行严格分类，文书档案出现种种问题，这就直接影响了对档案进行数字化管理的进程。

2.4 档案管理软件质量参差不齐，存在各种缺陷和漏洞

针对当前档案工作实际、数字化档案的实施主要依靠先进的档案管理软件，没有一个科学的档案管理系统，就不可能实现档案工作现代化建设。目前我国市场上的数字化档案管理软件质量参差不齐，有的著录条目不一，接口不够灵活；有的保存的数据类型不一致，各种类型的数据库不能相互转换，致使信息不能共享，资源浪费严重；有的标准化程度不高，人财物得不到充分利用，有的软件缺乏管理功能，有些软件在信息流通上不完善等等，这些软件存在各种各样的缺陷和漏洞，安全系数低、稳定性差。这些都是目前我国基层档案馆在数字化档案建设中难以逾越的困境。

3 实现档案管理数字化的途径

3.1 加强档案管理人员专业素质培训

要想真正实现信息化的管理，就需要拥有一支爱岗敬业的相关专业技术人员。决策层应当建立一支专门的具备计算机技能、对软件开发和利用有经验的专业人员。为他们建立专门的科室，时时信任他们，建立相应的绩效管理制度，任务分解到个人，使他们做到各司其职。并且及时的对他们进行相关的培训，有条件的话可以邀请有关方面的专家来进行讲座，及时发散他们的思维，生活上关心他们，让他们真正做到踏踏实实搞研究，为相关部门实现真正的档案数字化管理贡献自己的一份力。

3.2 建立管理体系，完善管理制度

档案管理数字化在我国刚刚开始普及，我国大多数单位在进行应用的过程中，在管理制度与管理方法等方面仍存在着不足。因此有关单位应加大对数字化档案管理的了解，在原有档案管理的基础上进行新制度的建立，通过建立管理体系，完善管理制度的方式，促进数字化档案管理的进一步完善。值得注意的是，在进行管理体系以及管理制度的建設过程中，有关人员应对数字化档案管理的科学性、合理性进行有效的引导，确保数字化档案管理可以保有旺盛的生命力，不断的向前推进。

3.3 完善纸质档案规范处理

由于之前的档案馆存储的文件等信息主要是纸质文件、图纸、照片和录像带等。所以，现在大部分档案工作者首要的任务就是将这些档案资源从各种不同的载体全部都转化为数字档案资源，从而实现网上数字信息的传递。首先，对提供利用率高的档案信息，优先进行数字化，将档案信息的案卷级目录、文件级目录、摘要、提纲、重要数据等数字化。然后，利用相应的设备，分阶段依据不同的载体，采取不同的方式，着手实施必要的数字化处理。只有通过数字化的转换，才可使大量的馆藏的固定化的信息被激活，使信息管理技术得到发展，从而适应新世纪中高速高效的网络环境。

3.4 以实际需求为导向，加大数字化设施投入

档案数字化建设离不开先进的信息录入系统和管理系统，也离不开稳定、齐全的工作设备。这就要求各单位结合实际发展需求，及时配置相应的信息录入设备，购置档案柜、档案盒、切纸打孔机、碎纸机、扫描仪、保险箱、高内存电脑、双面打印机等，以保障数字化建设工作开展拥有完备的硬件支撑。同时，以档案利用实际和单位业务主导为依据设计人性化、科学化的档案数字管理系统，充分发挥数字技术的智能、高速等特点，以实现档案管理的现代化、自动化、网络化和文档一体化目标，从被动接收档案逐步过渡为主动开发档案价值。

综上所述，随着计算机网络的进一步发展，档案管理数字化较之传统的档案管理方法表现出越来越明显的优越性。信息网络化作为档案管理的一种潮流和倾向，将是不可阻挡与回避的，档案部门应该以积极的态度，做好数字档案管理工作。虽然当前我国在档案数字化管理的发展过程中还存在很多的缺陷和问题，但是我们一定要不断探索和研究新方法，分析新形势，解决新问题，为推动档案管理事业的与时俱进贡献应有的智慧和力量。

参考文献

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