高职院校二级院系教学档案管理初探

摘 要：高职院校在内涵式发展的过程中要关注二级院系教学档案的管理，本文从高职院校二级院系教学档案管理的意义出发，明确了教学档案对专业建设和教学改革有重要的借鉴意义和为各项评估工作积累了原始素材，进而分析了当前高职院校二级院系教学档案管理中存在的问题，并提出了提高二级院系档案管理水平的方法。

关键词：二级院系；档案管理；建章立制

党的十九大强调要“优先发展教育事业”，报告明确指出：“完善职业教育和培训体系，深化产教融合、校企合作。加快一流大学和一流学科建设，实现高等教育内涵式发展”。高职院校进入了内涵式发展的时代，各二级院系是高职院校探索内涵式发展的主力军，在发展的过程中要增强教学系统的档案意识。

1 高职院校二级院系教学档案管理的意义

1. 高职院校二级院系教学档案对专业建设和教学改革有重要的借鉴意义。

高职院校二级院系教学档案主要是在教学过程中产生的大量过程性材料，主要包括人才培养方案、授课计划、课表、学生成绩、教师个人教学科研等成果、教研活动记录、教师考核材料等。这些过程性材料全面、真实地记录了高职院校专业发展过程、特色专业的形成过程，能够展现最新教学理念、方法、技术等在教学上的应用。教学档案材料能够如实记录二级院系在专业建设、教学改革上的经验、成果，也明确记录了其短板，教育探索永远在路上，这些经验、成果、短板为高职院校专业建设和教学改革提供了借鉴意义。

2.高职院校二级院系教学档案为各项评估工作积累了原始素材。

职业教育内涵式发展的时代，教育主管部门对各个高职院校进行了系列的评估，其中包含常规性的评估和重点项目评估，这些评估主要集中在教学领域。常规性评估以《高等职业院校人才培养工作状态数据采集平台》（以下简称数据采集平台）为代表，高职院校每年填报一次，目前数据采集平台共分为10大类49张单表，绝大部分内容都涉及到了二级院系。要按时按质按量填报、上传好数据，必须要求二级院系保存好所有教学档案材料， 数据采集平台中的数据表格不仅多，而且质量要求高，只要一个数据填报不符合要求，整个表格无法上传。这是一个急需详实教学档案为支撑的系统性评估材料，需要极大的耐心才能完成。

除了常规性的教学评估外，各高职院校还要主动申报各种重点项目，这些围绕学校建设、专业建设、教学改革等开展的重点项目都需要详实的原始材料支撑，这些支撑材料中就有很大一部分是二级院系教学档案。在骨干示范高职院校、卓越高职院校、“双一流”等重点项目的申报、建设、验收的过程就是一个高职院校提升自己内涵的过程，也是一个收集、积累改革过程、成果等教学档案过程。示范专业、示范特色专业群、国家艺术基金培训项目、国家非物质文化遗产传承培训等重点项目的申报、建设、验收直接就是各二级院系的项目，需要展示专业建设和改革的过程、成果，也离不开教学档案的收集与运用。

2 高职院校二级院系教学档案管理的问题

1.档案意识不强

高职院校二级院系承担着繁重的日常教学工作，同时还要负责专业建设、教学改革工作，为凸显二级院系在这些方面的成绩，还要申报相关的重点建设项目。繁重的日常管理和重点项目建设工作，导致二级院系的领导忙于应付各项工作，缺乏资料规整意识和档案意识；二级院系教师教学任务中，年课时量基本在三百多，还要参与各项教学改革研究、企业顶岗实践等工作，大部分一线教师还需要参与到重点项目建设，对于资料规整、归档，习惯性地认为是给自己增添麻烦，缺乏应有的档案意识；二级院系教学秘书承担了院系常规教学管理，同时还要承担繁重的重点项目建设任务，无暇顾及教学档案的收集、整理工作，平时积累的教学档案比较少，只有院系领导、教师主动上交的部分材料，重点项目建设时必须要有的支撑材料才会敦促相关教师按要求上交并分类整理。

2.档案人员水平不高

高职院校二级院系档案管理工作人员基本上是由教学秘书兼任，教学秘书一般以教学管理相关专业毕业生为主，鲜少有专门的档案管理专业的毕业生。高职院校由于人员编制有限，只有学校档案室才有档案管理专业人员。同时教学秘书的职责主要是日常教学管理和重点项目建设，档案管理基本上没有纳入工作职责范围。加之高职院校和二级院系均忽视了对教学秘书档案管理知识的培训，导致教学秘书本身的档案水平不高，教学管理过程中哪些资料要归档，哪些资料以纸质稿的方式归档，哪些资料以电子文档的方式归档，收集的档案资料如何分类归档都没有明确的标准，档案管理处于自发状态。

3.档案管理不规范

高职院校档案室有严格的檔案管理规章制度，但这些好的经验没有推广至二级院系，二级院系教学档案的收集、分类、使用上都无“法”可依，没有标准可以参照，处于混乱状态。例如收集一学年学生、教师获奖情况，有些院系按照每个赛项整理归档档案材料，有些院系按照每个人整理归档档案材料，还有些院系按照获奖级别整理归档档案材料。没有统一的标准，各二级院系教学档案材料看得人眼花缭乱。

3 提高高职院校二级院系教学档案管理水平的方法

1.提高二级院系全体人员的教学档案意识和水平

提高二级院系教学档案管理水平一定要先从档案意识下手，让二级院系所有的教学活动开展都留下痕迹，把活动开展的方案、前期准备、开展过程、活动取得的成果、收获到的奖励和认可都整理归档。无论是二级院系的领导、教师，还是教学秘书都树立好档案意识，每项活动开展完成后要主动整理上交教学档案，教学秘书需要核查、整理收集到的档案材料，经院系领导审核材料后归档。教学秘书要敦促教师按时按质按量完成档案规整、上交工作，甚至可以把教学档案的整理、上交情况纳入教师的年度考核指标体系。

直接收集、管理、使用教学档案的教学秘书更加要增强自身的档案意识与水平，主动加强业务学习，提高自己的档案管理能力，从建档、整理档案、使用档案等方面全方位进行学习。

2.建章立制，规范二级院系档案工作

高职院校二级院系档案工作的混乱现象要得到彻底解决必须要有一个建章立制的程序。

二级院系教学档案管理要纳入学校档案管理的工作中去，建立好一支兼职档案管理队伍，通过走出去向兄弟院校学习经验或者参加专门的教学档案管理培训，或通过邀请相关专家来校进行理论与实操培训等方式，提高兼职档案工作人员的业务素养和业务水平。

教学档案，必须出台专门的教学档案建档、管理、使用的规范。哪些材料要纳入教学档案，哪些材料一定要用纸质稿的档案存档，档案材料的分类方式，档案材料的保管年限等都要有明确的规定。笔者所在的湖南工艺美术职业学院就碰上了这样的尴尬，有几年数据采集平台上由教师或者二级院系教学秘书填报的教师科研成果非常少，但第二年科研处统计的科研奖励成果非常多，有时候甚至数据采集平台中填报的成果只有实际成果的三分之一。针对这种教学档案收集严重不完整的情况教务处和科研处联合下文，只有上报院系、填报了数据采集平台的科研成果才纳入科研成果奖励的范围。这一制度出台后，教师再也不会忘记上交二级院系档案材料，再也不会忘记填报数据采集平台了。

在高职院校内涵建设的时代里，二级院系也要加强内涵建设。内涵建设的过程不仅仅是专业建设和教学改革的深化过程，也是教学档案管理全面提升的过程。

参考文献

[1]习近平.决胜全面建成小康社会 夺取新时代中国特色社会主义伟大胜利——在中国共产党第十九次全国代表大会上的报告[R].北京：中国共产党第十九次全国代表大会，2017

[2]吴平.高职院校档案二级管理中存在的问题及对策研究[J].山东社会科学，2015（12）

[3]张建梅.高职院校二级院系教学档案管理现状分析与对策[J]. 湖州师范学院学报，2015（6）

作者简介

王飞（1979-），男，汉族，湖南宁乡人，中级职称，职业教育学硕士，湖南工艺美术职业学院，研究方向：职业教育和英语教育。endprint