不动产登记档案的集约化管理

李婷婷

摘 要：随着不动产登记工作的逐项展开，不动产登记档案的种类、数量随之增多。对这些庞大的信息进行管理现已成为主要难题。文章就实现不动产登记档案的集约化管理进行论述，试就数字档案建设进行基础研究，探讨档案管理中利用互联网技术、云计算等相关技术发挥主动性，实现不动产登记档案管理工作的集约化、信息化发展。

关键词：不动产登记档案；“四统一”；整合；集约化

1 不动产登记现状

2013 年11 月，国务院常务会议通过决定，将分散在多个部门的不动产登记职责整合由一个部门承担，一是由国土资源部负责指导监督全国土地、房屋、草原、林地、海域等不动产统一登记职责，二是建立不动产登记信息管理基础平台，实现不动产审批、交易和登记信息在有关部门间依法依规互通共享，消除“信息孤岛”。三是推动建立不动产登记信息依法公开查询系统。

全国将转变现行分散登记的模式，实现不动产统一登记，基本做到登记机构、登记簿册、登记依据和信息平台“四统一”。不仅对于整合各类资源，理顺管理机制，发挥物权登记公示作用有着重要意义，而且对于保证不动产交易安全，维护护权利人合法权益具有显著作用，同时顺应了当今信息大数据时代发展趋势，不动产登记工作迎来重大历史发展机遇。据此，不动产登记档案管理作为不动产登记重要的基础性工作，常年固定的管理模式和信息资源利用方式面临着新的决择。作为档案工作不可分割的两个层面，利用的基础是管理好档案，而发挥档案信息资源作用则是管理好档案的终级目标。本文以房屋登记档案工作为例，对不动产登记档案管理集约化管理模式进行初步探讨和研究，提出了一些不动产登记档案集约化管理的考量，期望对不动产档案集约化发展贡献一些见解和思路。

2 不动产档案整合管理特点

2.1 不动产档案整合的内容

1、不动产登记簿记载信息的核实型查询

主要是指个人和单位查询房屋登记簿记载信息，核实房屋登记的基本（自然）状况信息，以及是否存在限制、抵押等状态信息。

2、登记档案资料的凭证型查询

主要是指权利人、利害关系人需查询房屋登记档案资料，并复制档案中有关登记材料，取得原始凭证复印件。

3、按身份信息检索的线索型查询

主要是指公安、安全、检察、审判、纪检等部门在侦查、执行、办理案件过程中，需要房屋登记档案管理机构提供按身份信息进行检索的查询。

4、提供数据库接口信息查询

主要指住房保障、地税、户籍管理、公积金、银行等部门机构，因规范执行有关政策，需查询权利人及家庭成员在行政区划内有无房屋登记信息或登记数量的情况。因查询量巨大，目前，多采用提供数据库接口方式解决。

2.2 不动产档案管理的特殊性

数量大、种类多。不动产登记档案包括土地、房产、林业、农业、矿产等业务档案，尤其是房地产登记发证，面广量大，涉及城镇、农村的千家万户，这些材料经过立卷归档，在一个县的数量就可以达到几万卷，甚至上百万卷。

跨度大，周期性长。土地管理中有些业务活动历时较长，往往跨年度才能完成。土地利用现状调查、城镇地籍调查、土地登记发证等工作，有的跨一二年甚至三四年才能结束。

具有动态性。不动产登记档案形成后，房与地的买卖、交换、继承、赠与、分析等权属变更不断发生，房屋的拆迁、翻改、扩建等现状处于不断的转移和变更之中。

2.3 不动产档案整合过程中遇到的困难

材料不完整，数据存在准确性、真实性问题。部分地区历史不动产登记档案确实存在不动产坐落、土地性质、房屋用途、面积等数据方面误登、错登问题，身份信息、门牌信息缺失以及档案管理杂乱无序等问题。

数据库整合技术欠缺，数据不够完善。推进不动产统一登记，有一个对原单位档案数据库对接整合的过程，由于技术问题，这个过程中有时会出现数据挂接错误。

信息化水平较低，不能资源共享。由于种种原因，目前还有不少地方不动产登记档案管理技术落后，登记档案没有实现数字化，依然是纸质存档管理，无法实现资源共享。

档案多部门存放，未能便民服务。目前有些地方的不动产登记档案仍然存放于原登记部门，群众需要跑多个部门查询，很不方便。分散在各部门的不动产登记档案数量大，历史跨度长，动态性强。

3 集约化管理模式

3.1 集约化的概念

集约化管理概念来源于现代企业集团为提高效率与效益的基本取向经验。其在不动产登记档案工作中的应用均已具备一定条件，主要有以下几方面内容：

（一）完善顶层设计，理顺管理机制，实现省市、区县两级优势互补，协调高效管理。强化省市一级档案机构统筹、监督、指导职责，设立省市不动产登记档案馆（数据中心），实行属地专业垂直管理，整合、优化各类、各级不动产登记档案机构、人员、库房资源，构建与属地区县分工明确、协调一致的管理机制。合理布局，按需设置，根据不动产登记机构工作量情况配备档案专业人员，充实一线管理人员和查询窗口，并适当进行人员流动，增强紧迫感，调动员工积级性。

（二）梳理各个工作环节，科学灵活配置资源，规范操作流程。

档案工作依托于业务工作发展，是不动产登记业务的重要一环，登记资料从受理一刻起既已注定将要归档的命运，业务办理从最初申请、受理开始，经过审核、审批，到最后缮证、办结、发证、归档，形成一条完整的工作流程，涉及多个岗位工作人员。

（三）引入二维码和物联网技术，完善不动产档案信息数据共享机制，发挥集约化管理资源共享优势。

近年來，二维码、物联网信息技术发展突飞猛进，大数据时代已经来临，给档案流转和管理工作带来极大的想象空间。不动产登记实物档案采用二维码、物联网、电子密钥等技术，制定全国统一的编目规则，使每一卷档案对应唯一编码，实现存储空间和库房定位科学自动化管理。

3.2 集约化管理对策

（一）加强制度建设，统一查询口径

通过制度明确不动产登记档案信息查询方式，以及个人住房信息查询操作规范。对于新增的查询需求应保持开放而又严谨的态度，既利用好宝贵的登记信息资源，又维护好权利人合法权益。

（二）理顺管理，构建分工明确的两级查询服务体系。

在设区城市的不动产登记部门内宜设置两级查询窗口，区一级窗口方便查询申请人就近办理，市级窗口负责接待全市范围不动产信息查询，规范特殊查询操作，合理配置受理、审核查询权限。

（三）完善权限管理，提供分类、分层次的查询服务。 查询信息需要坚持“明示同意”、“最少够用”原则，查询系统应完善权限管理，做到每一笔查询业务全部留痕，以便随时调出复核，加强对查询人员的监督管理，避免超限、超范围查询。endprint