探讨信息技术在社保档案管理中的应用

赵伟平

摘 要：虽然现在的信息科学技术已经在大范围有了很广泛的应用，但是我国目前的社会保险档案管理模式依然过于陈旧，当前的模式的成本很高，工作效率却很低下。目前的社会档案管理模式对于与日俱增的参保人数已经无法满足。然而信息技术在社保档案管理中的应用，既可以实现社保档案信息的接收与传递，又可以通过其一体化的利用，从而达到实现城乡居民社保档案信息的网络化和社保信息社会共享化的目的。由此不难看出加强信息技术在社保档案管理中应用是具有重要现实意义的。

关键字：信息技术；社保档案管理；应用

1 我国社会保险档案管理的现状

1.1 社会保险档案管理制度的不完善

从各地的社保档案管理模式来看，大多数社会保险档案的社保经办机构都没有严格的按照国家档案管理的有关规定来进行管理。因为当前社会保险档案管理制度不完善，还没有一个统一的标准，从而使社保文件材料的收集不齐全。目前因为档案管理的方法还不是很健全，就会经常发生社保档案丢失、损坏、涂改的现象。以至于使社会保险档案管理模式不够规范和标准。

1.2 社会保险档案管理人员专业性不够

现在由于某些社会保险部门档案机构建设的不完整，其中就会出现没有专职人员来管理档案的現象，只有一些临时抽调的兼职档案人员，不经过专职培训直接进行上岗，从而严重的影响社会保险档案的质量问题。这是由于当前政府对于社会保险档案工作重视不够所造成的。因为社保档案管理是一项全新的工作，所以大部分的人还认识不到它的重要性，目前由于对社会保险档案管理的忽视，导致了社保档案管理工作已经处于一种混乱的状态，没有使社保管理档案的作用得到充分的发挥。在当今信息化的形势下，我国的社保档案人员没有精通的档案专业知识，也不具备相关的新知识和新技能，不能做好社保档案信息化和档案信息资源开发的工作。所以就要求档案人员必须要加强学习，对知识结构进行随时更新，努力的成长为符合档案信息资源开发和档案信息化利用的复合型人才。

2 提高信息技术在社会档案管理中的应用策略

2.1 完善当前的社保档案管理制度

目前我国的社保档案管理模式是通过根据各省市以及各地区的各自情况进行各自管理的，并没有加强其统一进行管理。从而影响到社保档案在对地区跨越时的交接工作，同时也使人才的合理流动受到限制。所以就要我国社保部门尽快根据当前工作的实际情况，从而制定出适合当前经济发展状况的各个规章制度。例如：可以建立一种检索工具，包括对于保管期限、编号以及区分类别等，同时使“居民身份证编号”和“社会保障号码”等名称去作为劳动保障局对于各类信息中全国统一的标识，它可以使个人的社会保障关系变得更加直接。所以这种使用方法也就具备了十分重大的意义。

2.2 加强对信息技术的应用

随着社会经济的持续发展和保险业务量的逐渐增加，以至于实行全国统一微机业务的管理成为了我国社会保障机构未来的发展走向。然而我国目前大多数的社保机构依然使用着过去纯手工操作，老旧的管理模式，在查资料的过程中费时，费力，从而使其效率十分低下。同时对于数据的统计也变得更加的艰难，从而直接的影响了工作的进展，与社会保险制度改革的快节奏脱节。然而当前最重要的使命就是要通过对计算机网络的运用从而去对各项事务管理有所加强，在促使档案管理更加现代化的同时为用户提供更好的服务。另外，也可以通过建立“电子档案数据管理中心”的方法去实现电子文件信息的共享性，由于其覆盖面广，内容更加丰富，和利用率较高的优点可以加强各项事务的管理，同时更好的为用户提供服务，用来促使档案管理的现代化。

2.3 提高专职队伍的整体素质

只有社保管理工作的专职人员具备了较高的素质和更加高端的现代化技能，才可以满足利用者对大量档案信息的要求。但是当前社会保险档案管理人员的素质普遍的低下，很难去适应当前的社会保险档案管理者所需要的事实。所以就需要社保相关部门引进档案专业人才的同时对现有的工作人员进行更加专业化的培训，去提高社保工作人员相关的管理知识和技能。使社会保险办事机构队伍的整体素质和水平得到提高，从而更进一步的去实现社会保险的标准化和规范化。在加强社保管理部门的专职队伍整体素质的同时实现社保文档资源共享的目的，从而去使社保中心和企业之间各个系统数据接口更加的规范。节约了大量人力物力的同时，也方便了企业和社保中心进行信息的查阅和核对。

2.4 使社保档案的一体化

其实，所谓的社保档案一体化就是指将文件管理工作和档案管理工作进行结合起来，同时以系统理论作为基础，把归档档案和文件数据这两个互相作用又相互独立的元素更加完美的融合起来使各个环节都可以更加协调的运行，达到对档案管理规范一体化的目的。再使用档案一体化的过程中，可以保证社保业务与档案工作的无缝衔接。为对于这个过程有效管理实现的同时将文件数据管理工作与档案管理工作更好的整合成为一个系统，有利于文件数据和档案的形成规律。通过对计算机管理方法和系统理论的运用，可以把档案管理和文件管理进行数据化和网络化，有利于形成一个完整的信息体系。可以实现对于档案和文件的统一管理和控制，并将档案管理和数据的整体效益更好的发挥出来，可以提高其工作效率的同时实现信息的共享。

2.5 保证社保档案信息化管理过程有法可依

随着我国信息化技术的不断提高，在社会保险档案的管理过程中运用的也更加的广泛，但是我国在对信息技术在社保档案中的应用还是存在着很多的问题，虽然国家档案部门已经提出了要以档案信息化建设为目标，但是对构成相关体系和标准还是有一定距离的，在我国各个地点和各个部门大多数还是各自为政，很多的部门对于档案信息化的认识仍然存在着一定的误区。另外，信息化技术的应用过程也是非常艰难的，需要国家投入巨大的人力、财力、和物力。所以我们必须从投入和产出的角度的进行考虑。同时避免各个等级社保档案部门在建设档案信息化的过程中出现一些过于盲目的事情，对于档案信息化的建设还是需要尽快出台一些相关的标准和法规政策。既可以方便社会大众对于档案信息利用，还可以让档案的信息化具有“规范统一、统筹规划”的特点。

3 结束语

总而言之，社会档案作为记载劳动者和企业参保缴费情况的原始依据，是劳动者享受社保待遇的法律凭证，运用信息化技术和更加科学的方法对其整理归档还有保存是有重大意义的。随着社会保障工作的持续发展，更加规范化的管理模式已经逐步的代替了老旧的管理模式，在社保档案工作与时俱进的过程中，社保档案管理的工作也会充满活力的。

参考文献

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