工程档案管理面临的问题及应对措施

安丹

摘 要：对于建筑企业来说，工程档案管理工作能够充分、全面的反映工程项目建设的过程，是企业实际建设运用过程中必不可少的一个板块，不仅在工程开展之前能够为工程施工方案的制定提供参考，还对施工过程中的质量监管、工程结束之后的维护与管理工作有着不可小觑的作用。但是在对工程档案进行管理过程中，却依然存在相当多的问题，需要不断进行内部工作审查，及时发现问题，有针对性的去解决问题，提高工程档案管理的效率。文章主要就当前我国工程建设中档案管理工作存在的问题进行分析，探讨如何提升工程档案管理质量。

关键词：工程档案；问题；应对策略

1 引言

建筑工程材料标准化、制度化管理是建筑结构安全与施工质量的保证，为了达到施工控制的目的，在建设工程中具有十分重要的地位和意义。通过收集和整理工程资料，确保工程资料的完整性和真实性，能够保证施工活动的顺利进行，并能顺利完成工程的验收，为工程提供原始的依据。所以，建筑企业应注重对工程档案的管理工作，不断提升管理工作质量。

2 当前工程档案管理所面临的问题

2.1 建筑工程资料管理体制不规范

由于建筑企业、施工企业在意识形态上的缺乏，使得建筑工程档案管理未能得到足够的重视，较多的企业将重心放在在了针对施工建设的管理方面。大部分的企业管理者认为档案管理属于一个可有可无的环节，这一环节不能给企业产生经济效益，因此通常不会在该方面进行更多的人力、财力和物力的投放。一些人甚至认为，采用不规范、不科学的工程档案管理方法，对工程档案管理质量影響不大，导致了较多的先进建筑工程档案管理体制都未得到及时的应用。另外，在监督方面企业也没有建立由专人负责工程档案管理监督的制度，而施工监理却给建设方提供了非常专业化和社会化的服务，以此帮助建设单位针对工程的质量、进度和技术等方面进行控制，所以监理方还应在工程资料管理方面承担起管理责任。通过在资料收集、整理和保管过程中严把质量关。确保工程档案资料的完整性和有效性。

2.2 专业管理人才不足

在社会经济的推动下，档案管理模式得到了发展与创新，但建筑工程专业档案管理人才仍然比较紧缺。在实际管理中，建筑企业会抽调其它管理人员兼顾档案管理工作。随着现代科技水平的提高，作为档案资料管理者，除了要掌握档案管理工作的内容外，还要掌握相应的现代管理技术，所以，相关管理部门要对专业档案管理人才加大培养力度。

2.3 缺乏先进的档案资料管理机制

建筑施工企业档案资料管理意识淡薄，“重建设轻管理”的现象是普遍存在的。部分企业管理人员没有正确认识档案管理的作用，认为此项工作意义不大，对企业经济效益没有帮助，因此在人力、物力及财力等当面投人较低。甚至有的领导认为，就算是不规范、不科学的档案管理工作，也不会影响到工程质量，一定程度上导致工程档案资料管理体制形式化特点日益明显。此外，在工程档案资料管理中，没有相应的监管监理人员。施工监理为建设单位提供专业、社会化服务，以此有效控制建筑项目施工质量、进度与技术，所以，监理方还要承担工程档案资料管理的重任，严格控制资料管理的收集、整理、档案形成及保管等各环节工作，以此确保档案资料管理的完整与有效性。

3 提高建筑工程档案管理质量的措施

3.1 建立完善的档案资料管理机制

目前，很多建筑企业内部，针对档案管理工作还没有建立完善的管理机制，对档案管理工作造成了很大的影响。建筑企业领导要重视工程档案资料管理，并将此项工作纳为正常议事日程中，安排专人负责管理。随着建筑工程项目的不断延伸，工程档案逐步形成，以此确保档案管理的完整性。在实际施工中，要明确管理负责人，设立包含建设、监理及施工等单位在内的领导小组，全面考虑并规划建筑工程档案管理工作，建立并落实相关管理制度，并渗透到建筑工程的整个施工过程。对于建筑工程档案管理的完善工作，不但要做好机制的建立，还要对建筑工程档案收集、保管等各个环节工作进行完善。对建筑工程档案管理机构进行积极鼓励与引导，根据市场发展需求，建立集开放、推广及服务为一体的管理机制，不断拓宽企业服务领域。

3.2 加强对工程档案资料的监督与控制

要加强工程档案管理工作，首先是要提高企业相关管理层人的思想意识。加强宣传工程资料的重要作用，让企业的管理人员认识到其重要作用，从而极高管理工作，建立健全相关的制度，并进行科学合理的档案资料保管，并确保企业施工当中有关档案资料的完整性和可靠性。在审核技术资料时，相关质监部门要严格审核签名，对于代签现象要予以批评，要求返工重做技术资料。在档案收集中如果出现代签现象，资料退回并要求重新做。施工企业资料人员要认真履行自身职责，监理人员也要认真负责，不能代签，如果施工企业出现设计与规范不达标的问题，可以拒签，并及时提出要求施工企业返工重做，指导合格后方可签字。

3.3 加强档案管理人才培养，制定企业档案管理标准和规范

工程档案管理工作归根到底需要通过人和制度来完成，因此在具体工作过程中，企业需要一边加强专业档案管理人才的培养，加大对工程档案管理的预算投入，从技术、资金等方面支持工程档案管理队伍建设，档案管理人员自身需要不断加强从基本档案管理知识到相关的信息技术、法律法规等延伸领域的学习，积极参加企业组织的专业技能培训以及行业交流，及时转变过去陈旧的档案管理理念，根据市场的变化进行档案管理观念的调整；一边在企业内进行工程档案管理规范与规则制定，成立工程档案管理专项管理机构负责相关工作，对现有的管理制度根据实际情况进行全面完善与规范，并积极落实，使得企业工程档案管理工作有章可循，全面推动工程档案管理工作的常规化。

3.4 加强工程档案管理信息化建设

随着信息化时代和大数据时代的到来，传统的技术档案管理手段已经不满足现实要求，必须加强计算机技术和信息技术在建筑施工档案管理中的应用。配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备系统软件的开发应用或完善，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，把档案信息化纳入企业信息化建设之中，使档案信息化与企业信息化同步发展。建筑施工内业技术档案工作是一项系统工程，需要有秩序的管理和现代管理的运用。通过采用先进的计算机网络技术，以及数据库存储技术，既解决大量档案的归档、存储问题，又方便档案的查阅、统计、分类和检索，不仅提高档案的管理效率，从而也加强日常的工作效率。

4 结语

综上所述，由于我国建筑行业的不断扩大，要想使自己在建筑行业中长久的发展，这就需要建筑企业不断的提高自己的经营理念和更新自己的管理方式，建筑档案管理工作不仅仅伴随着着建筑工程的发展，同时也决定着建筑行业未来发展的质量。这就需要，企业的管理人员加强重视建筑工程档案资料的管理工作，不断的提高企业自身的管理能力，建立和健全相应的管理制度，创新企业的管理思路等等，提高建筑档案的管理水平，进而促进我国建筑行业的发展。

参考文献

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