办公室文书档案收集与归档工作探讨

陈姬

【摘要】文书档案记录了事业单位各项工作的开展情况，是办公室文档管理中的重要内容，其收集与归档工作有着很强的技术性、服务性等特点。为最大限度发挥出文书档案的社会服务功能，档案管理人员应认真开展档案收集与归档工作，保证各种资料的真实性与完整性。本文将简述办公室文书档案收集与归档工作的重要性，并提出了切实可行的策略。

【关键词】办公室文书档案；收集；归档

办公室文书档案可以如实反映出事业单位各项工作开展情况，有着极高的保存与利用价值，在促进事业单位发展上发挥着重要作用。对此我们要在思想上引起高度重视，尽快采取有效的方法，不断提升文书档案收集与归档工作水平，保证文件资料的真实性、完整性及连贯性。这样才能充分体现出文书档案的应有价值，确保事业单位日常管理与运用活动正常开展。

一、办公室文书档案收集与归档工作的重要性

办公室文书档案收集与归档是事业单位的一项基础性工作，能够为其他业务活动的进行提供可靠依据。在办公室文书档案中记载了事业单位在特定时间内某事件的情况，并详细记载了问题的形成、解决和结果。事业单位领导在制定决策的过程中，很多时候都会参考文书档案，包括会议记录、审批等资料，这样才能保证决策的准确性、科学性和有效性。由此可见，做好办公室文书档案收集与归档工作，不仅可以对事业单位战略发展产生促进作用，也有利于各项工作的顺利开展，具备重要的意义。

二、办公室文书档案收集与归档工作的策略

（一）加强宣传，创造良好的工作条件。为保证办公室文书档案收集与归档工作顺利进行，需要将宣传工作做到位。对此，档案管理人员在收集文书档案时，要将重点放在实用档案编研与简报编制形式上，这样能够扩大宣传范围。通过对文书档案收集人员的合理引导，促使其切实增强自身管理意识，认真、主动做好文书档案收集工作，也让其他工作人员了解文书档案收集的重要性，今后更加主动配合。同时还要将多媒体技术利用起来，在各个阶层做好宣传工作，不断提升文书档案归档人员的责任感，规范自己的工作行为，加大对文书档案的核查力度。这样档案管理人員才会树立起全心全意的服务意识，工作中认真尽责，有效防止出现造假的情况，保证办公室文书档案利用率得到提升。

（二）完善办公室文书档案管理制度。由于现行办公室文书档案管理制度存在很多缺陷，经常发生文件资料丢失、缺损的问题，因此需要尽快对办公室文书档案管理制度进行完善，才能保证档案收集与归档顺利进行。一是要以制度的形式明确办公室文书档案收集时间、保管期限、归档范围和相关注意事项等内容，并有效工作流程，提升文书档案的真实性与有效性。二是结合事业单位具体状况，根据相应的规章制度，将责任明确到具体的个人身上，让他们清楚自己的工作职责，确保文书档案归档范围更加科学、合理。三是确定文书档案归档期限，对办公室文书档案实行统一的保管，避免部分人员私用。采取这种方法以后，既能够从整体上提升文书档案的收集、归档效率，还能够为今后的利用提供便利，为事业单位其他业务活动的开展提供可靠、真实的依据。

（三）创新文书档案收集与归档工作方法。从以往办公室文书档案收集与归档工作情况来看，很多重要文件资料经常发生破损、残缺和流失的问题，为解决这些问题，需要不断创新文书档案收集与归档方法。档案管理人员要主动出击，及时加强与事业单位各部门之间的联系，定期做好文书档案的收集与归档工作，定时更新各项文件资料，提升文件资料的真实性与可靠性。针对办公室文书档案收集与归档中出现的问题，要认真分析并采取相应解决措施，避免对文书档案的完整性造成不利影响。在信息时代下，还要将先进信息技术应用到文书档案收集与归档工作中，减少人为误差，提升工作的效率与质量，真正体现出文书档案应有的价值与作用。此外，要对办公室文书档案实行数字化整理，减轻文书档案收集与归档的工作量，档案管理人员只需要做好收录数据库工作。这种方法成本降低，只需要设置几台服务器就可以实现。

（四）提升档案管理人员的综合素质。当前办公室文书档案收集与归档工作的重要性日益凸显，为进一步提升文书档案管理工作的效率与质量，需要从整体上提升档案管理人员的综合素质。一是要定期开展对档案管理人员的培训教育工作，既要增强他们的档案管理意识，还要丰富他们的知识技能，为更好地开展办公室文书档案收集与归档工作创造条件。二是积极引进高端的档案管理人才，不仅要懂得档案管理基础知识，还能熟练应用各种信息化设备与技术，保证文书档案收集与归档工作的效率。三是督促档案管理人员认真学习，跟上时代步伐，学习并掌握更多现代化办公技术，实行电子档案一体化，在开展文书档案收集与归档工作时，能够实现办公系统一体化，让电子档案妥善存档。这样才能做好本职工作，为事业单位的发展作出更大贡献。

三、结语

总之，办公室文书档案可以全面反映出事业单位各项活动情况，需要做好收集与归档工作，这样才能保证事业单位的快速发展。因此我们要深入分析当前办公室文书档案管理工作中存在的问题，不断改进方法，完善制度，并在人力、物力和资金上增加投入。这样才能保证办公室文书档案收集与归档工作顺利进行，并保证质量与效率稳步提升。

【参考文献】

[1]李爱英.办公室文书档案收集与归档工作分析[J].办公室业务，2017（03）：151-162.

[2]刘子晗.探索办公室文书档案收集与归档工作管理[J].黑龙江科技信息，2016（25）：196.endprint