试论学校财务档案的管理办法及改进措施

龙菲

【摘要】随着我国现在教育体制的不断进步，学校在财务档案的收集、收入以及分类等各个方面都或多或少存在着一些问题。本文对于小学财务档案的相关内容进行了分析，最终提出了相关的解决措施。

【关键词】学校财务档案；改进措施；制度

一、学校财务档案的管理方法概述

学校财务档案是以信息收集的方式管理账务，除了具有普通财务档案的特点外，根据学校自身还存在一些特殊性：

（一）学习财务档案周期划分具有特殊性。学校的财务档案主要是一学期统计一次，其他的财务档案可能有进度之分，但是学校财务档案管理都是按照学年进行收支管理，这就是学校财务档案特殊性的表现。

（二）学校财务档案区分逐渐复杂化。由于学校在不断添置各种教学器材，而且随着现在的小学都有逐步扩充的趋势，所以在档案的分类和管理上出现了越来越复杂的趋势。

（三）学校财务档案管理方式逐步现代化。由于现在的云数据时代已经逐渐到来，所以学校的档案管理也在与时俱进地进行，计算机化已经在很多方面取代了人工，这样不仅能够减低学校经费，还能够增加工作效率，这样能够增加档案的查询精准度以及其他各个方面。

二、学校财务档案管理办法中存在的问题

（一）财务档案的管理制度不完善。由于我国很多小学自身管理制度存在不完善的问题，对于财务档案的管理情况更是缺乏相应的制度，不仅存在管理人员专业素质较低，不能有序的进行档案的管理，而且档案管理人员没有完善的管理层，所以一旦出现较难解决的问题或者是遇到新问题之后，小学财务档案管理会出现一定的延期性，最终导致财务档案不完整。

（二）财务档案的管理程序不规范。很多小学没有专门的会计管理人员，很多财务档案管理人员对于知识现学现用，在进行分类和整理的时候没有理论知识进行支撑，这样会导致财务档案在整理和归类时出现档案数据混乱，档案分析出现问题，这些都是因为管理程序不规范导致的。良好的学校需要聘请专业的人员进行档案的管理，确保档案工作的可持续性发展。

（三）不重视档案管理工作。很多小学认为优秀的生源和师资是学校决胜的因素，至于财务档案管理这些問题不需要重点掌握，所以会在繁忙的工作中忘记档案管理，一旦需要相关的素材时会发现没有途径进行相关的查找，最终导致很多财务工作出现延期的问题。学校不重视档案管理人员还和现在的小学教育情况有联系，很多小学在进行档案管理时会出现各种问题。

（四）档案管理人员的素质较低。学校的财务档案归档管理不同于一般的归档工作，不只是单纯地将情况进行归档就可以完成工作，档案中的经济信息以及相关的经济收支都需要进行记录，但是小学很多档案管理人员都是兼职或者招聘的条件较低，这样会导致整体的队伍素质低，会给财务档案的工作带来很多难题。

三、学校财务档案的管理制度体系

（一）建立健全财务档案的管理制度体系。小学在学校管理中首先需要制定全面的财务和档案管理制度，这样能够确保学校在进行财务档案管理时能够有章可循，最终确保档案管理的制度化和规范化。学校在建立健全档案的管理制度时，需要从各个方面进行准备。首先，学校要加强经济方面和档案方面的联系，这样能够确保工作人员之间能够了解相关的情况，最终为学校营造出和谐的氛围。其次，学校的领导还需要加强对于财务档案管理的重视程度，给财务档案管理人员树立良好的榜样作用，督促相关部门及时完成相关工作。最终，还需要对于财务管理人员进行责任宣传，确保这些工作人员有责任心管理财务，加强相关人员的专业学习积极性，确保学校各个财务档案能够清楚地被工作部门使用，确保学校能够做出正确的财务决定。

（二）不断提高档案管理人员的综合专业素质。我国现在小学档案工作人员综合素质普遍较差，小学在进行财务管理招聘时，可以适当提高管理人员的待遇，寻找专业知识较强的财务档案管理人员，必要的时候还可以对于这些人员进行定期的专业培训，培养一支专业素质较强的队伍。财务档案人员需要有良好的职业道德，因为小学财务涉及很多方面的财政来源，如果管理人员没有坚定的意志和责任心，可能会出现定位上的错误，所以学校需要定期对于财务档案人员的专业素质进行相关的培养，确保这些人员具备各种财务管理知识的基础上具有法律意识和道德意识，通过各种方式去提高工作人员的这些素质。学校不断提高管理人员的综合素质还可以通过竞赛的形式进行，不断去推进工作，让相关人员有一种紧迫感，必要的时候还可以通过各种形式的比赛不断提升相关的综合素质。

（三）加强财务档案管理体系的创新。我国现在正处于“互联网+”时代，学校可以把财务档案管理和互联网进行结合，加强互联网对于数据的管理工作。对于每一个工作人员的责任进行明确分工，可以通过互联网的形式对于每一个工作人员进行监督。学校还需要从互联网上建立一套规范的财务档案管理制度，确保在出现问题之后能够直接找到问题的根源。

（四）建设财务档案的专门设备。学校需要使用教育经费对于相关的问题进行管理，下拨一批经费用于专门的机器购置和人员安置。有必要的情况下，学校还可以重新布置相关的房间，对于档案放置的桌椅以及相关的设备进行更新。学校要确保有专门的人员进行定期检查和管理。

学校的财务部门和档案部门之间要加强联系，即使在发现过程中可能会出现一些突然的问题和设备以及人员管理的问题，但是相关部门需要找到合适的解决措施，对于相关问题进行纠正，最终确保为学校的财务工作奠定良好的基础。

【参考文献】

[1]杨江.财务档案管理浅识[J].黑龙江史志，2013（13）：70.endprint