浅谈档案信息化建设三要素

陈艳珍

【摘要】数字化时代的历史车轮持续行进，国家信息化发展战略进入高速发展阶段。体现在档案领域的数字化发展则是档案信息化建设，显然档案信息化也已经成为今后档案工作需要重点改革的对象。无论是学术研究领域还是具体实践过程中，都需要抓住档案信息化建设的三要素。即资源建设、服务功能以及安全体系。

【关键词】资源建设；服务功能；安全体系；档案信息化

在国家信息化发展战略的持续推进下，档案领域迫切需要进行信息化改革，即实现档案信息化建设。传统的档案工作已经无法适应信息化时代的发展要求，在档案安全以及使用需求方面也出现滞后性问题。针对这种问题的存在，探索档案信息化建设途径十分必要。基于此，从资源建设、服务功能以及安全体系建设等多方面入手，为我国档案领域的改革创新提供条件。

一、档案信息化建设的重要性

档案信息化建设是推动档案工作改革创新的原动力，对档案信息化的建设十分必要，具体而言表现在以下三个方面：首先，形势发展的需要。现阶段已经进入信息化时代，档案工作显然也需要依据信息化的进程探索档案信息化的发展方向。档案是推动社会发展不可或缺的信息资源，在收集、管理、保存、保护以及利用等方面实现信息化能够最大限度上适应社会的发展需求。其次，档案安全保障。传统的档案为纸质载体，容易受到人为损害与外界因素所造成的安全影响。实现档案信息化建设之后，档案的归类整理、统计、查阅以及开发等多项工作都是通过计算机完成，对档案进行封存管理，从而确保实体档案的安全性。最后，社会需求强烈。档案工作的本质则是提供信息服务，信息化时代社会各界对于档案信息的使用频率、使用需求快速增加，使得档案信息的高效性面临挑战。但档案信息化的建设则能够满足各方对于档案使用需求，提升档案信息的高效性、针对性。由此可见，档案信息化建设已经迫在眉睫。

二、档案信息化建设三要素

（一）档案信息化资源建设。档案资源建设是实现档案信息化的基础条件，承担着诸多工作内容，作为档案信息化的实现基础，具体建设途径如下：首先，建立科学的开发机制。以“需求—开发—利用”为核心运转机制，确保信息资源能够为社会公众服务，在用户需求分析的基础之上构建特色数据库，挖掘特色信息资源价值。其次，电子档案进馆。传统的档案需要归档、进馆处理，档案信息化资源建设的重要工作则是实现电子档案进馆。电子档案归档方法需要按照纸质档案归档方法进行操作，文件格式、著录、归档方式都是电子档案进馆之前需要处理好的内容，为档案信息化建设价值最大化提供条件。最后，档案信息化资源共享。信息化时代资源共享是提升信息价值的关键，对于档案信息化建设而言也需要做到信息共享，在区域范围内建立网络共享体系，打造区域性档案信息化网络格局。

（二）档案信息化服务功能建设。档案工作的本质是确保用户满意，而用户满意的基础则是服务功能的完善性。档案信息化建设对服务功能提出了较高要求，需要建立快速响应机制，针对用户需求可以针对性满足，使得信息的查询管理更加高效。为达成这一目标，档案信息化建设需要做好服务功能的建设，具体从两个方面入手：一方面，档案信息资源配置优化与管理优化。信息化快速发展的今天，社会各界对于档案信息的使用需求增加，做好资源的优化配置、满足日益增长的用户需求成为服务功能建设的根本目标。档案信息资源的优化配置工作应该从馆藏结构入手，以用户需求为基础导向，分析不同层次档案的用户群体使用需求，从而配置档案信息资源。在信息资源的管理层面，应该将重点放在宏观与微观两个方面。宏观层面是做好单个档案馆馆藏建设，微观层面则是强化档案信息的有效运用；另一方面，优化档案咨询服务。咨询服务是档案工作的关键组成环节，提供针对性的咨询信息是档案价值体现的重要途径。档案信息化咨询服务功能有别于传统的咨询服务，档案信息化下的咨询服务针对性更强、响应速度更快。档案咨询服务优化可以建立档案服务系统，以满足用户的多元化需求。

（三）档案信息化安全体系建设。安全体系建设是实现档案信息化建设的基础保障，档案信息使用阶段的高效性需要确保档案信息的安全，符合档案信息化建设价值。虽然网络技术带来了诸多便捷，也导致网络信息安全的风险增加，安全性防护尤为严峻。诸如内部与外部的非法访问、计算机病毒以及安全管理体制问题层出不穷。上述影响档案信息安全问题的存在，使得建立档案信息安全体系变得十分必要。首先，档案部门建立基础屏障。在开展档案信息化建设阶段应该高度關注档案信息的安全，从网络端与操作端两个方面入手，将安全问题彻底扼杀在基础阶段，保证档案信息安全。其次，增强硬件安全。强化内部信息系统的安全性，通过增强内外网物理隔离、多子网网关技术、防火墙技术等手段来确保硬件安全。最后，建立符合档案信息自身特色的管理模式。对于档案信息系统而言应该强化管理内容，从政策、法律、法规以及标准规范等角度入手，制定档案防御安全规范，做到防患于未然，为档案信息化安全体系建设提供保障。

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