高校外事工作人员基本素质与服务意识探讨

摘 要：在高等教育国际化发展趋势越来越明显的背景下，高校外事工作的作用逐渐突显，成为高校管理工作中的核心内容之一。日益频繁的对外交流与合作，对高校外事工作者的综合素质提出了更高要求。如何充分认识高校外事工作人员素质和服务意识提升的意义，并深入探究其提升的途径，已经成为我国高等教育事业跨越发展所面临的重要课题。

关键词：高校外事;综合素质;服务意识

中图分类号：F240      文献标识码：A      文章编号：1008-4428（2018）07-0132-02

一、 高校外事工作的基本内涵

（一）综合事务协调

主要包括外事工作计划及年度外事经费预算的制定;涉外宣传工作，包括外事活动报道，组织学校对外宣传材料的制作;涉外文档管理工作，包括涉外信息数据的收集和报表;教师、干部因公出国（境）计划上报以及出国（境）情况年度总结，并上报相关管理部门;固定资产和物资的保管工作以及其他日常事务性工作，包括人事、财务、工会、会务等方面工作。

（二）外专外教事务

协助学校和学院做好外籍专家的聘任工作;负责外籍人员办理来华签证、专家证、居留许可等手续;负责外籍专家公寓的管理，包括专家公寓卫生、安全的检查;负责聘请外国文教专家项目管理工作，包括项目报批、执行和成果总结，以及资料归档工作。

（三）教师出国事务

短期出国项目的校内审查和审批工作;负责因公出国证照、签证（注）办理和出国经费预、决算工作;协助分管出国管理工作处领导对出国人员开展行前外事和安全保密教育工作;负责出国人員的公示工作;负责因公出国资料和保密管理工作相关资料的整理归档和统计工作。

（四）开拓校际交流项目

与国外高校、科研院所合作交流渠道的开拓工作;国外专家学者来校访问的接待工作，包括：活动的保密审查审批、保密工作方案和应急预案制订、接待方案制订、活动过程管理以及资料归档工作;国际学术会议的管理工作，包括协助学院申办、筹备和组织召开国际学术会议;学校对外文件的翻译工作，包括合同、合作协议;学校重要外事活动的口译工作;中外合作办学项目的校内审批和申报工作;学生出国（境）交流学习工作的组织、实施及对各教学单位开展学生国际交流工作的指导。

（五）留学生事务

留学生招生工作;组织实施留学生教育发展规划，制定留学生管理规章制度并督促执行;完成留学生的招生工作以及留学生来华签证、卫检、居留等事务;完成留学生的日常管理、教育工作;统筹留学生的生活安排;留学生奖学金的评审和发放。

（六）港澳台事物

港澳台地区来校交流、访问、讲学和学习人员的邀请和接待工作;办理校内人员因公赴港澳台地区的校内审查和审批工作;因公出境证件的办理和经费预、决算工作;对出境人员开展行前外事和安全保密教育工作;负责出境人员的公示工作;负责因公出境资料和保密管理工作，相关资料的整理归档和统计工作。

二、 提高高校外事工作人员基本素质的途径

（一）加强学习，提高个人素养

首先，加强理论知识学习。主要以学习党的十九大精神为主线，分阶段、分类别学习相关理论知识，认真学习“三言三实”内涵，践行“两学一做”实践教育。其次，加强业务知识学习。重点围绕本职工作，学习外事相关知识、外事工作文件、对今后工作思路有大概了解，努力做到心知肚明，为更好地服务学校各部门、开展工作奠定理论基础。最后，注重知识更新。利用业余时间阅读书籍报刊，努力避免知识老化、思想僵化、能力退化，不断增长知识、开阔思路。

（二）加强高校外事工作人员业务能力培养

信息化与全球化的大背景下，知识以几何级数的速度倍增，更新速率加快，总量急剧扩大。因而，与时俱进地提升工作能力，是21世纪对高校外事工作人员提出的必然要求。要能不断更新自己的知识储备、适应科学技术发展的最新趋势，就需要高校外事工作人员具备良好的学习能力，提高自己的业务能力。

（三）加强外语学习

外语是外事管理工作人员进行对外交流的主要工具，熟练地掌握1—2门外语，不仅有利于开展工作，而且能提高工作效率。在开展外事接待活动之前，外事管理工作者需要通过查询相关资料，提前了解对方院校机构的背景信息、整体发展状况、专业设置与优势学科等。为本校在接待活动中更有针对性地开展工作奠定基础。在涉及签署协议前，外事工作者还需要运用外语能力与专业知识对所签署内容进行仔细地校对，同时在学校相关部门的帮助下对条款效力、权利义务规定等内容进行审核，从而为校际交流合作的正常进行与良性发展保驾护航。

三、 增强高校外事工作人员服务意识的途径

（一）提高防范意识、维护国家权益

认真做好服务和解释工作。由于新政策的不断出台和各国签证规定时常更新，有的教师表示不理解，一方面做好解释工作，一方面“宁可烦自己，决不烦教师”，不定期请示上级部门相关事项。做好行前教育工作。出访前，坚持对出访人员进行外事教育，要求相关人员坚持“外事无小事”的原则，严格遵守外事纪律和保密纪律，维护党和国家形象，确保出访活动顺利进行。

（二）积极开展工作、牢固树立主权意识

外事工作者要高度重视合作学校和合作项目的办学规范性，及时研究合作办学过程中出现的新情况和新问题，牢固树立教育主权意识，积极维护学校和学生的合法权益，避免出现有损学校和学生利益的事件发生。在外事接待方面，努力做到忙中求稳，不出差错。积极做好外籍专家、教授来访进行学术访问、商谈中外合作办学、合作科研等接待工作。针对外事接待工作增多、学生出国出境学习人数增加的局面，在认真做好各项工作的同时，努力灵活掌握政策，严格涉外活动请示报告制度，努力做好学生出国交流学习工作的组织、实施工作。

（三）做好服务工作、耐心解答疑问

在日常工作方面，切实做好为各级出国人员的服务工作，特别是为教学一线人员做好各种出国问题咨询、手续办理、核查汇率等服务，提高服务意识、办事能力，减少矛盾发生，首先要从制度上规避，排查隐患、及时处理，做到细致、认真、考虑周全。近年来，随着国家新政策的不断出台，对外事工作提出了新的、更高的要求。教师在办理出国手续的过程中，面临着前所未有的问题，如程序复杂化、办理时间长、增加公示环节等，有的教师不理解，认为外事部门的工作职责就是办理出国证件，对于办事的节奏提出质疑，外事工作人员要耐心向老师解释新政策以及各个审批流程、时间节点等，努力化解矛盾，协调各方关系。同时，积极与学校相关部门沟通，请予以协助加快办理进程。对于出访时间较緊的个案还要积极向上级主管部门汇报并提出申请，并与使领馆联系询问签证结果，为教师争取出访时间。

四、 结语

高校外事工作关系到我国高等教育国际化发展大业，是我国高校管理中的重要环节。现阶段，我国高校外事工作管理人员的素质还有待提升，这在一定程度上影响了我国高等教育国际化的发展进程。当今外事工作要求工作者加强自身外事素养建设，创新工作举措，努力提高工作效率，为教师和学生做好服务工作。要时刻牢记“外事人员授权有限的原则”，掌握和运用好涉外“四大原则”，即依法原则、服从大局和外交原则，原则性与灵活性结合原则和严格请示汇报原则，注重发扬新中国成立以来，老一代领袖人物和成功外交家留下的“多做少说”的外事特有风格，自觉践行政治意识、大局意识、法律意识和创新意识，紧密结合校情，制订国际合作与交流的发展规划和实施方案，一步一个脚印，注重实际效果，稳步推进国际合作与交流工作不断向前发展。

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作者简介：

朱治亚，女，内蒙古自治区集宁人，南京邮电大学国际合作交流处，主任科员，助理研究员，硕士，高等教育管理。