事业单位档案管理信息化建设有关问题研究

2017-11-25赵海英

长江丛刊 2017年23期

关键词：档案资料数据库事业单位

赵海英

事业单位档案管理信息化建设有关问题研究

赵海英

本文针对事业单位档案管理信息化建设，首先简要分析了事业单位档案信息化建设的必要性，并分析了当前在事业单位档案信息化管理中存在的问题，最后就改进加强事业单位档案信息化建设，进行了论述分析。

事业单位档案信息化建设

一、前言

档案管理在事业单位内部管理中具有非常重要的作用，随着社会经济的不断发展，改进加强事业单位的档案工作，已经成为加强事业单位管理的重要内容。为了进一步提高事业单位档案管理质量和效率，提高事业单位的利用效率和服务水平，必须进一步推进事业单位档案管理的信息化建设。这也要求事业单位在档案管理工作的开展过程中，应该根据档案管理信息化的发展趋势要求，进一步完善事业单位档案管理信息化体系建设，促进事业单位档案管理工作质量和效率的不断改进提高。

二、事业单位档案管理信息化建设的必要性分析

（1）档案信息化建设是提高事业单位档案管理效率的关键。随着经济社会的发展，事业单位档案管理工作内容和范围不断扩大，大量的档案资料文件对事业单位档案管理工作提出了较高的要求，为了进一步提高事业单位档案管理效率和质量，必须积极推进事业单位档案管理信息化，这不仅有利于实现档案资料归集、存储、利用的高效化，也是顺应政务公开等对事业单位的工作要求。

（2）档案信息化是提高事业单位档案信息价值利用效率的关键。在事业单位档案管理过程中建立信息化的档案管理体系，能够通过档案管理信息化体系，实现档案资料检索查阅的便捷化，实现档案资料的深度开发利用，这对于提高档案资料的利用水平具有重要作用。

（3）档案信息化是推进事业单位档案管理改革创新的主要途径。事业单位档案管理改革创新，要求必须逐步改变传统的档案资料人工整理、纸质媒介的方式，主要途径是建立档案管理信息系统，实现档案资料归集保存的信息化，依靠信息化来推动档案管理工作的创新发展。

三、当前事业单位档案信息化面临的问题分析

目前，很多事业单位在档案管理过程中，都已经注重了加强事业单位档案管理信息化建设，但在具体实施过程中，也出现了一些问题，主要表现在以下两方面：一方面，事业单位档案信息化标准化规范化水平不高。另一方面，推进事业单位档案管理信息化建设，需要配备相应的软硬件设施，但是目前部分事业单位对档案管理信息化建设重视程度不够，在档案管理信息化建设方面的投入不够，影响了档案管理工作信息化的整体水平的提升。

四、推进事业单位档案管理信息化建设的措施

（1）提高事业单位档案信息化数据库的建设水平。在事业单位的档案管理信息化建设中，首要工作就是应该确保档案管理数据库质量，这也是保障事业单位档案管理服务和管理水平的关键。在具体的实施过程中，重点是根据事业单位档案管理工作的实际需要明确数据库的建库内容、档案数据库数据结构、基本属性要求等，完善档案管理数据库的建设。在数据库的管理方面，重点是结合事业单位内部管理信息化网络化建设，实现档案数据保存的动态化。既要注重对传统档案资料进行数据库入库，对有关的纸质档案进行扫描、备份，完善电子档案信息库，并打造数字化目录索引，实现档案查阅方式由原始资料翻阅向电子信息检索的转变。同时，也应该注重实现事业单位档案管理的前端控制。

（2）提高事业单位档案管理工作各项流程的信息化。推进事业单位档案管理信息化，在事业单位档案的归档管理环节方面，事业单位的档案工作部门应该根据档案管理相关要求，对于事业单位经营管理中产生的具有保存和利用价值的电子文件等，进行集中采集、归档、管理，确保有关档案资料管理规范、安全完整、资源共享。其次，在事业单位档案管理方面，还应该注重提高各类档案资料的服务利用效率，对于事业单位各项档案资料，应该按照相关管理权限设定要求，积极为外界提供网络化的查询利用服务，最大程度的提高事业单位档案资料的利用水平。第三，针对事业单位的档案管理，应该进一步完善事业单位档案管理安全保障体系的建设完善，特别是应该加强对档案管理终端计算机的安全管理，加强身份认证和权限管理，对于有保密要求的档案资料管理应该严格执行网络物理隔离，确保事业单位档案资料的安全可靠。

（3）强化事业单位档案管理有关基础工作。在事业单位档案管理方面，首先事业单位应该重视档案管理信息化建设，特别是应该增加相关的经费投入用于档案管理信息化建设，为档案数字化、档案信息安全保障和档案信息化运行维护设置必要的经费。其次，应该重点加强事业单位档案管理人员队伍建设，按照事业单位档案管理信息化建设的需要，培养和引进既懂计算机网络技术，又懂档案业务知识的复合型人才，并进一步加强事业单位档案人员的计算机、网络技术、多媒体技术等信息化知识与技能培训,为事业单位档案管理信息化建设提供有力支持。