主动作为更新观念做好干部人事档案管理工作

杨秀红

【摘要】通过对实际工作中遇到的干部档案具体问题，举例说明了解决办法，从而阐述了档案工作要从被动便主动，要从管理变服务，为干部队伍建设做贡献的新理念

【关键词】档案；主动作为；更新观念

为了贯彻落实习总书记关于干部工作的一系列新思想新要求和党的十八届六中全会精神，中组部于2016年12月修订印发了《党委（党组）讨论决定干部任免事项守则》，《守则》明确了“凡提四必”的要求，即讨论决定前，对拟提干部或进一步使用人选的干部档案必审、个人事项报告必核、纪检监察机关意见必听、线索具体的信访举报必查。第一项工作就是干部档案的审查，可见干部人事档案对组织对个人的重要性正日益凸显。

一、干部人事档案的作用及其重要性

干部人事档案管理工作是一项政策性、专业性、服务性很强的工作，是组织人事工作的重要组成部分，是干部工作、人才工作的基础性工作和重要环节。干部档案包括了全面反映干部历史和现实情况的十大类材料，是干部个人经历和社会实践的记录，也是干部思想品德、业务能力和工作实绩的真实呈现。是作为干部调资、晋级、调动的重要依据，也是选贤举能、开发人才的基础和重要依据。中央组织部数据显示，从2014年下半年以来，各地共对11400余名省管干部档案进行了任前审核，其中有111名干部因档案存在问题被停止任职程序。

二、干部人事档案管理中存在的主要问题

干部人事档案中存在的主要问题是涉及“三龄两历一身份”的核查，即对年龄、工龄、党龄以及学历、工作经历和干部身份的核查，特别是由于年龄、学历往往是干部提拔的硬性要求，在干部提拔任用过程中作用较大，所以成了组织严格审核的内容，也是个人最關注的内容。但是由于目前40至50岁这个年龄阶段的人，生于60年代末70年代初，上学、入团、就业都处于我们国家改革开放、逐步健全法律法规的一个时期，档案中存在的不规范现象也比现在30至40岁这个年龄段的干部问题要多，大部分是因为不懂，年龄小自己填，或者时间长忘记了，大概估一个，或者他人替填的原因造成的。

（一）出生日期的认定问题。这主要是很多人在上学期间，年龄尚小，当时根本不懂得各种表格的出生日期要填写阳历，有些农村出身的孩子甚至根本就不知道自己的阳历生日，只知道农历的生日，所以在他们早期的表格中填写的既有农历又有不准确的阳历，五花八门。个别档案的早期资料还存在别人代填的，出生日期估摸着写的现象，造成档案里的出生日期前后不一致的情况。

（二）工龄的认定问题。参加工作的方式方法有多种，途径有多种，而一些人也不懂自己当临时工时间算不算参加工作时间，填表是随意填写，再加上早期资料的缺失给工龄的认定带来了很多问题

（三）党龄的认定问题。各级基层党组织的完善程度不一致，一些县级、乡级基层党组织在不同的历史变革时期都存在不健全的一个阶段，有《入党志愿书》填写不规范、手续不完备的问题，甚至有个别党员同志档案里缺少《入党志愿书》。还有些同志多次调动，只知道办理调动手续，不知道组织关系该怎么办，都造成了许多干部档案中组织关系资料的不完整。

（四）学历学位的认定问题。随着我们国家改革开放的推进，为了满足日益紧迫的知识需求，国家开展了多种形式的高等教育：电大、夜大、函授、在职培训、远程教育等等，这样就要求对学历学位的认定要细致认真、有据可查。工作中还遇到一些情况，就是有个别同志的档案里缺少学历学位材料或学历材料手续不完备，给学历学位的认定带来一定的难度。

（五）身份的认定问题。在实际工作中现在仍然存在很多人并不清楚自己的身份，对干部还是工人身份分不清楚。特别是随着市场经济的发展，许多大学生只问有没有聘用合同，有没有五险一金，对身份问题没有概念，感覺不到有什么用。也有的同志档案里缺少派遣证等能证明其干部身份的材料。

三、主动作为，处理好工作中遇到的具体问题

以上问题的存在，给三龄两历一身份的审核认定工作带来了很多难题，也给如何在核查审定原有档案内容的基础上，建立起更加规范的干部人事档案管理办法提出了挑战，作为一名档案管理人员要主动作为，对于干部档案中存在的问题，要替大家想解决的办法，提出建议，配合调取证明材料，消除大家的后顾之忧。下面举例说明我是如何处理一些在具体实践中遇到的问题的。

（一）对出生日期不一致问题的认定。在档案中，认定干部的出生日期坚持最先最早的原则，对个别干部的出生日期，档案记载与户籍登记不一致的，应当以干部档案和户籍档案中最先记载的出生日期为依据。例如：2016年我单位一名拟提拔为副县级领导干部的同志，他的身份证及档案里后期所有材料的出生日期均为1963年11月，可由于他最早的招工表及招工体检表的出生日期有涂改痕迹，且依稀能辨别出原始痕迹，在与本人档案早期材料的相关记载进行比对、综合研判后，经组织部门审核认定他的出生日期为1962年11月。这实际上为该同志解决了在年龄问题上的后顾之忧。

（二）参加工作时间的认定。干部档案中记载干部参加工作时间的材料比较多，其中早期的材料一般为录（聘）用审批（备案）表、应征入伍登记表、招工审批表、职工登记表、大中专毕业生转正定级表等，以及招生（入伍、招工）政审材料、知青上山下乡证明等。对于统招统配大中专毕业生的参加工作时间，一般以《转正定级表》《派遣（报到）证》及早期的工作材料进行比对，综合研判后进行认定；对于人事代理的，以县级及以上政府人事部门鉴证材料作为依据进行认定；对于军队转业干部的参加工作时间，以县（市）人民政府征兵办公室批准入伍之日算起或以入伍时间的批注进行认定；对于工人的参加工作时间，2007年12月31日以前招收为正式工的，以县以上劳动人事部门审批时间作为认定依据进行认定，2008年1月1日《劳动合同法》施行以后，以订立书面劳动合同之日作为认定依据进行认定。

（三）党龄及组织关系相关材料的认定。认定入党时间以干部档案中《入党志愿书》上批准的时间为准。在干部档案专项清理工作中，我们单位就有一位同志因各种原因，造成档案里《入党志愿书》的缺失，我经过认真研究有关规定，经协调我台党委出具了证明，证实其党员身份，然后由该同志所在党支部在其重新填写的《入党志愿书》有关栏目里注明情况和原因，提出承认其党员资格的意见，报上级党组织审查同意后，连同党委的有关证明材料，一并归入本人档案，以此作为该同志党员身份及党龄的认定依据。

（四）学历学位的认定。主要审核干部档案中高考报名考试的相关资料、高校入学登记表、学习成绩表、毕业生登记表、学历学位授予证明、派遣证等。今年我台一名拟提拔干部遇到过样一种情况，他于1998年至1999年参加过研究生课程进修班并取得结业证书，本人坚持认为应该按研究生学历进行认定，还提交了该结业院校出具的证明，但是我们严格按照程序认真研究了有关规定，认为研究生课程进修班是为在职人员提高业务水平、更新知识的一种非学历教育教学形式，研究生课程进修班学习成绩合格者，只能颁发“研究生课程进修班结业证书”，不能作为学历进行认定。经上报台党组会议研究，一致同意按照相关规定，不予认定他的研究生学历，仅认定了他的全日制教育学历。

（五）符合规定的《派遣（报到）证》。对没有《派遣（报到）证》的，看档案中的《招生登记表》是否加盖有相應省（市）高等招生委员会录取印章；以上两种材料均没有的，可到相应省（市）招生（分配）部门或录取学校查找录审材料或派遣（报到）花名表。对以上三种材料有其中之一的，即可作为依据材料予以认定。2016年我单位一名拟提拔正科级干部，在审核其档案中发现派遣证缺失，我们立刻协同该同志前往他的毕业院校，在该校档案馆查找到当年的录取新生登记表，复印后在其名字上加盖学校档案馆证明专用章。随后我们又去山西省教育厅查询该毕业院校当年毕业生派遣花名冊，找到该同志的基本信息，复印后在其上面加盖山西省教育厅档案专用章，以此解决了该同志干部身份认定的问题。

四、更新服务观念，为新时期干部队伍建设发挥作用

（一）要主动作为。不能等到要调用哪一位同志的档案了才对该名同志的档案进行核查，要形成干部人事档案收集归档机制，大力宣传干部人事档案管理工作的重要性，提高职工资料归档的意识，尤其对新入职的、调动的干部要及时跟踪档案归集。对于档案中存在的问题，大部分同志并不知道该如何解决，我们要主动作为，为他们想办法、提建议，共同完善档案内容。

（二）要和人力资源管理紧密结合。对干部档案的审核，要紧密结合单位干部队伍的培养计划，紧密结合单位的人力资源管理计划，主动就干部的培养、再学习、再深造提出建议，对每个人的发展方向，在学历、职称上需要努力的方向积极提出建议，为干部队伍素质的综合提升、人才的储备做出贡献。

（三）加强干部人事档案管理的制度建设。干部档案管理必须制度化、规范化，在《档案法》的法律规定范围内，结合本单位工作特点，逐步形成一套干部人事档案的收集、分类、鉴别、归档、保管、利用的规范化制度。例如我们单位就先后制定实施了《干部档案材料收集制度》《干部档案鉴别归档制度》《干部档案检查核对制度》《干部档案查（借）阅制度》《干部档案的保管保密制度》《干部档案转递制度》等有关干部人事档案工作的八项制度。

【参考文献】

[1]张芹.干部人事档案专项审核工作引发的深层思考[J].兰台世界，2016（14）.

[2]尹慧雅.干部档案核查工作中的几点思考[J].第七次华北地区档案学会学术讨论会，2013.

[3]姚红，陈岚.对高校干部人事档案管理工作的几点思考 [J].山西档案，2015（6）.