从校外实践谈文秘专业学生办文能力的提升方法

俞紫薇　温瑜

【摘要】本文从学生、教师、单位的角度，在了解文秘专业学生办文能力不足现状的基础上，分析文秘专业学生办文能力不足的原因：学生学习态度不正、课程教授和设置的失衡、社会实践的缺乏，从而在校外实践方面提出文秘专业学生提高办文能力的方法：学校要增强实践力度和建立评价体系；实践单位要提供示范、加强指导、增强和学校的联系；文秘学生要端正态度、认真学习，关注社会、有效实践，创造机会、加强训练，积极沟通，提出建议。

【关键词】文秘专业；办文能力；校外实践

办文、办会、办事能力是文秘专业学生需要具备的重要技能。就目前情况而言，多数文秘专业学生的办文能力不足。为了适应今后的就业和社会需求，文秘专业学生办文能力的提升就显得尤为重要。提升办文能力，除了在学校学习相关的专业课程，也需要文秘专业学生进行校外实践。本文将着重从文秘专业学生角度出发，分析、研究常熟理工学院秘书学专业本科学生办文能力的现状，进而从校外实践方面谈文秘专业学生办文能力的提升方法。

一、文秘专业学生办文能力的现状

笔者将通过问卷调查、访问等方式从学生、教师、单位等角度了解文秘专业学生办文能力的现状。

（一）文秘专业学生。1.问卷调查。笔者通过问卷的方式调查了常熟理工学院文秘专业的学生的办文能力。通过对数据的整理分析，不难发现，多数文秘专业学生认为自己的办文能力有待提高。有少数学生反映听不懂与办文相关课程，还有相当多的学生存在提笔写不出、写错的现象。在实际写作中，大致有以下几种情况：一是文书的区分。学生认为区别公务性文书与事务性文书具有一定的难度。二是文种的分辨。学生在辨别文种的时候经常会错认为另一种文种或者对辨认的文种存有不确定性；三是表达口语化。文秘专业学生所撰写的文章表达不够严谨，具有口语化色彩，甚至有将公文写成散文的状况出现；四是格式错误。公文有著标准的格式，而文秘专业学生往往不注重细节，在标题、发文字号、附件位置等地方经常犯格式错误。除了上述内容，文秘专业学生还都认为他们进行的社会实践次数过少，因而在实际写作的时候有提笔忘字、不知道从哪里开始写的情况产生。2.访问。通过对2016年暑假在常熟市公安局进行社会实践的文秘专业学生的访问可以发现，企事业单位中缺乏具有熟练掌握办文能力的人才。在实践过程中，各单位一般不会让在校生直接接触办文，因为文秘专业学生的办文能力还没有达到单位的要求而且各单位也不放心将重要的公文交给在校大学生。笔者还对在律师事务所进行律师助理实习的文秘专业学生进行了采访。根据采访内容，在校生在实际写作的过程中还需要指导。一旦脱离指导，独立写作，即便是比较基础简单的报告也很容易发生各种常识性小错误。

（二）文秘专业教师。相关课程的教师在采访中表示文秘专业学生的办文能力普遍一般，几乎没有能够熟练进行办文的学生。期末的测试也可以反映出学生的理论知识尚可，但写作的具体实践能力仍需不断加强。而且，任课教师也反映文秘专业学生学习办文的兴趣不强，认为办文的学习比较枯燥，重视程度也不足。

（三）企事业单位。受访的各企事业单位基本都认为文秘专业学生在实践过程中态度端正、认真负责，但办文能力远远没有达到他们的要求。受访者表示，文秘专业学生经常会犯一些小错误，需要多次修改和不断指导，有的时候甚至会犯严重的错误，需要重新撰写。据上述几个方面，能够总结得出文秘专业学生的办文能力还没有达到社会的要求，缺乏校外实践，仍需提高。

二、文秘专业学生办文能力不足的原因

根据文秘专业学生办文能力的现状进行分析和研究，可以发现相当一部分的文秘专业学生的办文能力不足，能够适应企事业单位需求的文秘专业学生非常少，而造成这一现象的原因有多种。

（一）学生学习态度不正。在学习相关课程的过程中，不少的文秘专业的学生因为学习内容比较枯燥因而也没有兴趣学习办文，始终抱着敷衍的态度，不愿意多加练习写作，任课教师的作业通常到了交上去的前一天才开始动笔。平时并没有端正态度、认真学习，期末也没有做到好好复习，所以在期末考试中取得的成绩不够理想。同时，他们不积极参与学校提供的校外实践机会，更没有主动寻找社会实践的机会。也有少部分的文秘专业的学生认为专业不好，抱着“拿到毕业证和学位证就好”的心态进行专业学习，因此专业成绩非常差。当然也有一些学生是以认真积极的态度进行学习的，但随着学习的惰性，又加之大学的任务比中学轻松许多，逐渐懈怠下来。还有一部分意志不坚定的文秘专业学生，本来是想认真学习的，但受到周围人的影响，态度开始不端正，无法做到好好学习办文。综上，文秘专业的学生如果在学习办文的过程中态度不正，就无法做到熟练掌握、灵活运用，也就很难抓住每一次的实践机会来进一步提升办文能力。

（二）课程教授和设置的失衡。学校给文秘专业的学生设置了《基础写作》《文秘英语》《应用写作》等涉及办文的课程，但这些课程在教授的过程中都有重理论、轻实践的倾向。只有坚实的理论基础才能在实践中逐渐提高办文能力。但是，轻视实践也是不可取的，这往往会造成文秘专业学生提笔却不知道怎么写的情况。在相关课程教授的过程中，任课教师也很难激发学生的学习兴趣、引导学生重视办文，因此在课堂上走神的学生比比皆是，根本无法静下心来进行实际操练。多数学校将文秘专业设置在中文系，因此文秘专业学生学习的许多课程都偏向于中国的语言文学的理论教学，涉及办文的写作课程并没有很多，这也是造成学生办文能力不高的原因之一。此外，涉及办文的实践课程更少。小学期的应用写作实践课程只有短短的两天半，文秘专业的学生通过短短的几节实践课，在提高办文能力方面收效甚微，并不能够系统学习和实际训练。

（三）社会实践的缺乏。文秘专业的学生除了任课教师布置的写作任务以外，几乎没有别的途径接触办文的实际操练。学校的一系列组织如学生会等确实可以为文秘专业学生提供实际操练的机会，但是名额有限，文秘专业的学生不可能都有机会参与。同样的，学院为学生提供的暑期社会实践也是名额有限。大三学生在档案局、市政府等企事业单位见习，时间比较短暂，涉及办文的内容也不是很多，无法很有效地进行办文的实践锻炼。至于学生在假期期间自己寻找的社会实践，涉及的办文任务多为最简单基础的，甚至和文秘专业没有任何关系。不少的政府机关、企事业单位也是经过了学校的联系才任用文秘专业在校学生进行社会实践。主动为文秘专业学生提供实习机会的单位非常少。不难看出，社会实践的缺乏使得文秘专业的学生无法进行大量的辦文操练，因此办文能力也没能够得到有效提升。根据上述三方面的原因来看，态度不正和课程的教授与设置不当都使学生缺少实际操练，难以提升办文能力，并且文秘专业学生在社会实践方面确实应该增强。

三、文秘专业学生办文能力的提升方法

通过上述原因，文秘专业学生可以从各方面改善、提升办文能力，而本文将从校外实践这一方面谈谈文秘专业学生办文能力的提升方法。

（一）学校方面。1.增强实践力度。学校方面为了提升文秘专业学生的办文能力，除了在校内通过完善课程设置、加强师资力量等方式，也应该扩大社会实践的力度。大部分学校会为学生提供为期几周的见习，但这样的力度远远不够，要为更多的学生提供更多的校外实践机会。学校应积极和政府机关、企事业单位包括各类事务所、具有一定规模或特色的企业等联系，以此为文秘专业学生创造社会实践的机会。寒暑假等假期期间，学校可以和各单位联系，提供具有一定酬劳的实践岗位，从而激发文秘专业学生参与校外实践的动力和兴趣。如果报名参与校外实践的学生人数过多，可以采取择优录取的笔试、面试和分批上岗相结合的方式。部分因为办文能力不够而未能参与的学生也能受到激励，在下一学期努力提升专业成绩，争取参与下一次的校外实践。在学期期间，学校可以和各单位建立联系机制来为文秘专业学生提供不定期的校外实践机会。各单位因为某种原因而缺少员工，能够马上和学校联系，学校根据学生的办文能力派遣学生进行校外实践。2.建立评价体系。文秘专业学生进行校外实践，学校也要建立相对应的一套评价体系。评价体系可设置为百分制或者等级制，分为校内和校外两部分。学校内的部分指学生的专业能力，由任课教师视学生上课表现、作业情况、考试成绩来评定，校外的部分由实践单位的指导老师评定。学校根据评价体系来决定派遣的学生名单，可将办文能力较强和稍弱的学生组成实践互助小组，学生从而在互助中共同进步。根据评价体系，教师可以就学生薄弱的方面進行具体的指导，学生也能够通过评价体系意识到自己的不足之处。

（二）实践单位方面。1.提供示范、加强指导。很多企事业单位、政府机关的公文也会犯错。实际上，很多单位都对办文不够重视。各单位要重视文秘的办文能力，提高公文的质量，从而在文秘专业学生实践期间提供好的学习榜样，促进文秘专业学生办文能力的提升。在文秘专业学生社会实践期间，各单位应该派出具有一定经验的指导员对学生进行指导，及时教导或指出学生的错误。此外，还需要恰当地为学生提供工作任务，不光是简单的办文工作，也可以为学生安排具有挑战性的任务，但不能够过于艰巨。2.增强和学校的联系。具有办文能力的优秀人才在社会上不多，各单位为了招聘优秀的文秘人才，除了开出丰厚的薪酬待遇，也可以抓住和学校联系的机会，为文秘专业学生提供办文的实践平台来培养优秀的人才。在实践结束后，如果双方都满意，文秘专业学生就可以在毕业之后成为单位的员工。企业还可以根据社会需求给学校提供一些建议，学校根据企业的建议，适当地调整教学来提升学生的办文能力以满足单位要求。

（三）文秘学生方面。1.端正态度，认真学习。文秘专业学生为了提升办文能力，首先要从自身角度出发，端正好学习态度，不能敷衍了事地进行社会实践。学校提供的校外实践机会需珍惜，一旦有实践的机会提供，文秘专业学生就应以积极的态度去参与。文秘专业学生要抓住时机，多多加强办文方面的练习，将课堂上教授的知识和实际的办文情况相结合，用理论与实践的共同进步来提升办文能力。在办文过程中遇到问题，学生首先要仔细思考、寻找方法，同时也要及时向指导老师询问。问题解决好以后，学生要巩固知识，积累案例，牢记典型。当指导老师安排任务时，应认真完成。任务全部完成以后，可向指导老师提出增加学习办文的机会。如指导老师指出学生的办文错误，学生需虚心对待，通过一次次的改正和练习掌握办文规则、熟练拟写文书。2.关注社会，有效实践。不是所有种类的公文都会在工作中运用到，因此文秘专业学生要关注社会需求，根据社会需求加强实际操练。在校外实践的过程中，学生可以就经常需要撰写的文书种类如报告、通知等进行训练以达到熟练应用的程度。而对于一些在校外实践中较少运用到的文书种类，学生进行简单操练即可。至于几乎不会运用到的文书种类，学生只需基本的了解。根据校外实践的情况，对不同种类的文书进行区别训练，既可减轻学生的负担，也能达到有效实践的目的。3.创造机会，加强训练。学校给学生提供的社会实践机会的名额有限，文秘专业学生除了抓住学校提供的机会，也要自行创造校外实践的机会，加强办文训练的力度。在长假假期里，学生可通过网络途径或前往企事业单位咨询是否需要实习生。创造实践机会是为了提升办文能力，因此不必过于在意薪酬问题。同时也应注意单位的规模实力，最重要的是关注单位的正规性。在校外实践中，学生可和实践的单位商议，今后单位如果缺少人手，学生就在空余时间前去实践。4. 积极沟通，提出建议。文秘专业学生在校外实践的过程中，应和单位的指导老师以及学校的任课教师积极沟通，除询问如何撰写、如何改正错误等，也要及时反馈实践的情况，根据实践的情况提出可行的建议。学生可将在校外实践中遇到的常见错误、困难反馈给任课教师，建议任课教师在教学过程中提醒学生多加注意。就实践撰写的文书内容，学生也可为任课教师布置作业的内容和量提出适当的建议。

四、结语

社会需要具有办文能力的优秀人才，而为了培养优秀的文秘人才，学校和社会各单位应该加强合作与联系，重视学生的办文能力，为学生提供更多校外实践的机会。文秘专业学生要端正学习态度，通过校外实践的机会，积极提升自己的办文能力来满足社会要求。只有通过学校、单位、学生三方面的共同努力，文秘专业学生的办文能力才能更好地提升。

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