浅析办公室档案管理存在的不足及完善策略

韩莹

[摘要]伴随着社会科学技术的飞速发展，办公室档案管理工作的水平必然会得到更高程度的提升，在现代社会不断进步的大背景下，办公室档案管理工作也面临着更高的工作要求，因此只有提高档案管理工作的信息安全管理意识，加强对信息安全技术的应用，建立健全办公室档案管理机制，并加大对办公室档案管理工作方面的投入，不断完善其信息化建设的物质基础，才能够有效提高档案管理工作效率，并全面提升档案管理现代化建设水平。基于此本文分析了办公室档案管理存在的不足及完善策略。

[关键词]办公室档案管理；不足；完善策略

一、办公室档案管理基本概念

所谓的办公室档案管理即借助文字、图片、影像等媒介为载体对企业中的人员情况与事件进行详细记录与备案，且将记录的资料分类，做好排挡，按照不同编号合理保存。其中不同的文书档案有其不同格式、保存方式以及时效性，因此档案的管理人员应该对企业档案定期进行归纳与清除。

二、办公室档案管理存在的不足

（一）档案管理人员认识程度不足

因为办公室的档案管理人员在年龄、受教育水平、能力等方面存在的差异性，所以不能根据企业的实际发展状况与时代变化速度转变管理理念，不能及时吸收新的管理手段与策略。同时由于管理从业人员缺乏专业且系统的档案知识，所以管理工作缺乏有效性，在档案的搜集、整理、分类、保存中会存在诸多缺陷。在实际管理工作中若管理人员的职业责任感与思想道德达不到应有高度，那么极有可能会影响整个企业的正常运转。

（二）档案管理组织和管理机制不完善

很多企业或单位的办公室档案管理缺乏构建相对独立的管理运行组织人员，而是将档案管理工作交由行政部门进行兼管，再加上档案管理工作没有实施岗位责任制，管理制度体系不健全，从而导致档案管理工作出现推脱责任、相互扯皮现象，这直接造成档案管理工作缺失。另外，在档案管理的实际工作中，很多企业或单位并没有严格按照相关的“保密”规定去执行，从而导致档案文件流失，严重影响档案的应用效率。

三、完善策略

（一）树立全新的办公室档案管理理念

要想全面提高办公室档案科学化水平，最首要也是最关键的任务便是树立起全新的办公室档案管理理念，彻底摆脱传统办公室档案管理理念中存在着错误观念和想法，将一些已经与现实需求不再相符合的落后理念彻底摒弃掉。伴随着办公室档案管理的发展，我们一定要高度重視起办公室档案管理的科学化，结合当前办公室档案管理的实际情况，确立起一套科学、合理、有效、先进的管理理念，这是实现办公室档案管理科学化水平的最重要的理论基础，能够对办公室档案管理起到非常重要的指引作用，能够全面推动办公室档案管理的革新，带领办公室档案科学化管理步入正常的轨道。我们要认识到，档案工作是由人来完成的，因此人主观意识发挥着重要的作用，除此之外，也要对办公室档案室的资金投入和软件、硬件等方面也有更高的要求，例如通过计算机技术、网络技术等先进的信息技术实现档案管理的科学化；通过先进的档案信息管理措施，促进办公室档案管理科学化水平的提高。

（二）建立健全办公室档案管理机制并构建安全的档案信息监管制度体系

首先，完善的制度化管理机制是企事业单位管理活动正常有序进行的基础，对于办公室档案管理工作来说同样重要。因此，对档案管理工作，必须加强对有关方面管理制度和机制体系的构建，促进档案管理工作创新成果的良好实现。在档案管理机制的构建过程中，相关规章制度的制定尤为重要，必须将其纳入到档案管理工作创新体系之中，避免其流于表面形式。其次，作为档案管理机构的上层领导人，为了确保档案管理工作能够在实践中按照规章制度具体执行，其必须构建一套信息监管制度体系，从而对档案管理活动产生政策向导或者制度约束作用。

（三）提升工作人员的专业技能

对于办公室电子档案管理工作而言，整个管理工作的主体便是工作人员，所以，工作人员素质的高低直接决定着办公室档案管理工作有效性的高低。档案管理工作素质越高，其档案管理工作的质量就会越高，反之亦然。我们必须要正视这样的一个问题，当前办公室档案不仅仅在数量上呈现出大幅度上升的趋势，其管理要求更是在不断地增加，这也就意味着档案管理工作变得非常的繁琐，这就大大增加了办公室档案管理工作人员的工作压力，基于此情况，我们必须要加大对相关工作人员的培训力度，其培训的重点主要集中在两个方面：一是要注重对档案管理专业理论知识的培训，二是要注重提升档案管理人员的职业道德操守以及专业素养。现阶段的档案管理人员不仅仅要具备高超的档案自动化管理技术，更重要的是有着高度的责任性以及创新能力，只有具备这两点，才能够真正做好办公室档案管理工作。

总之，作为企事业单位管理活动中的一项重要工作，档案管理工作在新时代背景下逐渐由手工管理状态进入到自动化管理状态。当前，在办公室档案管理工作中仍然存在一系列问题，严重阻碍了该项工作的顺利开展，因此需要采取有效的措施进行控制，从而更好的促进企业的发展。