如何做好会议筹备组织管理工作

潘爱东

摘要：召开会议的目的是作出决策，解决问题，布置工作。会议筹备组织工作就是紧紧围绕并很好的服从服务于这一目的和宗旨，把保证会议的顺利，保证完成会议预定目标，保证会议质量和提高会议效率作为工作的指导原则。牢固树立服务意识、创新意识、精品意识，做到严谨细致、高效优质、安全保密，确保会议开得圆满成功。

关键词：会议管理；流程优化；环节控制；总结提升

会议的组织筹备管理工作主要由各单位办公室来承担。总体要求是：牢固树立服务意识、创新意识、精品意识，做到严谨细致、高效优质、安全保密。在具体的筹备组织管理工作中应注意把握好以下几个环节。

一、认真细致地做好会前筹备工作

拟定筹备工作方案。方案主要包括会议名称、起止时间、地点、会议议题、参加会议人员范围、人数、会议日程、分组安排和召集人名单、会议材料目录和准备单位、会议工作机构设置、负责人和工作方式、会标、会场布置和主席台安排意见、文娱活动、会议报道、经费预算等。如会议有选举、颁奖、参观、合影等活动，也将安排意见一并列入。

起草会议通知。根据批准的会议筹备方案，起草会议通知。会议通知一般包括会议的名称、开会的目的和主要内容、会期、会议地点、与会人员、需要携带的材料和数量及材料的打印规格、联系人和联系电话等要素。落实与会人员名单。会议通知发出后，按要求认真做好与会人员报名登记工作，及时落实与会人员名单。对请假的与会人员，按程序报有关领导批准。对有关单位的要求和问题，及时请示分管领导，按领导意见答复。

确定会议步骤。会议步骤包括会议的议程、程序、日程等。议程是会议议题的先后顺序，是会议程序的基础。程序是对会议各项活动，如各种仪式、领导讲话、会议发言、参观活动等，按照先后顺序做出安排。日程是对会议的活动逐日做出的安排，是程序的具体化。会议的步骤是会议有条不紊进行的保证，一旦经过领导的批准，切不可随意变动。

会前检查。会议召开前一天，检查会议文件材料的准备情况，与会人员报名、分组情况、会议室安排、会场布置及安全保卫工作等。同时，按程序报批《会议须知》，于会议报到前印出。

组织报到。会议工作人员提前进驻会议驻地，组织签到，发放会议材料、证件及预备会议通知等。布置会场。提前布置会场，摆放座签，检查会标、音响等。

二、严谨周到地做好会中落实工作

每次会议开始前，提前半小时到会场，分发会议材料，落实领导讲话和主持词等材料，检查主席台座次安排和会场的灯光、音响、录音录像设备及休息室、茶水等准备情况。落实领导和与会人员的到会情况，向会议主持人报告。落实新闻记者、播音员及发言人到会情况。组织落实有关人员认真做好会议录音或记录。大会有发言时，提前通知发言人做好准备，准时到会。提前落实印制会议文件材料，会前发放。做好会议值班工作。会议期间，会议值班室听会值班，随时处理各种问题。组织安排好会议期间领导的活动。对需要回收的文件，在会议结束前及时如数收回。注意送行，善始善终。会议结束后，应安排好领导车辆，做好送车工作。

三、及时全面地做好会后总结管理工作

会议结束后，及时总结经验，查找不足，以利改进。及时将全部会议材料收集整理，交由关档案管理部门存档。要建立健全会议管理制度，确保管理严格规范，充分发挥会议管理效能。应当遵循精简、高效、务实、节约的原则，严格控制会议次数和规模。会前应当做好充分准备，提高会议质量和效率，杜绝召开没有明确议题、没有准备、無实质意义、单独沟通可解决问题的会议。出席会议的领导和参会人员根据会议需要安排，原则上按照领导工作分工安排参加，杜绝陪会现象，无关人员不安排参会。 做好会议、活动报道。严格控制会议经费。对需要经费的会议，应按规定编制会议经费预算，经批准后严格执行。会场布置力求节俭实用。会议决定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施，与会人员应当按照职责分工传达、贯彻、落实。创新会议形式，提倡利用公司电视电话会议系统召开电视电话会议，切实减少各级领导干部集中开会次数；做好视频会议系统软件的开发利用，不断提高会议效率，降低会议成本。会议通知、签到单、报告单、会议记录及相关会议材料由会议组织单位建档、保存、备查。

总之，会务工作的时效性非常强，它要求参与组织和服务会议的工作人员在一定的时间内必须完成一定的任务，否则就会影响整个会议的进程，严重的还会造成恶劣的影响。因此，会前应该准备的工作，必须按时、保质保量的完成，会间的各项服务工作也要讲究效率，确保会议质量。会议的善后工作虽然在会议结束以后进行，但并不意味着可以无限拖延，如果效率不高，时间过长，也会影响到会议精神的传达、贯彻和落实，同样影响会议的效果。因此，会议筹备组织管理工作是整个会议工作的重要环节，直接关系到会议的效果，会务工作人员必须严格地按照会议主办者或者会议主持人的要求，一丝不苟地做好每一项工作，确保会议开得圆满成功。

（作者单位：山东钢铁股份有限公司莱芜分公司党委办公室/公司办公室）