从现代人力资源管理看人事档案管理工作

陈艳珍

摘要：在现代化企业建设的背景下，许多组织单位逐渐引入和实行了现代人力资源部管理理念与方式，极大地促进了组织人力资源的优化配置。与此同时，受现代人力资源管理的影响，对组织中的人事档案管理也提出了更高的要求，其管理水平直接影响着组织整体的人力资源管理水平。因此，本文首先简要分析了在现代人力资源管理中人事档案管理存在的问题，并探讨了新要求下的管理措施，以供参考。

关键词：现代人力资源管理；人事档案工作

人事档案管理是现代人力资源管理工作中的重点内容，其中包含着组织单位中员工的工作经历、兴趣特长、工作业绩等相关信息，是单位选拔和任用员工、为员工提供晋升机会的重要凭借，其管理质量是单位人力资源管理质量的决定性因素，且对单位的各项管理工作以及业务发展等具有重要的影响意义。但当前许多单位的人事档案管理中存在一些不足，因此，如何在现代人力资源管理理念的推行下不断创新人事档案管理制度和手段是各组织单位发展中的重要任务。

一、现代人力资源管理中人事档案管理存在的问题

（一）人事档案管理手段未实现现代化

当前是大数据时代，各项信息技术的应用对组织的经营管理手段产生了巨大的影响。但目前我国仍有部分组织单位的人事档案管理采用手工管理的形式，尚未实现现代化、信息化的管理模式，在实际的管理中常由于环境和人为等因素造成档案信息的失真。

（二）人事档案管理工作不规范

有些单位虽实现了人事档案管理的现代化建设，但在实际的工作中由于缺乏科学的档案管理制度和体系而使得其档案管理工作缺乏一定的规范性，如常会出现管理流程上的混乱、管理程序随意等现象，不利于档案管理水平的提升。

（三）人事档案管理现存信息实用性不高

人事档案的信息内容需要能够真实客观反映出员工的相关信息，但在许多单位中，其档案管理的现存信息与员工的实际信息常存在一定程度上的偏差，在调用员工档案时，常会出现实用性不高的现象，进而影响着单位的人力资源管理质量[1]。

（四）人事档案归档分类不清晰

在许多因素的影响下，如档案管理人员的工作能力有限、单位的技术设备建设不完善等，使得其人事档案管理的归档分类不清晰。在实际的调用中，也常会出现查询不精准等问题，严重制约着单位的管理效率。

（五）人事档案管理人员的专业素养不高

网络信息技术的普及与应用对人事档案管理人员的能力提出处理更高的要求，但现今我国许多单位中的档案管理人员多是身兼多职，对于档案管理方面的知识认知有限，且不具备较强的技术操作技能，使得单位的人事档案管理无法及时跟上现代化人力资源管理的步伐，降低了管理效率。

二、现代人力资源管理对人事档案管理的新要求

（一）完善人事档案管理制度体系

单位的人事档案管理工作不是一成不变的，而是要根据单位的发展形势以及现代化相关理念的发展要求等进行针对性的改革与创新。因此，各单位需要不断制定和完善人事檔案管理的制度体系，如制定统一的管理标准和档案归档标准、规定严谨的档案收集和筛选制度等，不断提升档案材料的完整性和真实性。同时为档案管理人员的工作提供明确的指导方向。

（二）实现人事档案管理的现代化

在现代人力资源管理的方式中，单位的人力资源管理结构也逐渐趋于复杂化，一定程度上增加了人事档案管理的难度。因此，单位需要不断加强人事档案管理的现代化建设，提高计算机、相关管理软件和技术的应用力度，进而高效整合单位中所有员工的信息不断提高人事档案信息收集与整理的完整性。与此同时，单位还需不断完善档案管理的管理信息系统，建立人事档案信息数据库，以方便工作人员及时进行信息的修改与补充，不断提升单位的人事档案管理水平[2]。

（三）实现人事档案管理的规范化

在现代人力资源管理的影响下，单位需要不断实现人事档案管理的规范化。首先是档案管理流程上的规范化，从档案材料的收集、分析、整理、归档和保存等方面都制定规范的要求和标准。其次加强对单位管理设施和技术的投入，如扫描仪、吸尘器、打印机、计算机等，进而不断实现数字化、信息化的管理模式。然后管理人员还需对人事档案进行有序地编码，建立人事电子档案，并根据实际的档案管理工作中存在的问题进行及时整改。

（四）提高人事档案信息的实用性

人事档案的实用性是各组织单位开展现代人力资源管理工作的一项重要内容，同时也影响着员工的切身利益。因此，档案管理人员需要不断提升档案信息的实用性与适用性。首先，需要人事档案管理部门加强与其他职能部门之间的联系，进而确保收集到的档案信息能够真实反映单位员工的工作状况，并随时对现存的档案信息进行补充与调整。其次，单位还可建立档案工作聊天群组，进而不断增强档案管理工作的实用性。

（五）构建专业的人事档案管理队伍

人事档案管理质量的提升需要单位不断加强专业管理人员的队伍建设，并定期对档案管理人员进行专项的知识技能的培训，不断加深其对现代人力资源管理的认知以及对人事档案管理工作的重视度，增强其工作的责任意识。同时，还需加强管理人员的技术操作技能的培训，进而提高其综合素质能力。

三、总结

综上所述，各组织单位在重视现代人力资源管理的同时，还需加强人事档案管理的制度、体系、人才队伍、内容等方面的建设，进而逐渐使之能够适应当下现代人力资源管理的要求，不断提升人事档案管理的现代化水平，时刻保持与时俱进的管理理念，充分发挥出人事档案管理的真实效用，从而促进组织的长远发展。

参考文献：

[1]王琦琦.现代人力资源管理新趋势下的人事档案管理工作探讨[J].城建档案，2017（03）：69-70.

[2]杨彦杰.从现代人力资源管理看人事档案管理工作[J].城建档案，2017（01）：72-73.

（作者单位：山西省吕梁市方山县人才交流服务中心）